Automatisierte Löschung und Protokollierung von Meldungen im Hinweisgebersystem
In preeco | hinweisgeber wird die Löschung einer Meldung manuell geplant: Bearbeiter:innen mit Löschberechtigung hinterlegen auf der Detailseite ein Löschdatum, sobald die Meldung archiviert, abgelehnt oder geschlossen ist. Die Löschung erfolgt dann zum hinterlegten Datum; eine vorzeitige Löschung ist über ein früheres Datum möglich, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Löschdatum und Grund der Löschung werden protokolliert.
In preeco | hinweisgeber (phg) wird die Löschung von Meldungen pro Vorgang geplant: Die Bearbeiter:innen legen das Löschdatum selbst fest, die Löschung erfolgt zum hinterlegten Datum. Eine automatisierte Löschung ohne hinterlegtes Löschdatum ist nicht vorgesehen.
Löschdatum festlegen
Voraussetzungen:
- Die Meldung befindet sich im Status Archiviert, Abgelehnt oder Geschlossen – nur dann ist der Eintrag „Löschung am“ sichtbar.
- Sie besitzen die Löschberechtigung für die Meldung.
- Öffnen Sie die Detailseite der abgeschlossenen Meldung.
- Klicken Sie im Schnellzugriff-Bereich beim Eintrag Löschung am auf das Menü-Symbol.
- Wählen Sie im Feld Löschung am ein Datum – es lassen sich nur Daten ab dem heutigen Tag auswählen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Gesetzlicher Rahmen
Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz sind die Dokumentation einer Meldung und die enthaltenen personenbezogenen Daten zu löschen, sobald sie nicht mehr erforderlich sind – in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens. Mit dem Löschdatum setzen Sie diese Aufbewahrungsfrist um. Eine vorzeitige Löschung ist möglich, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; die Entscheidung dazu liegt nach Prüfung der rechtlichen Grundlagen bei den Bearbeiter:innen.
Protokollierung
Das hinterlegte Löschdatum wird an der Meldung dokumentiert; Änderungen werden – wie alle Vorgänge an einer Meldung – im Reiter „Aktivität und Nachrichten“ protokolliert. Dabei werden Löschdatum und Grund der Löschung festgehalten. Die Protokollierung erfolgt entsprechend der gesetzlichen Vorgaben und der internen Richtlinien des Unternehmens.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.