So läuft es heute in vielen mittelständischen Unternehmen
Der Einstieg in die Nachhaltigkeitsberichterstattung beginnt selten mit einer Software. Er beginnt mit einer Anfrage: Eine Bank will Angaben zu Emissionen, ein Großkunde schickt einen Lieferantenfragebogen, die Geschäftsführung möchte wissen, was die CSRD für das eigene Unternehmen bedeutet. Die Aufgabe landet bei einer Person, die das Thema neben ihrer eigentlichen Rolle übernimmt – oft im Qualitätsmanagement, im Controlling oder in der Assistenz der Geschäftsführung.
Diese Person baut sich ihr Werkzeug selbst. Für die doppelte Wesentlichkeitsanalyse entsteht „Wesentlichkeit_2025.xlsx" mit einem Blatt je Thema, einer Spalte für die Auswirkungsbewertung und einer für die finanzielle Bewertung. Für die CO₂-Bilanz kommt „THG_Bilanz_Entwurf.xlsx" hinzu, gefüllt mit Strom- und Gasrechnungen, Tankkarten-Auswertungen und Emissionsfaktoren, die jemand aus einer Veröffentlichung abgeschrieben hat. Die Daten aus den Fachbereichen kommen per E-Mail, als Foto einer Zählerablesung oder als Satz wie „Die Zahlen vom Fuhrpark schicke ich nächste Woche".
Parallel wächst eine dritte Datei: „Kennzahlen_ESG.xlsx" mit Beschäftigtenzahlen, Abfallmengen und Schulungsstunden, jede Spalte mit einer anderen Quelle und einem anderen Stichtag. Welche dieser Kennzahlen überhaupt berichtet werden müssen, hängt von der Wesentlichkeitsanalyse ab – die liegt aber in einer anderen Datei, und die Verbindung zwischen beiden existiert nur im Kopf der zuständigen Person.
Für einen ersten Überblick ist das ausreichend. Eine Tabelle ist sofort da, und die ersten Themen lassen sich zügig bewerten. Schwierig wird es im Betrieb: Die ESRS umfassen zehn Themenstandards von Klimawandel bis Unternehmensführung, jeder mit eigenen Unterthemen und Angabepflichten. Für ein Unternehmen ohne eigene Nachhaltigkeitsabteilung ist diese Themenvielfalt neben dem Tagesgeschäft kaum zu bewältigen, wenn jede Bewertung, jede Zahl und jede Begründung in einer anderen Datei steht.
Der Moment, in dem es auffällt
Spätestens im zweiten Berichtsjahr zeigt sich die Schwäche. Die Workshop-Teilnehmenden von damals sind nicht mehr alle im Haus, der Emissionsfaktor für Erdgas wurde zwischenzeitlich aktualisiert, und in der Bilanz steht eine Summe, die niemand mehr bis zur Rechnung zurückverfolgen kann. Dann fragt die Prüferin oder der Prüfer, warum das Thema Wasser als nicht wesentlich eingestuft wurde und wer das entschieden hat – oder der Großkunde möchte wissen, auf welcher Grundlage der Scope-2-Wert berechnet ist.
In der Tabelle steht eine Zahl, keine Herleitung. Nicht, weil sorglos gearbeitet wurde, sondern weil eine Tabelle über Bewertungsmaßstab, Zuständigkeit, Faktorstand und Freigabe strukturell nichts weiß. Und eine Begründung, die nur im Gedächtnis einer Person existiert, lässt sich keiner Prüfung vorlegen.
Die Analyse
Fünf Probleme, die jedes ESG-Reporting in Excel erzeugt
Sie treten unabhängig von der Sorgfalt auf, mit der die Vorlagen geführt werden – sie sind Eigenschaften des Werkzeugs, nicht der Person.
Doppelte Wesentlichkeitsanalyse in preeco ansehenBewertungen ohne Herleitung
Steht in einer Zelle nur „wesentlich", lassen sich weder Maßstab noch Begründung belegen. Fragt die Prüfung nach der Entscheidung, beginnt die Suche in Workshop-Protokollen und E-Mails.
Die Schwelle steht nirgends fest
Jede Person bewertet mit ihrer eigenen Skala, und die Grenze zwischen wesentlich und nicht wesentlich ist nicht dokumentiert. Zwei Workshops kommen so zu zwei Ergebnissen, ohne dass es jemand bemerkt.
Emissionsfaktoren ohne Stand
Ein abgeschriebener Faktor trägt keine Quelle und kein Jahr. Wird er aktualisiert, ändern sich frühere Summen stillschweigend – oder sie bleiben falsch, weil niemand die alte Zeile findet.
Daten kommen aus vielen Händen
Fuhrpark, Facility Management, Personal und Einkauf liefern zu, jeweils im eigenen Format. Wer welche Zahl wann geliefert oder geändert hat, lässt sich im Nachhinein nicht mehr feststellen.
Lücken fallen zu spät auf
Eine Tabelle zeigt nicht, welche Angabepflicht noch offen ist. Fehlende Daten werden erst sichtbar, wenn der Bericht geschrieben wird – also dann, wenn am wenigsten Zeit bleibt.
Der Soll-Prozess in sechs Schritten
Eine belastbare Nachhaltigkeitsberichterstattung unterscheidet sich von einer Tabellensammlung nicht durch mehr Daten, sondern durch einen festen Ablauf, in dem Wesentlichkeit, Datenerhebung und Bericht aufeinander aufbauen.
1. Berichtsrahmen festlegen. Am Anfang stehen Organisationen, Standorte und der Berichtszeitraum. Daraus ergibt sich, welche Gesellschaften in die Berichtsgrenze fallen und welche Übergangsbestimmungen gelten. In preeco | nachhaltigkeit wird die Unternehmenskategorie aus Beschäftigtenzahl, Nettoumsatz und erstem CSRD-Berichtsjahr abgeleitet; angeboten werden nur die Erleichterungen, die sie zulässt.
2. Den Maßstab vorab bestimmen. Bevor bewertet wird, steht die Wesentlichkeitsschwelle fest – getrennt für Auswirkungen und für finanzielle Effekte, mit schriftlicher Begründung. Damit bewertet jeder Workshop mit demselben Maßstab.
3. Sachverhalte strukturiert bewerten. Jede Auswirkung, jedes Risiko und jede Chance wird als eigener Datensatz erfasst und auf beiden Seiten der doppelten Wesentlichkeit bewertet, über Punktwerte oder schriftliche Begründung. Die Software berechnet das Ergebnis gegen die Schwelle; schwerwiegende negative Auswirkungen werden auch dann wesentlich, wenn der Durchschnitt darunter liegt.
4. Daten dort erheben, wo sie entstehen. Mit der Aktivierung der Wesentlichkeitsanalyse stehen die Angabepflichten fest, die tatsächlich zu befüllen sind. Kennzahlen werden mit Datenqualität und Nachweisdokumenten erfasst; Lieferanten übermitteln ihre Emissionsdaten über ein Portal ohne Benutzerkonto.
5. Klimabilanz rechnen statt abtippen. Die Treibhausgasbilanz folgt dem GHG Protocol: Scope 1, Scope 2 standort- und marktbasiert sowie alle 15 Scope-3-Kategorien. Emissionsfaktoren werden aus hinterlegten Datenbanken vorgeschlagen, und jeder Datensatz behält die Faktorausgabe, mit der er berechnet wurde. Ändern sich Energiedaten, rechnet das System die betroffenen Emissionen neu.
6. Bericht erzeugen und einfrieren. Der Offenlegungsbericht übernimmt die Kennzahlen direkt aus den Erfassungsmodulen. Nicht wesentliche Unterthemen erhalten einen Auslassungsvermerk mit Grund. Bei der Finalisierung wird eine Momentaufnahme mit kryptografischer Prüfsumme gespeichert, sodass nachträgliche Änderungen erkannt werden.
Was die Prüfung tatsächlich sehen will
Eine Prüferin oder ein Prüfer fragt selten nach dem Bericht allein. Gefragt wird nach einer konkreten Angabe – etwa den Scope-2-Emissionen oder der Einstufung eines Themas als nicht wesentlich – und nach dem Weg dorthin: Bewertung, Schwelle, Datengrundlage, Faktor, verantwortliche Person, Zeitpunkt der Änderung. In einer Tabellensammlung liegen diese Angaben in mehreren Dateien und Postfächern. In preeco | nachhaltigkeit hält der Aktivitätsverlauf fest, wer wann welchen Wert geändert hat, mit Vorher- und Nachher-Werten.
Vorher und nachher im direkten Vergleich
| Kriterium | Vorher: Excel-Vorlagen | Nachher: ESG-Software |
|---|---|---|
| Maßstab | Jede Person bewertet mit eigener Skala | Schwelle je Berichtszeitraum, schriftlich begründet |
| Nachvollziehbarkeit | Ergebnis in einer Zelle | Bewertung je Sachverhalt mit Punktwerten oder Begründung |
| Vollständigkeit | Offene Angabepflichten bleiben unsichtbar | Vollständigkeitsprüfung mit Absprung auf jeden offenen Punkt |
| Emissionsfaktoren | Abgeschrieben, ohne Quelle und Jahr | Hinterlegte Faktordatenbanken, versionierte Ausgaben |
| Datenerhebung | Zulieferung per Mail in wechselnden Formaten | Erfassung mit Datenqualität, Nachweisen und Lieferantenportal |
| Zusammenarbeit | Konkurrierende Dateistände | Ein Datenbestand, Teams und Berechtigungen |
| Bericht | Zahlen werden von Hand übertragen | Datentabellen aus den Erfassungsmodulen, Export als PDF und Word |
| Nachweisfähigkeit | Kein belegbarer Stand | Aktivitätsverlauf und Prüfsumme bei Finalisierung |
In der Praxis
So sieht das in preeco | nachhaltigkeit aus
Die drei Bausteine, die den beschriebenen Prozess tragen.
Doppelte Wesentlichkeitsanalyse
Eine Analyse je Themenstandard nach demselben Verfahren, ein Assistent in fünf Schritten, automatische Berechnung gegen die Wesentlichkeitsschwelle und eine Wesentlichkeitsmatrix mit Grafikexport.
CO₂-Bilanz nach GHG Protocol
Scope 1, Scope 2 und alle 15 Scope-3-Kategorien, vorgeschlagene Emissionsfaktoren mit versionierten Ausgaben, automatische Neuberechnung bei geänderten Energiedaten und Lieferantendaten über ein eigenes Portal.
CSRD/ESRS-Berichterstattung
Berichtsgeneratoren für alle zehn Themenstandards, Datentabellen direkt aus den Erfassungsmodulen, Auslassungsvermerke mit Grund und eine Integritätsprüfung finalisierter Berichte.
Was der Umstieg praktisch bedeutet
Der häufigste Einwand lautet, die bisherige Arbeit sei dann verloren. Das ist nicht der Fall. Die Bewertungen aus dem Workshop, die gesammelten Verbrauchsdaten und die Begründungen bleiben die inhaltliche Grundlage; sie werden in eine Struktur übertragen, die Maßstab, Herkunft und Zuständigkeit festhält. Organisationen und Einrichtungen lassen sich per Excel-Import mit Spaltenzuordnung übernehmen. Was dabei auffällt, sind die Lücken – und die sind besser jetzt sichtbar als in der Prüfung.
Der größere Aufwand liegt nicht in der Technik, sondern in der inhaltlichen Klärung: Welche Gesellschaften gehören in die Berichtsgrenze, wer liefert welche Daten, und wer entscheidet über die Wesentlichkeit. Planen Sie dafür Zeit ein, bevor die ersten Werte erfasst werden.
Drei Fehler, die den Umstieg unnötig schwer machen
Mit den Kennzahlen beginnen. Wer zuerst Daten zu allen Themen sammelt, erhebt vieles, was nach der Wesentlichkeitsanalyse nicht berichtet werden muss. Die Analyse steht am Anfang, weil sie den Umfang bestimmt.
Die Begründung später nachtragen wollen. Ein Thema als nicht wesentlich einzustufen, ist eine Entscheidung, die geprüft wird. Halten Sie die Begründung fest, wenn die Entscheidung fällt – nicht erst, wenn jemand danach fragt.
Alles bei einer Person lassen. Wenn weiterhin eine einzelne Person sämtliche Zahlen einsammelt und überträgt, verlagert sich das Problem nur in eine andere Oberfläche. Die Daten gehören dorthin, wo sie entstehen: Fuhrpark, Facility Management, Personal, Einkauf.
Woran Sie erkennen, dass es Zeit ist
Excel-Vorlagen sind für einen ersten Überblick kein Fehler. Zum Risiko werden sie, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
- Kunden, Banken oder die eigene Berichtspflicht verlangen regelmäßig ESG-Daten.
- Mehr als zwei Fachbereiche liefern Daten zu.
- Sie können nicht belegen, warum ein Thema als nicht wesentlich gilt.
- Die CO₂-Bilanz lässt sich nicht bis zum Faktor und zur Rechnung zurückverfolgen.
- Mehrere Gesellschaften oder Standorte gehören in die Berichtsgrenze.
Trifft davon nichts zu, reichen die Vorlagen vorerst. Trifft davon zwei oder mehr zu, arbeiten sie bereits gegen Sie.
FAQ
Häufige Fragen zu ESG-Reporting-Software
preeco | nachhaltigkeit führt in jedem der zehn ESRS-Themenstandards eine eigene doppelte Wesentlichkeitsanalyse nach demselben Verfahren. Jeder Sachverhalt wird auf der Auswirkungs- und der finanziellen Seite bewertet, das Ergebnis gegen die Wesentlichkeitsschwelle des Berichtszeitraums berechnet. Eine optionale KI-Funktion schlägt Auswirkungen, Risiken und Chancen vor; jeder Vorschlag wird vor der Übernahme geprüft.
Grundlage ist das GHG Protocol mit Scope 1 (direkte Emissionen), Scope 2 (eingekaufte Energie) und Scope 3 (Wertschöpfungskette, 15 Kategorien). Aktivitätsdaten wie Verbräuche und Fahrleistungen werden mit Emissionsfaktoren in CO₂-Äquivalente umgerechnet. In preeco | nachhaltigkeit führt ein Assistent durch diese Schritte und schlägt passende Faktoren aus hinterlegten Datenbanken vor.
Der VSME ist ein freiwilliger Standard der EFRAG für kleine und mittlere Unternehmen, der auf den ESRS-Datenpunkten aufbaut. preeco | nachhaltigkeit ist auf die CSRD-Berichterstattung nach ESRS ausgelegt und erfasst damit viele Datenpunkte, die auch dem VSME zugrunde liegen, insbesondere im Klimastandard E1. Ob ein eigener VSME-Berichtsexport bereitsteht, klären wir gern in einem Beratungsgespräch.
Vier Punkte sind entscheidend: die Abdeckung aller ESRS-Themenstandards, eine integrierte doppelte Wesentlichkeitsanalyse, die den Berichtsumfang bestimmt, prüffähige Dokumentation mit Aktivitätsverlauf und Begründungen sowie ein Betrieb, der ohne eigene Nachhaltigkeitsabteilung funktioniert. preeco | nachhaltigkeit deckt alle zehn Themenstandards ab und wird in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben.
Mit einer schriftlichen Begründung zum Zeitpunkt der Entscheidung. In preeco | nachhaltigkeit wird ein Unterthema mit Begründung als nicht wesentlich festgehalten. Der Offenlegungsbericht setzt dafür automatisch einen Auslassungsvermerk, der die betroffenen Unterthemen und die zugrunde liegende Wesentlichkeitsentscheidung nennt.
Ihre Wesentlichkeitsanalyse gemeinsam durchgehen
Bringen Sie Ihre bestehenden Tabellen mit. In 30 Minuten zeigen wir, wie Wesentlichkeitsanalyse und CO₂-Bilanz in preeco | nachhaltigkeit aufgebaut werden.