Erstellen Sie strukturierte Löschkonzepte nach Art. 17 DSGVO. Definieren Sie Löschklassen, Löschregeln, Löschfristen, Löschverfahren und Verantwortlichkeiten systematisch. Wiedervorlagen erinnern Sie automatisch an fällige Löschprüfungen – und das Aufgabenprotokoll dokumentiert die tatsächliche Durchführung als belastbaren Nachweis.
Löschkonzepte
Erstellen Sie Löschkonzepte mit allen erforderlichen Komponenten: Löschfristen, Löschverfahren, Verantwortlichkeiten und technische Umsetzung. Verknüpfen Sie Löschklassen mit den betroffenen Verarbeitungstätigkeiten und übernehmen Sie zahlreiche Angaben daraus; Aufgaben zu Löschregeln lösen manuelle Löschvorgänge aus oder prüfen automatische.
Automatisierung
Setzen Sie Wiedervorlagen für regelmäßige Löschprüfungen. Wiedervorlagen erinnern Sie an anstehende Löschprüfungen. Erstellen Sie Aufgaben direkt aus den Wiedervorlagen und weisen Sie diese Verantwortlichen zu.
Funktionen
Von der Erstellung über die Fristenüberwachung bis zum Export – alle Werkzeuge für ein vollständiges Löschkonzept.
Definieren Sie Löschfristen für verschiedene Datenkategorien und Verarbeitungszwecke. Berücksichtigen Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen (HGB, AO) und vertragliche Verpflichtungen.
Beschreiben Sie Löschprozesse für verschiedene Systeme, Datenträger und Backup-Medien. Definieren Sie, wann Löschung, Anonymisierung oder Archivierung erfolgen soll.
Das System zeigt automatisch, für welche Verarbeitungen welche Löschfristen gelten. Keine Inkonsistenzen zwischen Verarbeitungsverzeichnis und Löschkonzept.
Alle Löschkonzepte zentral in einer filterbaren Übersicht. Status, Verantwortliche und letzte Aktualisierung auf einen Blick.
Revisionssicherer Export als PDF oder DOCX mit allen Fristen, Verfahren und Verantwortlichkeiten sowie dem Aufgabenprotokoll der Löschregeln als Nachweis der Durchführung – inklusive automatischer Revision bei jeder Freigabe. Direkt verwendbar als lückenloser Nachweis für Audits und gegenüber Aufsichtsbehörden.
FAQ
Ein Löschkonzept besteht aus Löschklassen und Löschregeln. Löschklassen verknüpfen auf eine oder mehrere Verarbeitungstätigkeiten. Löschregeln verknüpfen auf eine oder mehrere Löschklassen und beschreiben über ein strukturiertes Formular den konkreten Löschvorgang. Fristen, Verfahren und Verantwortlichkeiten sind damit an einer Stelle festgehalten. So entsteht ein Konzept, das zu Ihrem Verarbeitungsverzeichnis passt.
Nein. Weil Löschklassen mit Verarbeitungstätigkeiten verknüpft sind, übernehmen Sie zahlreiche Angaben direkt aus dem Verzeichnis. Das spart doppelte Pflege und verhindert, dass Löschkonzept und Verarbeitungsverzeichnis auseinanderlaufen. Über den Tab „Beziehungen“ sehen Sie jederzeit, welche Verarbeitungstätigkeiten von einer Löschklasse betroffen sind.
Löschfristen legen Sie je Datenkategorie und Verarbeitungszweck fest. Dabei berücksichtigen Sie gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa aus HGB und AO, sowie vertragliche Verpflichtungen. Für jedes System, jeden Datenträger und jedes Backup-Medium beschreiben Sie, ob gelöscht, anonymisiert oder archiviert wird. So belegen Sie, dass Daten nicht länger als nötig gespeichert werden und Pflichten zur Aufbewahrung trotzdem eingehalten sind.
Über Aufgaben zu den Löschregeln. Eine Aufgabe löst einen manuellen Löschvorgang aus oder dient der Prüfung eines automatischen Löschvorgangs; die zuständige Person erledigt sie und dokumentiert das Ergebnis. Das Aufgabenprotokoll der Löschregeln wird im Export des Löschkonzepts ausgegeben. Damit zeigen Sie gegenüber Prüfer:innen und Aufsichtsbehörde nicht nur das Konzept, sondern auch dessen Umsetzung.
Mit Wiedervorlagen. Sie hinterlegen den Zeitpunkt der nächsten Prüfung am Löschkonzept oder an einer Aufgabe. Zum eingetragenen Termin erhalten Sie eine E-Mail, und die Wiedervorlage erscheint in Ihrem Dashboard als neue Aufgabe. Diese weisen Sie bei Bedarf der verantwortlichen Person zu, damit regelmäßige Löschläufe nicht von einzelnen Kalendereinträgen abhängen.
Sie exportieren das Löschkonzept als PDF oder DOCX mit allen Fristen, Verfahren und Verantwortlichkeiten sowie dem Aufgabenprotokoll der Löschregeln. Logo, Schriftart sowie Kopf- und Fußzeile richten sich nach Ihren Dokumenteneinstellungen. Das Dokument eignet sich damit als Nachweis nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO für Audits, für die Geschäftsführung und für Anfragen der Aufsichtsbehörde.
Wir zeigen Ihnen, wie preeco | datenschutz Ihre Löschkonzepte nach Art. 17 DSGVO systematisch unterstützt.