Falldaten einer Meldung dokumentieren – Sachverhalt und Hintergrund

Sie bringen eine Meldung in einem Arbeitsgang auf einen vollständigen Stand: Bezeichnung und Priorität, die inhaltlichen Angaben zum Verstoß sowie Ihre ergänzenden Einschätzungen zu Ursache und Folgen. Alle drei Abschnitte liegen im Reiter „Informationen“ auf der Detailseite der Meldung.

Voraussetzungen

• Sie besitzen die Berechtigung, die Meldung zu bearbeiten (edit-Berechtigung).
• Sie befinden sich auf der Detailseite der betreffenden Meldung im Reiter „Informationen“.

Bezeichnung und Priorität festlegen

1. Klicken Sie im Abschnitt „Allgemein“ auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich das Seitenpanel „Allgemein“.
2. Tragen Sie im Feld „Bezeichnung“ den Namen des Vorgangs ein.
3. Wählen Sie unter „Priorität“ zwischen „Gering“, „Normal“, „Hoch“ und „Sehr Hoch“.
4. Klicken Sie auf „Speichern“, oder auf „Abbrechen“, um ohne Änderung zu schließen.

Angaben zum Verstoß erfassen

Diese Angaben bilden den Kern der Meldung. Wenn die Meldung über das Hinweisgeberportal eingegangen ist, sind sie bereits vorbefüllt; bei manuell angelegten Meldungen tragen Sie sie hier nach.

1. Klicken Sie im Abschnitt „Angaben zum Verstoß“ auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich das gleichnamige Seitenpanel.
2. Beschreiben Sie im Feld „Beschreibung“ den Vorfall im Freitext.
3. Hinterlegen Sie „Datum des Ereignisses“, „Wo ist es passiert?“ und „Wer war beteiligt?“. Wenn Ihre Organisation im Formular ein zusätzliches benutzerdefiniertes Feld aktiviert hat, füllen Sie auch dieses aus.
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Unterstützende Informationen ergänzen

Hier dokumentieren Sie Einschätzungen, die nicht vom Hinweisgeber stammen, sondern im Rahmen der Bearbeitung entstehen.

1. Klicken Sie im Abschnitt „Unterstützende Informationen“ auf „Bearbeiten“.
2. Füllen Sie die Felder „Beschreibung der Ursache“, „Beschreibung der Kenntnisnahme“ und „Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen“ aus.
3. Halten Sie unter „Wurden andere Behörden oder die Polizei informiert?“ fest, ob und wen Sie eingeschaltet haben.
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

In allen Textfeldern der beiden letzten Panels übernehmen Sie über „Textbaustein einfügen“ vordefinierte Formulierungen. Die Bausteine pflegen Sie im Modul „Textbausteine“ unter „Einstellungen“.

Tipps aus der Praxis

• Vergeben Sie eine prägnante Bezeichnung, die den Sachverhalt eindeutig erkennbar macht – sie erscheint in der Meldungsübersicht und erleichtert das Wiederfinden des Vorgangs.
• Jede Änderung an diesen Abschnitten erscheint als Eintrag im Reiter „Aktivität und Nachrichten“, etwa „Priorität von Keine Priorität zu Sehr Hoch geändert.“ – so bleibt für alle Bearbeitenden nachvollziehbar, wann welche Angabe entstanden ist.
• Arbeiten Sie die drei Abschnitte direkt nacheinander ab. Wenn Sie die unterstützenden Informationen erst später nachtragen, fehlt die Einschätzung zu Ursache und Folgen genau dann, wenn über Maßnahmen entschieden wird.