So läuft es heute in den meisten Unternehmen
Fast jede Datenschutzorganisation hat einen Prüfweg, auch wenn er nirgends aufgeschrieben ist. Eine neue Verarbeitungstätigkeit wird im Fachbereich erfasst, die Datenschutzkoordinatorin ergänzt Rechtsgrundlage und Löschfristen, der externe Datenschutzbeauftragte sieht sie durch, und bei heiklen Verarbeitungen wie der Videoüberwachung im Lager will die Geschäftsführung zustimmen, bevor sie als freigegeben gilt.
Im Werkzeug kommt davon wenig an. Die meisten Systeme und Tabellen kennen vier Zustände: neu, in Bearbeitung, freigegeben, archiviert. Alles zwischen „angelegt" und „freigegeben" heißt „in Bearbeitung", egal ob das Dokument beim Fachbereich, bei der Koordinatorin oder seit drei Wochen beim Datenschutzbeauftragten liegt.
Die Lücke füllen Behelfe. Im Dateinamen steht „VT_Videoüberwachung_v3_DSB-geprüft.docx", in der Excel-Tabelle gibt es eine Freitextspalte „Bearbeitungsstand" mit Einträgen wie „bei Herrn Krause", „Rückfrage IT" oder „ok laut Mail vom 12.". Wer wissen will, ob der Datenschutzbeauftragte eine Verarbeitung gesehen hat, sucht im Postfach nach seiner Antwort.
Bei Technischen und organisatorischen Maßnahmen sieht es genauso aus. Die IT trägt eine Maßnahme ein, die Informationssicherheitsbeauftragte prüft, ob sie wirksam umgesetzt ist, und erst danach soll sie als bestätigt gelten. Ob diese Prüfung stattgefunden hat, weiß man nur, wenn man die Beteiligten fragt.
Auch die Freigabe selbst ist nicht immer gleich. Die Datenschutzerklärung der Website gilt erst, wenn die Rechtsabteilung sie geprüft hat und sie online veröffentlicht ist, eine interne Fassung dagegen schon mit der Freigabe durch die Koordinatorin. Im Werkzeug heißen beide schlicht „freigegeben". Welche Fassung tatsächlich auf der Website steht, klärt eine Rundmail an die Marketingabteilung, die eine Woche später niemand mehr findet.
Dazu kommt, dass jeder die Freitextspalte anders pflegt. Der eine schreibt „Prüfung DSB", die andere „beim DSB", ein Dritter lässt das Feld leer, weil er es für optional hält. Filtern lässt sich danach nicht, und die Reihenfolge der Schritte prüft niemand. Eine Verarbeitung kann auf „freigegeben" springen, obwohl der Datenschutzbeauftragte sie nie gesehen hat, weil im Dokument nichts verhindert, dass jemand den Status direkt setzt.
Der Moment, in dem es auffällt
Meist fällt es im Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragten oder im Audit auf. Die Frage lautet dann nicht, ob das Verzeichnis vollständig ist, sondern welche Einträge er tatsächlich geprüft hat und welche nur als freigegeben markiert sind. Die ehrliche Antwort erfordert einen Nachmittag mit Postfach, Dateinamen und Erinnerung.
Ähnlich ist es, wenn die Koordinatorin wechselt. Ihre Nachfolgerin übernimmt eine Tabelle, in der der Bearbeitungsstand in einer Sprache steht, die nur die Vorgängerin verstanden hat.
Die Analyse
Fünf Probleme eines Status, der nur vier Werte kennt
Sie entstehen nicht aus Nachlässigkeit. Sie entstehen, weil der Prüfweg des Unternehmens im Werkzeug keinen Platz hat und deshalb in Dateinamen, Freitext und Postfächern landet.
Verarbeitungstätigkeiten in preeco ansehen„In Bearbeitung" sagt nicht, bei wem
Fachbereich, Koordinatorin und Datenschutzbeauftragter teilen sich einen einzigen Zustand. Wer nachfragen muss, weiß nicht, wen er fragen soll, und Dokumente bleiben unbemerkt bei einer Station liegen.
Die Prüfung ist nicht belegt
Ob der Datenschutzbeauftragte eine Verarbeitung gesehen hat, steht in einer E-Mail, nicht im Dokument. Im Audit lässt sich die Prüfung nur mit Aufwand oder gar nicht nachweisen.
Schritte lassen sich überspringen
Nichts hindert jemanden daran, ein Dokument direkt auf „freigegeben" zu setzen. Der vereinbarte Prüfweg gilt nur, solange sich alle daran erinnern.
Freitext lässt sich nicht auswerten
Mit „beim DSB", „Prüfung DSB" und einem leeren Feld für denselben Stand liefert kein Filter eine verlässliche Liste. Wie viele Verarbeitungen auf eine Rückmeldung warten, weiß niemand.
Wissen über den Ablauf geht mit der Person
Was „v3_ok" im Dateinamen bedeutet, weiß die Person, die es geschrieben hat. Nach einem Wechsel muss die Nachfolgerin den Bearbeitungsstand jedes Dokuments neu erfragen.
Der Soll-Prozess in sechs Schritten
Ein tragfähiger Status-Workflow trennt zwei Dinge, die heute vermischt sind: die festen Phasen, an denen Freigabe und Archivierung hängen, und die Stationen, die ein Dokument in Ihrem Unternehmen innerhalb dieser Phasen durchläuft. Die folgenden sechs Schritte beschreiben den Ablauf am Beispiel der Verarbeitungstätigkeiten.
1. Den gelebten Prüfweg aufschreiben. Bevor etwas eingerichtet wird, klären Sie, welche Stationen ein Dokument tatsächlich durchläuft. Bei Verarbeitungstätigkeiten sind das oft „Rückfrage an Fachbereich", „Prüfung durch DSB" und gegebenenfalls „Freigegeben durch Geschäftsführung".
2. Eigene Status je Dokumenttyp anlegen. In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit, die sich eine Plattform teilen, legen Administratoren unter Einstellungen → Workflows → Status-Workflows für jeden Dokumenttyp eigene Status an: Verarbeitungstätigkeiten, TOMs, Verträge zur Auftragsverarbeitung, Risikoanalysen, Regelwerke, Assets und weitere. Jeder Status bekommt einen Namen in jeder Dokumentensprache, eine Schrift- und Hintergrundfarbe und eine Beschreibung, wofür er steht.
3. Jeden Status einer Kategorie zuordnen. Die Kategorien Neu, In Bearbeitung, Freigegeben und Archiviert sind fest. Ihre eigenen Status ordnen Sie ihnen zu, und die Kategorie bestimmt weiterhin das Verhalten: Wer in einen freigegebenen Status wechselt, erzeugt eine Revision, wie bisher bei der Freigabe.
4. Erlaubte Wechsel festlegen. Jeder Status hat einen Eingang und einen Ausgang. Sind beide offen, ist jeder Wechsel erlaubt. Schließen Sie den Eingang von „Freigegeben durch Geschäftsführung" und legen einen einzelnen Weg von „Prüfung durch DSB" fest, kommt ein Dokument nur noch über die Prüfung dorthin. Die Ablaufansicht zeigt alle Wege als Diagramm.
5. Festlegen, welcher Status automatisch verwendet wird. Neue Dokumente erhalten den automatisch verwendeten Status der Kategorie Neu. Beim Freigeben und Archivieren ist der automatisch verwendete Status vorausgewählt, und hat die Kategorie mehrere Status, wählt man im Dialog den passenden.
6. Im Alltag mit den Status arbeiten. Im Dokument wählt man den Status im Bearbeitungsformular. Wechsel, die der Workflow nicht erlaubt, sind ausgegraut. Tabellen zeigen die farbigen Status, filtern nach ihnen und gruppieren den Filter nach Kategorie, und Dashboardkarten zeigen Ihre Statusnamen in der Legende.
Was der Workflow regelt und was nicht
Der Status-Workflow regelt, welche Wechsel von Hand möglich sind, im Formular, bei Freigabe und Archivierung, in der Mehrfachfreigabe der Tabellen und über die API. Abläufe, die das System selbst auslöst, etwa das Unterzeichnen eines Vertrags, blockiert er nicht.
Wer einen Status setzen darf, bestimmt er nicht. Das bleibt bei den bestehenden Rechten: Wer ein Dokument bearbeiten darf, kann jeden erlaubten Status wählen, und einen freigegebenen Status nur, wer auch freigeben darf.
Vorher und nachher im direkten Vergleich
| Kriterium | Vorher: vier feste Werte und Freitext | Nachher: eigene Status mit Wechseln |
|---|---|---|
| Bearbeitungsstand | „In Bearbeitung" für jede Station | Eigener Status je Station, farbig im Dokument |
| Einheitlichkeit | Jeder schreibt den Stand anders | Feste Auswahl, je Dokumentensprache benannt |
| Reihenfolge | Jeder Schritt lässt sich überspringen | Nur die festgelegten Wechsel sind wählbar |
| Nachweisfähigkeit | Prüfung steht in einer E-Mail | Status am Dokument, Freigabe mit Revision |
| Auswertung | Filter über Freitext liefert Lücken | Filter und Dashboard nach Ihren Status |
| Freigabe | Ein Wert für jede Art der Freigabe | Mehrere freigegebene Status zur Auswahl im Dialog |
| Änderungen am Ablauf | Neue Spalte, neue Absprache | Status ersetzen, Revisionen bleiben unverändert |
| Personalwechsel | Bedeutung steckt im Kopf der Vorgängerin | Beschreibung je Status erklärt den Schritt |
In der Praxis
So sieht das in preeco | datenschutz aus
Die drei Bausteine, die den beschriebenen Prozess tragen.
Status und Wechsel je Dokumenttyp
Administratoren legen je Dokumenttyp eigene Status mit Farbe und Beschreibung an und bestimmen über Eingang, Ausgang und einzelne Wege, welche Wechsel erlaubt sind. Die Ablaufansicht zeigt alle Wege als Diagramm.
Freigabe mit Statuswahl
Beim Freigeben und Archivieren wählt man den passenden Status, der automatisch verwendete ist vorausgewählt. Die Freigabe erzeugt wie bisher eine Revision, und ein Weg, den der Workflow nicht erlaubt, ist gesperrt.
Tabellen, Filter und Dashboard
Die Status erscheinen farbig in Tabellen, im Filter nach Kategorie gruppiert und in der Legende der Dashboardkarten. So sehen Sie auf einen Blick, wie viele Verarbeitungen auf die Prüfung warten.
Was der Umstieg praktisch bedeutet
Für ein Team, das nichts einrichtet, ändert sich nichts. Jeder Dokumenttyp startet mit einem Status je Kategorie, und alle Wechsel sind offen. Sie können deshalb mit einem einzigen Dokumenttyp beginnen, typischerweise den Verarbeitungstätigkeiten, und die übrigen nachziehen, wenn sich der Ablauf bewährt hat.
Der eigentliche Aufwand liegt in der Abstimmung des Prüfwegs mit den Beteiligten, nicht in der Einrichtung. Sprechen Sie mit dem Datenschutzbeauftragten und den Fachbereichen ab, welche Stationen es gibt, und schreiben Sie in die Beschreibung jedes Status, wann er gilt.
Drei Fehler, die den Umstieg unnötig schwer machen
Jeden Gedanken zum Status machen. Zehn Status für Verarbeitungstätigkeiten liest niemand mehr. Zwei oder drei Stationen in der Bearbeitung reichen meist, alles Weitere gehört in Aufgaben oder Kommentare.
Alle Wege von Anfang an schließen. Wer jeden Eingang und Ausgang schließt, muss jeden Weg einzeln anlegen und erzeugt Status, die nicht mehr erreichbar sind. Schließen Sie gezielt die Eingänge, auf die es ankommt, etwa den der Freigabe.
Den Workflow für ein Rechtekonzept halten. Der Workflow legt fest, welche Wechsel möglich sind, nicht wer sie vornimmt. Wer welche Dokumente bearbeiten und freigeben darf, regeln Sie weiterhin über Rollen und Rechte.
Woran Sie erkennen, dass es Zeit ist
Ein Status mit vier Werten reicht, solange eine Person alles bearbeitet. Eigene Status lohnen sich, wenn einer dieser Punkte zutrifft:
- Im Dateinamen oder in einer Freitextspalte steht, wer ein Dokument gerade prüft.
- Ein externer Datenschutzbeauftragter prüft Dokumente, bevor sie freigegeben werden.
- Sie können nicht auf Anhieb sagen, wie viele Verarbeitungen auf eine Rückmeldung warten.
- Manche Freigaben brauchen die Zustimmung der Geschäftsführung, andere nicht.
- Im letzten Audit war die Prüfung eines Dokuments nur per E-Mail belegbar.
Trifft davon zwei oder mehr zu, gibt es Ihren Prüfweg bereits. Er steht nur noch nicht im Dokument.
FAQ
Häufige Fragen zu Status-Workflows
Für alle Dokumenttypen mit Status, die Ihre Lizenz umfasst, darunter Verarbeitungstätigkeiten, TOMs, Verträge zur Auftragsverarbeitung, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Betroffenenanfragen, Vorfälle, Schulungen, Risikoanalysen, Regelwerke, Audits und Assets. Jeder Dokumenttyp hat seine eigenen Status und Wechsel.
Nein. Freigabe, Revisionen und Archivierung hängen weiterhin an der Kategorie. Wechselt ein Dokument in einen Status der Kategorie Freigegeben, entsteht wie bisher eine Revision. Neu ist, dass Sie im Freigabedialog zwischen mehreren freigegebenen Status wählen können.
Status und Wechsel richten ausschließlich Administratoren ein. Den Status eines Dokuments ändert, wer das Dokument bearbeiten darf, und zwar nur entlang der erlaubten Wechsel. Einen freigegebenen Status kann nur wählen, wer auch das Recht zur Freigabe hat.
Ist der Status in Verwendung, wählen Sie beim Löschen einen Ersatz aus derselben Kategorie. Alle Dokumente erhalten den neuen Status, im Aktivitätsprotokoll steht je Dokument ein Eintrag, und bestehende Revisionen bleiben unverändert. Der letzte Status einer Kategorie lässt sich nicht löschen.
Ja, solange alle Status zur selben Kategorie gehören. Eine TOM kann zum Beispiel gleichzeitig „Prüfung durch DSB" und „Rückfrage an Fachbereich" tragen. Status aus verschiedenen Kategorien lassen sich nicht kombinieren, weil die Kategorie Freigabe und Archivierung steuert.
Ihren Prüfweg gemeinsam abbilden
Bringen Sie Ihre Tabelle mit der Spalte „Bearbeitungsstand" mit. In 30 Minuten zeigen wir, wie daraus Status und erlaubte Wechsel werden.