Benutzerzugriff auf eine Meldung verwalten

Jede Meldung braucht eine verbindlich zuständige Person – und manchmal zusätzlich einzelne Kolleg:innen, die mitarbeiten dürfen. Beides steuern Sie direkt auf der Detailseite der Meldung über zwei Seitenpanels im Schnellzugriff.

Voraussetzungen

• Sie besitzen die Berechtigung, die Meldung zu bearbeiten (edit-Berechtigung).
• Sie befinden sich auf der Detailseite der betreffenden Meldung.
• Sachbearbeiter:innen können nur zugewiesen werden, wenn sie zusätzlich im Abschnitt „Zugehörigkeit“ der entsprechenden Organisation zugewiesen sind.

Hauptbenutzer zuweisen

Der Hauptbenutzer ist die hauptverantwortliche bearbeitende Person und erhält Benachrichtigungen zu dieser Meldung.

1. Öffnen Sie die Detailseite der Meldung.
2. Klicken Sie im Schnellzugriff-Bereich beim Eintrag „Hauptbenutzer“ auf das Menü-Symbol. Es öffnet sich das Seitenpanel „Hauptbenutzer“ mit dem Hinweis „Hauptbenutzer erhalten Benachrichtigungen zu dieser Meldung.“
3. Wählen Sie im Feld „Hauptbenutzer“ eine Person aus der Liste der verfügbaren Benutzer.
4. Klicken Sie auf „Speichern“, oder auf „Abbrechen“, um ohne Änderung zu schließen.

Die Änderung wird als Eintrag im Reiter „Aktivität und Nachrichten“ festgehalten, zum Beispiel Bearbeiter:in von 'Keine bearbeitende Person' zu 'Olga Dauner' geändert.

Zusätzliche berechtigte Personen ergänzen

Der Zugriff auf Meldungen ist aus Vertraulichkeitsgründen eng begrenzt. Über das zweite Panel weisen Sie gezielt einzelne Sachbearbeiter:innen zu, ohne den Kreis der Zugriffsberechtigten unnötig auszuweiten.

1. Klicken Sie im Schnellzugriff-Bereich beim Eintrag „Weitere Benutzer“ auf das Menü-Symbol. Es öffnet sich das Seitenpanel „Weitere Benutzer mit Zugriff auf diese Meldung“.
2. Aktivieren Sie im Abschnitt „Sachbearbeiter“ in der Tabelle die Kontrollkästchen der Personen, die Zugriff erhalten sollen.
3. Öffnen Sie bei Bedarf den aufklappbaren Abschnitt „Administrator:innen und Ombudspersonen“. Er zeigt zur Information, welche Personen aufgrund ihrer Rolle und Zugehörigkeit automatisch Zugang haben. Diese Zuordnung erfolgt automatisch und ist hier nicht veränderbar.
4. Klicken Sie auf „Speichern“, oder auf „Schließen“, um ohne Änderung zu schließen.

Die hinzugefügten Sachbearbeiter:innen erhalten Zugriff auf die Meldung und sehen sie ab sofort in ihrer Meldungsübersicht.

Tipp aus der Praxis

• Vergeben Sie den Hauptbenutzer möglichst früh: Eine klare Zuständigkeit stellt sicher, dass jede Meldung verbindlich bearbeitet wird und Fristen nicht übersehen werden.
• Wenn eine Person im Abschnitt „Sachbearbeiter“ fehlt, prüfen Sie zuerst deren „Zugehörigkeit“ in der Organisation – ohne diese erscheint sie hier nicht zur Auswahl.
• Ergänzen Sie zusätzliche Personen nur, wenn sie den Fall tatsächlich bearbeiten – Vertraulichkeit lebt vom kleinstmöglichen Kreis.