Datenschutz-Zusammenarbeit und Aufgabenmanagement
Verwalten Sie Aufgaben, Checklisten, Nachrichten, Umfragen und Wiedervorlagen zentral an einem Ort. Alle Beteiligten behalten den Überblick – dank Dashboard, automatischer Benachrichtigungen und strukturierter Workflows.
Aufgabenmanagement
Aufgaben zentral verwalten und delegieren
Erstellen und zuweisen Sie Aufgaben direkt in Dokumenten oder eigenständig. Bei neuen Aufgaben benachrichtigt das System per E-Mail. Priorisierung, Kategorisierung und Fortschritts-Tracking sorgen für volle Kontrolle.
- E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Aufgaben
- Aufgaben zuweisen und delegieren
- Priorisierung und Kategorisierung
- Aufgaben eigenständig oder in Verknüpfung mit Dokumenten
- Board-Ansicht nach Status mit Drag-and-drop – Karten zeigen Priorität, verknüpftes Dokument, Kurzbeschreibung und Anzahl offener Kommentare
Nachrichten & Umfragen
Strukturierte Kommunikation und Informationssammlung
Nutzen Sie das integrierte Nachrichtensystem für interne Kommunikation. Verknüpfen Sie Nachrichten mit Dokumenten für kontextbezogene Kommunikation. Erstellen Sie flexible Umfragen mit verschiedenen Fragetypen zur strukturierten Informationssammlung.
- Internes Nachrichtensystem mit E-Mail-Benachrichtigung
- Verknüpfung von Nachrichten mit Dokumenten
- Flexible Umfragen mit verschiedenen Fragetypen
- Download und Auswertung als PDF oder DOCX
Checklisten
Checklisten für Compliance-Prüfungen
Erstellen Sie Multiple-Choice-Checklisten für Compliance-Prüfungen, Schulungen und interne Kontrollen. Nutzen Sie Mustervorlagen oder eigene Checklisten. Weisen Sie diese gezielt Benutzern zu und werten Sie Ergebnisse aus.
- Mustervorlagen oder eigene Checklisten
- Antworttyp bereits beantworteter Fragen nachträglich ändern – verlustfreie Wechsel ohne Rückfrage
- Differenziertes Berechtigungskonzept
- Zielgerichtete Verteilung an Benutzer
- Export als PDF oder DOCX
Wiedervorlagen
Wiedervorlagen für zuverlässiges Fristenmanagement
Setzen Sie Wiedervorlagen für Dokumente und Aufgaben. Automatische Benachrichtigung per E-Mail und Anzeige im Dashboard als neue Aufgabe. Nutzen Sie Wiedervorlagen für Löschfristen und regelmäßige Überprüfungen Ihrer Verträge.
- Automatische E-Mail-Benachrichtigung
- Anzeige im Dashboard als Aufgabe
- Wiedervorlagen für alle Dokumenttypen
- Proaktives Fristenmanagement
Funktionen
Alle Funktionen im Überblick
Von Aufgaben über Checklisten bis zu Wiedervorlagen – alle Werkzeuge für effiziente Zusammenarbeit im Datenschutz.
Kommentare und Bearbeitungsstand
Dokumente und Aufgaben kommentieren und den Stand der Bearbeitung direkt festhalten. Kommentare lassen sich formatiert erfassen – mit Absätzen, Listen, hervorgehobenem Text und Textbausteinen über die Symbolleiste; die Formatierung erscheint auch in Exporten.
Berechtigungen und Sichtbarkeit
Granulare Berechtigungen pro Nutzer oder Nutzergruppe. Sichtbarkeit passt sich automatisch an die Mandantenzugehörigkeit an.
Integration mit anderen Modulen
Aufgaben können direkt aus Betroffenenanfragen, Verarbeitungstätigkeiten oder Audits erstellt werden. Nahtlose Verknüpfung bleibt erhalten.
Mustervorlagen und Textbausteine
Zahlreiche Textbausteine für wiederkehrende Inhalte sowie Mustervorlagen für Checklisten und Schulungen. Eigene Vorlagen mandantenübergreifend teilen.
Dateiablage
Zentraler Upload und strukturierte Ablage von Dokumenten. Tags und verschachtelbare Ordner. Dateien optional über öffentliche URL teilbar.
Änderungsvorschläge
Holen Sie Angaben zu Verarbeitungstätigkeiten gezielt ein oder reichen Sie Änderungsvorschläge ein – auch von externen Personen per E-Mail. Vorschläge werden direkt an der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit erfasst und nachvollziehbar verwaltet.
Datenerfassungs-Formulare
Wiederverwendbare Datenerfassungs-Workflows anlegen: mehrseitige Fragebögen, deren Seiten und Fragen sich abhängig von zuvor gegebenen Antworten ein- und ausblenden lassen. Je Antwort hinterlegte Aktionen werden mit der Freigabe des ausgefüllten Formulars ausgeführt – etwa das Anlegen eines Dokuments oder einer Aufgabe. Formulare an Benutzer:innen zuweisen oder per E-Mail an externe Personen versenden – mit Fälligkeit und Benachrichtigung bei Fertigstellung.
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