Erstellen Sie umfassende Statusberichte und behalten Sie alle Aktivitäten im Blick. Das personalisierte Dashboard, filterbare Aktivitätenprotokolle und automatische Berichte geben Ihnen maximale Transparenz.
Dashboard
Ihre zentrale Schaltzentrale nach dem Login: Sehen Sie auf einen Blick offene Aufgaben, den Status Ihrer Dokumente, aktuelle Aktivitäten und fällige Fristen. Das Dashboard ist nach Zugriffsberechtigungen personalisiert. Grafische Darstellungen wie Kreisdiagramme und Status-Indikatoren machen den Compliance-Status sofort greifbar.
Aktivitäten
Das automatische Protokoll dokumentiert Aktionen an Dokumenten sowie Verwaltungsaktionen an Benutzerkonten – etwa Einladen, Entfernen, Aktivieren und Deaktivieren sowie Änderungen der Benutzergruppe und der organisatorischen Zugehörigkeit – jeweils mit Zeitstempel, Benutzer und durchgeführter Aktion. Filtern Sie Aktivitäten nach Dokument, Zeitraum und Benutzer. Der BayLDA Fragenkatalog wird automatisch auf Knopfdruck erzeugt.
Funktionen
Vom Dashboard über Berichte bis zu Compliance-KPIs – alle Werkzeuge für transparentes Datenschutz-Reporting.
Statusberichte mit Details zu allen Dokumenten und automatisch generiertem Inhaltsverzeichnis. Verfahrensakten zu einzelnen Verarbeitungstätigkeiten erstellbar.
Automatische, planbare Berichterstellung mit E-Mail-Benachrichtigung an zuständige Personen. Regelmäßige Management-Reports ohne manuellen Aufwand.
Spezielle Berichte für Datenschutzbeauftragte mit Überblick über alle Mandanten, offene Aufgaben und Compliance-Status. Mandantenübergreifende Auswertungen.
Visualisierte Kennzahlen zum Compliance-Fortschritt. Erkennen Sie auf einen Blick, wie viele Dokumente freigegeben, in Bearbeitung oder überfällig sind.
Alle Berichte und Aktivitäten sind audit-sicher dokumentiert. Direkt verwendbar für Nachweise gegenüber Aufsichtsbehörden und Management.
Proaktive Warnungen vor anstehenden oder überfälligen Fristen bei Betroffenenanfragen oder Wiedervorlagen.
FAQ
Statusberichte mit Details zu allen Dokumenten und automatisch erzeugtem Inhaltsverzeichnis, Verfahrensakten zu einzelnen Verarbeitungen und den BayLDA-Fragenkatalog für eine Organisationseinheit. Hinzu kommen die Berichte der Fachbereiche, etwa das Verarbeitungsverzeichnis oder Audit-Berichte. Berichte erhalten Sie als PDF oder DOCX, Übersichtstabellen als XLSX.
Ja. Sie planen Berichte als wiederkehrende Berichte, etwa als monatlichen Statusbericht für die Geschäftsführung. Das System erstellt sie automatisch und benachrichtigt die zuständige Person. Alle angelegten und geplanten Berichte finden Sie in einer filterbaren Übersicht, sodass niemand mehr an den Termin denken muss.
Er zeigt, wer wann welche Aktion an welchem Dokument durchgeführt hat – mit Dokument, Zeitstempel, Benutzer:in und Aktion in einer filterbaren Übersicht. Auch Verwaltungsaktionen an Benutzerkonten sind enthalten: Einladen, Entfernen, Aktivieren, Deaktivieren sowie Änderungen der Benutzergruppe und der organisatorischen Zugehörigkeit. Was sich inhaltlich zwischen zwei freigegebenen Ständen geändert hat, zeigt der Revisionsvergleich.
Über Wiedervorlagen, die Sie an Dokumenten und Aufgaben hinterlegen. Zum eingetragenen Zeitpunkt erhalten Sie eine E-Mail, und die Wiedervorlage erscheint in Ihrem Dashboard als neue Aufgabe. Neue Aufgaben werden der zuständigen Person ebenfalls per E-Mail mitgeteilt. So behalten Sie regelmäßige Überprüfungen von Verträgen, Löschkonzepten oder Verarbeitungstätigkeiten im Blick, ohne eine separate Fristenliste zu führen.
Das Dashboard ist die persönliche Startseite nach dem Login und richtet sich nach den Zugriffsrechten. Jede Person stellt es über „Dashboard anpassen“ aus Karten zusammen: Statuskarten zählen die Dokumente eines Typs nach Status, Übersichtstabellen zeigen die zugehörige Liste. Die Karte „Meine Aufgaben“ lässt sich auf bestimmte Status eingrenzen, und die letzten Aktivitäten sind ebenfalls sichtbar.
Ja. Je Organisation hinterlegen Sie ein eigenes Logo, passen Schriftart sowie Kopf- und Fußzeile an und legen die Größe der Kopfzeile je Dokumenttyp fest. Je Dokumenttyp steuern Sie außerdem, ob Name und Position der Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten erscheinen. Die rechtlichen Angaben der verantwortlichen Organisation lassen sich optional ausgeben, in PDF und Word gleichermaßen.
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