So läuft es heute in vielen Unternehmen
Die Nachhaltigkeitsberichterstattung beginnt selten mit einer Software. Sie beginnt mit einer Tabelle. Im Controlling entsteht „ESG-Kennzahlen_2025.xlsx" mit Reitern für Energie, Emissionen, Personal und Abfall. Jede Abteilung trägt ihre Zahlen ein: die Fuhrparkverwaltung per E-Mail, das Facility-Management als Foto der Zählerstände, der Einkauf als Export aus dem Warenwirtschaftssystem. Wer welche Zahl wann geliefert hat, steht im Sammelpostfach „Nachhaltigkeit", nicht in der Datei. Fehlt ein Wert, wird der des Vorjahres übernommen und gelb markiert.
Die CO₂-Bilanz liegt daneben in einer eigenen Arbeitsmappe, „CO2-Bilanz_2025_final_v3.xlsx". Die Emissionsfaktoren stammen aus einer Liste, die vor zwei Jahren jemand heruntergeladen hat; welche Ausgabe es war, weiß heute niemand mehr genau. Scope 1 und 2 sind vollständig erfasst, Scope 3 umfasst Geschäftsreisen und Pendelwege. Die Angaben zur Belegschaft kommen zusätzlich als PDF aus der Personalabteilung, mit einem Stichtag, der vom Geschäftsjahr abweicht.
Die Wesentlichkeitsanalyse als Workshop
Für die doppelte Wesentlichkeitsanalyse gab es einen halbtägigen Workshop. Geschäftsführung, Einkauf, Personal und Produktion haben Themen auf Karten geschrieben und an eine Wand geheftet. Das Ergebnis steht in „Wesentlichkeitsmatrix_Workshop.pptx": eine Grafik mit zwei Achsen und gut zwanzig Punkten. Warum „Wasser" knapp unter der Schwelle liegt und „Eigene Belegschaft" darüber, steht auf keiner Folie. Die Bewertungen kamen aus dem Eindruck der Runde, nicht aus Daten, und wer welche Punktzahl vergeben hat, ist nicht dokumentiert. Ein Jahr später kann niemand die Gewichtung wiederholen.
Die Softwareauswahl über Demotermine
Irgendwann fällt die Entscheidung, eine ESG-Reporting-Software einzuführen. Die Auswahl läuft dann oft über Demotermine und eine Liste von Funktionen, die irgendwo als wichtig galten. Ob das Unternehmen nach ESRS berichten muss, einen freiwilligen Bericht für die Hausbank braucht oder vor allem eine CO₂-Bilanz für Kundenanfragen, wird vorher nicht geklärt. Häufig fragt auch niemand, ob sich eigene Kennzahlen ergänzen lassen und ob festgehalten wird, woher eine Zahl stammt. Bewertet werden Oberflächen, nicht Anforderungen.
Der Moment, in dem es auffällt
Der Anlass kommt meist von außen. Die Wirtschaftsprüferin oder der Wirtschaftsprüfer fragt bei der Vorbereitung der Prüfung, wie die Wesentlichkeitsanalyse zustande gekommen ist: welche Auswirkungen, Risiken und Chancen betrachtet wurden, wer sie bewertet hat und auf welcher Datengrundlage. Oder die Hausbank verlangt Nachhaltigkeitsangaben im Kreditgespräch, und ein Großkunde fragt im selben Monat nach den Emissionen der gelieferten Produkte.
Dann zeigt sich, dass die Zahlen zwar existieren, ihre Herkunft aber nicht. Der Satz „Das hat damals jemand aus dem Controlling zusammengestellt" ist kein Prüfnachweis. Die Matrix auf der Folie lässt sich nicht erklären, weil die Begründungen nie aufgeschrieben wurden, und eine Software, die nach Demoeindruck ausgewählt wird, beantwortet diese Frage auch nicht.
Die Analyse
Fünf Lücken zwischen Berichtsbedarf, Daten und Software
Sie entstehen, wenn Softwareauswahl, Datenerhebung und Wesentlichkeitsanalyse unabhängig voneinander geplant werden.
Doppelte Wesentlichkeitsanalyse in preeco ansehenKriterien ohne Berichtsbedarf
Wer die Software auswählt, bevor klar ist, ob ein ESRS-Bericht, ein freiwilliger Bericht oder eine CO₂-Bilanz gebraucht wird, bewertet Funktionen ohne Maßstab. Nach der Einführung fehlen dann genau die Angaben, die der Bericht verlangt.
Matrix ohne Begründung
Eine Wesentlichkeitsmatrix aus dem Workshop zeigt Ergebnisse, aber nicht, wie sie entstanden sind. In der Prüfung lässt sich dann nicht belegen, warum ein Thema als nicht wesentlich gilt.
Zahlen ohne Herkunft
Werte werden per E-Mail geliefert und in eine Tabelle kopiert. Ob eine Zahl gemessen, geschätzt oder aus dem Vorjahr übernommen wurde, ist später nicht mehr erkennbar, und jede Rückfrage beginnt von vorn.
CO₂-Bilanz ohne Faktorversion
Emissionsfaktoren aus einer heruntergeladenen Liste haben keine Versionsangabe. Ändert sich die Faktorausgabe, lässt sich nicht mehr nachvollziehen, welche Summe auf welcher Grundlage gerechnet wurde.
Kennzahlen, die nicht mitwachsen
Ein Bericht, der heute freiwillig ist, kann später Pflicht werden oder neue Themen umfassen. Feste Tabellenvorlagen bilden zusätzliche Angaben nur mit Umbau ab, und Vorjahreswerte gehen dabei leicht verloren.
Der Soll-Prozess in sechs Schritten
Die doppelte Wesentlichkeitsanalyse entscheidet, worüber ein Unternehmen nach ESRS berichtet, und damit auch, welche Daten eine Software erheben muss. ESRS 1 beschreibt das Prinzip: Ein Nachhaltigkeitsaspekt ist wesentlich, wenn er aus Sicht der Auswirkungen auf Mensch und Umwelt, aus finanzieller Sicht oder aus beiden Sichten wesentlich ist. Den Ablauf gliedert die Umsetzungshilfe der EFRAG zur Wesentlichkeitsanalyse (Implementation Guidance IG 1) in vier Phasen: den Kontext verstehen, Auswirkungen, Risiken und Chancen (IROs) identifizieren, diese bewerten und die wesentlichen bestimmen sowie darüber berichten. Die folgenden sechs Schritte setzen das um.
1. Kontext klären. Geschäftsmodell, Standorte, Produkte, Wertschöpfungskette und Interessenträger werden beschrieben, bevor bewertet wird. Dazu gehört die Berichtsgrenze: Welche Gesellschaften gehören zur Nachhaltigkeitserklärung? In preeco | nachhaltigkeit hat jeder Berichtszeitraum genau eine CSRD-Berichtsgrenze, und Stakeholder-Gruppen stehen in einem gemeinsamen Register.
2. Schwelle festlegen und begründen. Bevor Punktwerte vergeben werden, steht fest, ab wann ein Sachverhalt wesentlich ist, getrennt für Auswirkungen und finanzielle Effekte. Die Schwelle wird schriftlich begründet; in preeco gilt bis zur Festlegung der Standardwert von 12,5 auf einer Skala von 0 bis 25.
3. Themen auswählen und IROs sammeln. Ausgangspunkt sind die zehn Themenstandards E1 bis E5, S1 bis S4 und G1 mit ihren Unterthemenbereichen. Je Thema werden tatsächliche und potenzielle Auswirkungen, Risiken und Chancen erfasst. Die KI in preeco schlägt bis zu zehn IROs aus bereits erfassten Daten vor, jeweils mit Quelle; übernommen wird nur, was Sie bestätigen.
4. Beide Seiten bewerten. Die Auswirkungsseite ergibt sich aus Ausmaß, Umfang und Unabänderlichkeit, bei potenziellen Auswirkungen zusätzlich aus der Wahrscheinlichkeit. Die finanzielle Seite ergibt sich aus Größenordnung und Wahrscheinlichkeit. Jede Seite wird über Punktwerte bewertet oder mit schriftlicher Begründung entschieden; Stakeholder-Einbindungen hängen direkt am jeweiligen IRO.
5. Unterthemenbereiche entscheiden. Ein Unterthemenbereich ist wesentlich, sobald einer seiner IROs wesentlich ist. Bereiche, die erkennbar nicht zutreffen, werden nur mit Begründung als nicht wesentlich eingestuft. Diese Begründung braucht der Bericht später, um die Auslassung nach ESRS 2 IRO-2 zu erklären.
6. Prüfen, aktivieren, berichten. Eine Vollständigkeitsprüfung listet, was noch fehlt. Mit der Aktivierung werden die Bewertungen gesperrt, und die Angaben der wesentlichen Unterthemenbereiche schalten sich in den Erfassungsmodulen und Berichtsgeneratoren ein. Jede Änderung steht im Aktivitätsverlauf, mit Person, Zeitpunkt sowie Vorher- und Nachher-Wert.
ESG-Reporting-Software auswählen: Kriterien aus dem Berichtsbedarf
Die Auswahl beginnt mit dem Bericht, der entstehen soll. Ein freiwilliger Bericht nach dem VSME-Standard der EFRAG für kleine und mittlere Unternehmen kommt ohne doppelte Wesentlichkeitsanalyse aus. Eine CO₂-Bilanz für Kundenanfragen braucht in der Regel Scope 1 bis 3 mit nachvollziehbaren Emissionsfaktoren. Ein Bericht nach ESRS setzt die Wesentlichkeitsanalyse voraus. Daraus folgen die Kriterien: abgedeckter Standard, Unternehmensgröße, Datenquellen, ergänzbare Kennzahlen und dokumentierte Datenerhebung. preeco | nachhaltigkeit ist auf CSRD und ESRS ausgelegt, ohne eigenen VSME-Berichtsgenerator; Energie- und Emissionsdatensätze tragen Datenqualität und Verifizierungsstatus.
Vorher und nachher im direkten Vergleich
| Kriterium | Vorher: Tabellen und Workshop | Nachher: strukturierte Analyse in preeco |
|---|---|---|
| Softwareauswahl | Nach Demoeindruck | Nach Berichtsstandard und Datenbedarf |
| Wesentlichkeit | Matrix auf einer Folie | IROs mit Bewertung beider Seiten und Begründung |
| Schwelle | Nicht festgelegt | Je Berichtszeitraum festgelegt und begründet |
| Datenherkunft | Im E-Mail-Postfach | Datenqualität und Verifizierungsstatus je Datensatz |
| Emissionsfaktoren | Liste ohne Versionsangabe | Versionierte Faktorausgaben je Datensatz |
| Nicht wesentliche Themen | Stillschweigend weggelassen | Begründete Auslassung im Bericht |
| Zusammenarbeit | Workshop einmal im Jahr | Stakeholder-Einbindungen am IRO |
| Nachweis | „Hat damals jemand zusammengestellt" | Aktivitätsverlauf mit Vorher- und Nachher-Werten |
In der Praxis
So sieht das in preeco | nachhaltigkeit aus
Die drei Bausteine, mit denen Wesentlichkeitsanalyse, Daten und Bericht zusammenhängen.
Doppelte Wesentlichkeitsanalyse
IROs für alle zehn Themenstandards, Bewertung beider Seiten gegen eine begründete Schwelle, Stakeholder-Einbindungen am IRO und eine Aktivierung, die die Angaben der wesentlichen Unterthemenbereiche einschaltet.
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CO₂-Bilanz über Scope 1 bis 3
Scope 1, Scope 2 standort- und marktbasiert und alle 15 Scope-3-Kategorien, versionierte Faktorausgaben je Datensatz, Datenqualität und Verifizierungsstatus sowie Lieferantendaten über ein Portal.
Offenlegungsberichte nach ESRS
Ein Berichtsgenerator je Themenstandard, Datentabellen direkt aus den Erfassungsmodulen, begründete Auslassungen für nicht wesentliche Unterthemenbereiche und eine Prüfsumme, die nachträgliche Änderungen an finalisierten Berichten erkennt.
Was der Umstieg praktisch bedeutet
Die vorhandene Arbeit ist nicht verloren. Die Themen aus dem Workshop sind ein brauchbarer Ausgangspunkt für die IRO-Liste, die Kennzahlentabelle zeigt, welche Daten im Haus bereits erhoben werden. Auch die bisherige CO₂-Bilanz bleibt nützlich, denn ihre Aktivitätsdaten sind die Grundlage für die Datensätze im neuen Berichtszeitraum. Neu ist, dass jede Bewertung eine Begründung bekommt und jede Zahl eine Herkunft.
Klären Sie vor der Softwareauswahl, welcher Bericht in den nächsten zwei bis drei Jahren gebraucht wird und wer welche Daten liefert. Legen Sie fest, wer die Wesentlichkeitsanalyse verantwortet und welche Fachbereiche die Auswirkungen und finanziellen Effekte bewerten. Die Nachhaltigkeitsverantwortlichen moderieren und prüfen, statt jede Zahl selbst einzusammeln.
Beginnen Sie mit den Themen, bei denen Wesentlichkeit wahrscheinlich ist, etwa Klimawandel und eigene Belegschaft. Jedes Thema lässt sich in preeco | nachhaltigkeit einzeln aktivieren; die übrigen bleiben im Entwurf, bis ihre Daten vorliegen.
Drei Fehler, die die Wesentlichkeitsanalyse angreifbar machen
Die Matrix vor den Daten erstellen. Wer zuerst Punkte in eine Grafik setzt und die Begründung später sucht, kann das Ergebnis nicht erklären. Erst Auswirkungen, Risiken und Chancen beschreiben, dann bewerten.
Nicht wesentliche Themen ohne Begründung streichen. Der Bericht muss erklären, warum ein Thema fehlt. Eine Begründung, die erst bei der Prüfung formuliert wird, überzeugt selten.
Die Software nach Funktionslisten auswählen. Eine lange Liste sagt nichts darüber, ob die Angaben Ihres Berichts abgedeckt sind. Prüfen Sie im Termin mit eigenen Daten, wie eine Kennzahl entsteht und wo ihre Herkunft steht.
Woran Sie erkennen, dass es Zeit ist
- Ihre Wesentlichkeitsmatrix besteht aus einer Folie ohne schriftliche Begründungen.
- Sie können nicht sagen, wer eine Kennzahl wann aus welcher Quelle geliefert hat.
- Die Emissionsfaktoren Ihrer CO₂-Bilanz haben keine Versions- oder Quellenangabe.
- Hausbank, Kunden oder Wirtschaftsprüfung fragen nach Nachhaltigkeitsangaben, die Sie erst zusammensuchen müssen.
- Die Softwareauswahl steht an, aber der Berichtsbedarf ist noch nicht geklärt.
Wo Ihr Unternehmen insgesamt steht, zeigt der ESG-Check in fünf Minuten, mit Ampel je Dimension.
FAQ
Häufige Fragen zu ESG-Reporting-Software und Wesentlichkeitsanalyse
Nach dem Bericht, den Sie erstellen müssen oder wollen: ESRS-Bericht, freiwilliger Bericht nach VSME oder CO₂-Bilanz. Daraus folgen die Kriterien: abgedeckter Standard, Unternehmensgröße und Gesellschaftsstruktur, Datenquellen und Schnittstellen, die Möglichkeit, Kennzahlen zu ergänzen, und eine Dokumentation, wer welche Zahl wann aus welcher Quelle erfasst hat.
Nicht zwingend. Der VSME-Standard der EFRAG richtet sich an nicht kapitalmarktorientierte kleine und mittlere Unternehmen und besteht aus einem Basismodul und einem umfassenden Modul. Für wenige Kennzahlen kann eine strukturierte Vorlage genügen. preeco | nachhaltigkeit ist auf die Berichterstattung nach CSRD und ESRS ausgelegt und enthält keinen eigenen VSME-Berichtsgenerator.
Eine Software für die CO₂-Bilanz sollte Scope 1, Scope 2 standort- und marktbasiert sowie die relevanten Scope-3-Kategorien abbilden und festhalten, mit welchem Emissionsfaktor jeder Wert berechnet wurde. In preeco | nachhaltigkeit behält jeder Datensatz die Faktorausgabe, mit der er berechnet wurde, und der Klimabericht nach ESRS E1 übernimmt die Werte direkt aus den Emissionsdatensätzen.
Kontext und Berichtsgrenze klären, die Wesentlichkeitsschwelle festlegen, je Thema Auswirkungen, Risiken und Chancen sammeln, beide Seiten bewerten, die Unterthemenbereiche entscheiden und die Analyse nach einer Vollständigkeitsprüfung abschließen. Den Rahmen geben ESRS 1 und die Umsetzungshilfe IG 1 der EFRAG zur Wesentlichkeitsanalyse vor.
Halten Sie zu jedem IRO fest, aus welcher Quelle er stammt, wer ihn bewertet hat und mit welcher Begründung. Stakeholder-Einbindungen gehören direkt an den betroffenen Sachverhalt. In preeco | nachhaltigkeit nennen KI-Vorschläge die Datensätze, aus denen sie stammen, und der Aktivitätsverlauf protokolliert jede Änderung mit Person, Zeitpunkt sowie Vorher- und Nachher-Wert.
Ihre Wesentlichkeitsanalyse gemeinsam durchgehen
Bringen Sie Ihre bisherige Matrix, die Kennzahlentabelle oder die Anforderungen Ihrer Hausbank mit. In 30 Minuten zeigen wir, wie daraus in preeco | nachhaltigkeit eine nachvollziehbare Analyse wird.