So läuft es heute in den meisten Unternehmen
Das Löschkonzept entsteht fast immer in derselben Woche wie das Verarbeitungsverzeichnis. Jemand nimmt eine Vorlage – aus einem Seminar, von einem Verband oder aus dem Muster einer Kanzlei –, speichert sie als „Loeschkonzept_final.docx" und füllt die Tabelle aus. Links die Datenkategorie, in der Mitte die Frist, rechts die Rechtsgrundlage: Bewerbungsunterlagen, Vertragsdaten, Rechnungsbelege, Bewerberpool, Videoaufzeichnungen, Log-Dateien. Das Dokument wird ausgedruckt, von der Geschäftsführung abgezeichnet und im Ordner „Datenschutz" abgelegt.
Fachlich ist daran nichts falsch. Die Fristen sind meist sorgfältig recherchiert, die Kategorien sinnvoll geschnitten. Das Problem beginnt am Tag danach: Das Dokument wird nicht mehr geöffnet. Es beschreibt, was gelöscht werden sollte – aber es gibt keinen Ort, an dem festgehalten wird, ob jemals etwas gelöscht wurde.
Woran man das im Alltag merkt
In der Spalte „Verantwortlich" steht, wenn sie überhaupt existiert, „IT" oder „Fachbereich". Niemand mit Namen. Es gibt keinen Termin, zu dem eine Löschung geprüft wird, keine Wiedervorlage und keine Aufgabe. Wenn Daten verschwinden, dann meistens, weil ein System das von sich aus tut – und niemand weiß genau, ob es das wirklich tut. Ob die Bewerbermanagement-Software nach der Frist tatsächlich löscht oder nur ausblendet, ob im CRM der alte Interessentenbestand noch liegt, ob das Ticketsystem Anhänge mitlöscht: Das steht in keinem der Dokumente.
Dazu kommt der Bruch zwischen zwei Pflichten, die im Dokument unverbunden nebeneinander stehen. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten aus HGB und AO verlangen, dass bestimmte Unterlagen bleiben. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, dass alles andere geht. Welche Datensätze in einem System unter welche Regel fallen und was mit ihnen zwischen den beiden Fristen passiert, klärt eine Tabelle mit drei Spalten nicht.
Vollständig ausgeblendet bleiben in der Regel drei Bereiche: Backups, Archive und Papier. Die Sicherungskopien laufen nach eigenem Rhythmus weiter, das alte Dateilaufwerk aus der letzten Migration liegt unangetastet auf dem Server, und die Personalakten im Kellerschrank hat seit der Erstellung des Konzepts niemand mehr angesehen.
Der Moment, in dem es auffällt
Auffällig wird das in drei Situationen. Eine betroffene Person verlangt Löschung nach Art. 17 DSGVO, und die Antwort muss nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO grundsätzlich innerhalb eines Monats vorliegen – jetzt muss jemand herausfinden, in welchen Systemen die Person überhaupt vorkommt. Oder ein Auditor fragt nicht nach dem Konzept, sondern nach dem Vollzug: „Zeigen Sie mir die letzte durchgeführte Löschung." Oder die verantwortliche Person verlässt das Unternehmen, und mit ihr das Wissen, was von der Tabelle je Realität geworden ist.
In allen drei Fällen liegt ein sauber formuliertes Dokument vor. Und in allen drei Fällen beantwortet es die gestellte Frage nicht.
Die Analyse
Fünf Gründe, warum das Löschkonzept im Ordner bleibt
Sie haben nichts mit mangelnder Sorgfalt zu tun. Sie entstehen daraus, dass ein Textdokument keinen Prozess auslösen kann.
Löschkonzepte in preeco ansehenDas Dokument belegt die Absicht, nicht die Durchführung
Eine Fristentabelle zeigt, was gelöscht werden soll. Sie enthält keinen Eintrag darüber, wann zuletzt tatsächlich gelöscht wurde und durch wen. Bei einer Prüfung ist genau das die Frage, die gestellt wird – und die einzige, auf die das Konzept keine Antwort hat.
Kein Bezug zu Systemen und Verarbeitungstätigkeiten
Die Fristen stehen an Datenkategorien, gelöscht wird aber in Systemen. Solange nicht festgehalten ist, welche Verarbeitungstätigkeit in welchem System welche Daten hält, bleibt offen, wo eine Frist überhaupt anzuwenden wäre. Bei einem Systemwechsel fällt das erst recht niemandem auf.
Ohne Verantwortliche und Wiedervorlage passiert nichts
Fristen laufen von selbst, Löschungen nicht. Ohne eine namentlich zuständige Person und einen festen Turnus gibt es keinen Anlass, das Thema jemals wieder aufzurufen. Das Konzept altert still vor sich hin, während sich Systeme und Prozesse weiterentwickeln.
Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht bleiben unabgewogen
Aufbewahrungspflichten aus HGB und AO und die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO ziehen in verschiedene Richtungen. Wird die Abwägung nicht je Datenkategorie dokumentiert, entscheidet im Zweifel niemand – und es wird gar nicht gelöscht.
Backups, Archive und Papier kommen nicht vor
Gelöscht wird im Produktivsystem, weiter existieren die Daten in Sicherungskopien, alten Migrationsbeständen und Aktenschränken. Ohne beschriebenes Löschverfahren je System und Datenträger bleibt der Bestand außerhalb der Anwendung vollständig unbetrachtet.
Der Soll-Prozess in sechs Schritten
Ein wirksames Löschkonzept unterscheidet sich vom Dokument im Ordner nicht durch mehr Text, sondern dadurch, dass es regelmäßig etwas auslöst. Diese sechs Schritte beschreiben den Ablauf – unabhängig vom eingesetzten Werkzeug.
1. Den vorhandenen Stand übernehmen. Die recherchierten Fristen sind die eigentliche Vorarbeit und bleiben gültig. Sie werden nicht neu erhoben, sondern in eine Struktur überführt, in der sie adressierbar sind.
2. Löschklassen statt Einzelfälle bilden. Daten mit gleicher Frist und gleicher Rechtsgrundlage werden zu Klassen zusammengefasst – etwa Bewerbungsdaten ohne Vertragsschluss, Vertragsstammdaten, buchhaltungsrelevante Belege, Protokolldaten. Aus einer Liste von hundert Einzelfällen werden so zehn bis fünfzehn Regeln, die man tatsächlich pflegen kann.
3. Jede Löschregel an Verarbeitung und System binden. Erst die Verknüpfung macht die Regel anwendbar: Diese Löschklasse betrifft diese Verarbeitungstätigkeit, die in diesem System stattfindet. In preeco | datenschutz zeigt das System dadurch automatisch, welche Löschfristen für welche Verarbeitung gelten – Verzeichnis und Löschkonzept können nicht mehr auseinanderlaufen.
4. Aufbewahrungspflichten bewusst dagegenstellen. Für jede Klasse wird festgehalten, ob eine handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht greift, welche Frist daraus folgt und was in der Zwischenzeit gilt. Wo gelöscht werden darf, wird gelöscht; wo aufbewahrt werden muss, wird die weitere Verarbeitung eingeschränkt und der Zugriff begrenzt. Diese Abwägung ist der inhaltliche Kern des Konzepts.
5. Verantwortliche benennen und den Turnus setzen. Jede Löschregel bekommt eine zuständige Person und einen Prüfrhythmus – monatlich, quartalsweise oder jährlich, je nach Datenbestand. Wiedervorlagen erinnern an die fällige Löschprüfung und lassen sich in Aufgaben überführen, die an die zuständige Person gehen. Damit wandert die Erinnerung aus dem Kopf einer Person in den Prozess.
6. Die Durchführung dokumentieren. Jede erledigte Prüfung hinterlässt eine Spur: wer wann welche Regel angewendet hat. Das Aufgabenprotokoll zu den Löschregeln ist der Nachweis, der aus einem Konzept eine belegbare Praxis macht – und es ist Bestandteil des Exports als PDF oder DOCX.
Der Sonderfall Backups, Archive und Papier
Für den laufenden Betrieb ist die Löschung im Produktivsystem der entscheidende Schritt. Bei Sicherungskopien ist eine sofortige gezielte Löschung technisch oft nicht möglich und wird in der Praxis auch nicht verlangt – notwendig ist stattdessen ein beschriebenes Verfahren: begrenzte Aufbewahrungsdauer der Backups, klarer Zugriffsschutz und die Regel, dass nach einer Wiederherstellung die zwischenzeitlich fälligen Löschungen erneut ausgeführt werden.
Archive und Altbestände brauchen dagegen eine bewusste Entscheidung: löschen, anonymisieren oder mit begründeter Frist archivieren. Genau diese drei Wege gehören je System und Datenträger dokumentiert – einschließlich der Papierbestände, für die eine Vernichtungsregel und ein Zuständiger festzuhalten sind.
Vorher und nachher im direkten Vergleich
| Kriterium | Vorher: Word-Dokument | Nachher: gepflegte Löschregeln |
|---|---|---|
| Systembezug | Fristen stehen an Datenkategorien ohne Ort | Jede Regel hängt an Verarbeitungstätigkeit und System |
| Verantwortung | „IT" oder keine Angabe | Namentlich zuständige Person je Löschregel |
| Fristen | Tabelle im Dokument, ohne Wirkung | Fester Turnus, Wiedervorlage und Aufgabe |
| Aufbewahrungspflichten | Stehen unverbunden neben der Löschfrist | Abwägung je Löschklasse dokumentiert |
| Nachweisfähigkeit | Belegt die Absicht | Aufgabenprotokoll belegt die Durchführung |
| Backups und Archive | Nicht betrachtet | Löschverfahren je System und Datenträger |
| Zusammenarbeit | Eine Datei, eine Person | Aufgaben an die Fachbereiche, Status sichtbar |
| Auskunft und Reporting | Suche in Ordnern und Postfächern | Filterbare Übersicht, Export als PDF oder DOCX |
In der Praxis
So sieht das in preeco | datenschutz aus
Die drei Bausteine, die aus dem Löschkonzept eine laufende Routine machen.
Löschkonzept
Löschklassen, Löschregeln, Fristen und Löschverfahren strukturiert erfasst – inklusive gesetzlicher Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO. Wiedervorlagen erinnern an fällige Löschprüfungen, das Aufgabenprotokoll dokumentiert die Durchführung.
Verarbeitungstätigkeiten und Systeme
Löschregeln werden mit den betroffenen Verarbeitungstätigkeiten verknüpft. Das System zeigt, welche Frist für welche Verarbeitung gilt – Verzeichnis und Löschkonzept bleiben konsistent.
Aufgaben und Wiedervorlagen
Aus einer Wiedervorlage wird eine Aufgabe mit Zuständigkeit, Priorität und Fälligkeit. Benachrichtigungen und Dashboard sorgen dafür, dass die Löschprüfung nicht an einer Person hängt.
Was der Umstieg praktisch bedeutet
Der häufigste Einwand lautet, das Löschkonzept müsse dann komplett neu erarbeitet werden. Das trifft nicht zu. Die Fristenrecherche ist die eigentliche Arbeit, und sie ist bereits erledigt. Neu ist nur die Struktur darum herum: Klassen bilden, Regeln an Systeme binden, Zuständige benennen, Turnus setzen. Bei einem mittelständischen Unternehmen sind das erfahrungsgemäß ein bis zwei Arbeitstage – der größere Aufwand liegt nicht in der Erfassung, sondern in der Klärung, welches System welche Daten tatsächlich hält und wer dort löschen kann.
Der Gewinn zeigt sich beim ersten Durchlauf. Sobald die erste Löschprüfung als Aufgabe im Fachbereich landet, wird sichtbar, welche Regeln in der Realität nicht funktionieren – weil ein System keine Löschfunktion hat, weil ein Bestand niemandem gehört oder weil eine Frist praktisch nicht einzuhalten ist. Diese Erkenntnisse sind unangenehm, aber sie sind der eigentliche Zweck des Konzepts.
Drei Fehler, die die Umsetzung ausbremsen
Zu fein schneiden. Ein Konzept mit achtzig Einzelfristen wird nie geprüft. Zehn bis fünfzehn Löschklassen decken den Großteil der Bestände ab und bleiben handhabbar.
Die Zuständigkeit beim Datenschutz belassen. Löschen kann nur, wer Zugriff auf das System hat. Bleibt die Verantwortung bei der Datenschutzbeauftragten oder dem Datenschutzbeauftragten, entsteht wieder eine Liste, die nur eine Person führt.
Mit dem schwierigsten Bestand beginnen. Das alte Dateilaufwerk aus der letzten Migration ist der härteste Fall und blockiert das ganze Vorhaben. Fangen Sie mit den Beständen an, die klar zugeordnet sind – Bewerbungen, Newsletter, Videoaufzeichnungen, Protokolldaten.
Woran Sie erkennen, dass es Zeit ist
Ein Löschkonzept im Word-Format ist kein Fehler. Es wird zum Risiko, sobald einer dieser Punkte zutrifft:
- Sie können nicht benennen, wann zuletzt tatsächlich gelöscht wurde.
- Die Fristen im Konzept stehen an Datenkategorien, nicht an Systemen.
- Für keine Löschregel ist eine Person namentlich zuständig.
- Eine Löschanfrage nach Art. 17 DSGVO löst eine Suche über mehrere Abteilungen aus.
- Backups, Archive und Papierbestände kommen im Konzept nicht vor.
Trifft davon nichts zu, ist das Dokument in Ordnung. Trifft davon zwei oder mehr zu, dokumentiert es einen Prozess, den es nicht gibt.
FAQ
Häufige Fragen zum Löschkonzept
Die DSGVO fordert kein Dokument mit diesem Namen. Sie verlangt aber, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden als erforderlich (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO), und sie verlangt, dass Sie die Einhaltung nachweisen können (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Ein Löschkonzept ist der übliche Weg, beides zusammen zu erfüllen – entscheidend ist dabei nicht das Dokument, sondern der Nachweis der tatsächlich durchgeführten Löschungen.
Dann wird nicht gelöscht, sondern die weitere Verarbeitung eingeschränkt. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nimmt Daten von der Löschpflicht aus, deren Aufbewahrung eine rechtliche Verpflichtung erfordert – etwa handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen. Die Daten bleiben für den Aufbewahrungszweck erhalten, der Zugriff wird begrenzt, und nach Ablauf der Frist greift die Löschregel. Wichtig ist, diese Abwägung je Datenkategorie schriftlich festzuhalten.
Eine gezielte Einzellöschung in Sicherungskopien ist technisch meist nicht möglich und wird in der Praxis auch nicht erwartet. Erwartet wird ein beschriebenes Verfahren: eine begrenzte und dokumentierte Aufbewahrungsdauer der Backups, ein enger Zugriffsschutz und die Regel, dass nach einer Wiederherstellung die zwischenzeitlich fälligen Löschungen erneut ausgeführt werden. Genau dieses Verfahren gehört je System in das Löschkonzept.
Über die Dokumentation der durchgeführten Prüfungen, nicht über das Konzept selbst. In preeco | datenschutz erzeugt jede fällige Löschprüfung eine Wiedervorlage und daraus eine Aufgabe; das Aufgabenprotokoll der Löschregeln hält fest, wer wann welche Regel angewendet hat. Es ist Bestandteil des Exports als PDF oder DOCX und damit gegenüber Auditoren und Aufsichtsbehörden vorlegbar.
Einen festen Turnus schreibt die DSGVO nicht vor. Bewährt hat sich eine jährliche Überprüfung des Konzepts insgesamt, ergänzt um anlassbezogene Aktualisierungen bei neuen Systemen, neuen Verarbeitungstätigkeiten oder geänderten Rechtsgrundlagen. Davon zu unterscheiden ist der Turnus der einzelnen Löschprüfung: Der liegt je nach Datenbestand zwischen monatlich und jährlich und wird je Löschregel festgelegt.
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