ESRS S1 Eigene Belegschaft
Das umfangreichste Sozialmodul der ESRS: von der doppelten Wesentlichkeitsanalyse über Belegschaftsdemografie, Entgelt- und Arbeitszeitkennzahlen bis zu Arbeitssicherheit, Vielfalt und sozialem Dialog. Kennzahlen wie TRIR, LTIFR und die Tarifbindungsquote berechnet das System automatisch aus den erfassten Daten — prüfungssicher dokumentiert für die externe Assurance.
ESRS S1 Own Workforce
Zehn Bereiche, eine durchgängige Datenbasis
Das S1-Modul deckt alle Offenlegungspflichten zur eigenen Belegschaft ab — von der Wesentlichkeitsanalyse und den demografischen Grunddaten über Arbeitsbedingungen, Gesundheit und Sicherheit, Weiterbildung, Vielfalt und sozialen Dialog bis zu Richtlinien, Zielen und bestätigten Vorfällen. Die Bereiche greifen ineinander: Bezugsgrößen und Ist-Werte werden zwischen den Domänen automatisch übernommen, statt sie mehrfach zu pflegen. Ausgerichtet auf die geänderte Fassung von ESRS S1: Jede Belegschaftskennzahl erfasst Methodik, Datenquelle und wesentliche Veränderung gegenüber der Vorperiode; Datenpunkte mit Erleichterung bis 2027 werden als „bis 2027 nicht erforderlich" ausgewiesen statt als Lücke.
Doppelte Wesentlichkeitsanalyse
Sechs Unterthemenbereiche – Arbeitsbedingungen und sozialer Schutz, sozialer Dialog und Tarifverhandlungen, Gesundheit und Sicherheit, Aus- und Weiterbildung, Vielfalt und Gleichbehandlung sowie sonstige arbeitsbezogene Menschenrechte. Jede Auswirkung und das Risiko oder die Chance daraus sind ein IRO, bewertet von beiden Seiten – Wirkung auf Mensch und Umwelt sowie finanzielle Wirkung – per Punktwert gegen die Wesentlichkeitsschwelle des Berichtszeitraums (Standard 12,5 von 25) oder mit schriftlicher Begründung. „IROs mit KI entdecken“ schlägt Einträge aus Ihren eigenen Daten vor, bewertet aber nicht. Unterthemenbereiche, die erkennbar nicht zutreffen, stufen Sie mit Begründung als nicht wesentlich ein. Wesentlichkeitsmatrix mit Grafikexport, Vollständigkeitsprüfung und Aktivierung, die die Angaben der wesentlichen Bereiche einschaltet, gehören dazu; Voraussetzung ist eine finalisierte CSRD-Berichtsgrenze. Je IRO halten Sie fest, ob Nicht-Arbeitnehmer wie Selbstständige oder Leiharbeitskräfte betroffen sind, und kennzeichnen Zwangs- oder Kinderarbeit mit den Betriebsarten oder Ländern erhöhten Risikos. Bei potenziellen negativen Menschenrechtsauswirkungen zählt der Schweregrad allein.
Demografische Daten zur Belegschaft
Periodenbezogene Momentaufnahmen führen Stichtags- und Durchschnittsbestand, Geschlechterverteilung einschließlich der Kategorie „nicht angegeben", Länderaufschlüsselung, Vertragsart (unbefristet, befristet, ohne garantierte Stunden) und Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit) sowie Eintritte, Austritte und Datenqualität. Nicht-Arbeitnehmer:innen werden mit Arbeitnehmertyp, Ermittlungsmethodik und Tätigkeitsbeschreibung erfasst. Die Fluktuation wird automatisch berechnet, eine Überschreibung ist begründungspflichtig, und zwölf Konsistenzregeln prüfen, dass Geschlechter-, Länder-, Vertrags- und Beschäftigungsartsummen jeweils dem Gesamtbestand entsprechen. Ein Vollständigkeitsscore je Angabepflicht mit konfigurierbarer Schwelle ergänzt Import und Exporte als XLSX, CSV und PDF.
Arbeitsbedingungen
Entgeltbewertungen vergleichen das niedrigste Entgelt gegen einen existenzsichernden Referenzwert, normalisiert auf ein Monatsbrutto, mit Einstufung als konform oder nicht konform sowie absoluter und prozentualer Lücke. Der mitgelieferte Referenzdatenbestand ist nach Land, Stadt-/Landgebiet, Haushaltsszenario und Datenjahr differenziert und wird tagesaktuell über den Referenzkurs der Europäischen Zentralbank umgerechnet; gesetzliche Mindestlohnschwellen für sieben Jurisdiktionen heben den Referenzwert an, sofern er darunter läge. Sozialschutz wird über fünf Lebensereignisse mit je drei Abdeckungsstufen und Pflichtbeschreibung bei unvollständiger Abdeckung dokumentiert, dazu Arbeitszeitkennzahlen von Überstunden über Remote- und Hybridanteil bis zur Rückkehrquote nach Elternzeit. Entgeltbeträge sind verschlüsselt gespeichert, bei kleinen Geschlechtergruppen erscheint ein Datenschutzhinweis.
Gesundheit und Sicherheit
Vorfälle werden mit Art (Verletzung, Erkrankung, Todesfall, Verletzung mit schwerwiegenden Folgen), Schweregrad, Arbeitnehmertyp und Meldepflichtigkeit erfasst. Drei Kennzahlen berechnet das System automatisch, jeweils bezogen auf eine Million geleisteter Arbeitsstunden: die Gesamtquote meldepflichtiger Vorfälle (TRIR), die Häufigkeitsquote der Vorfälle mit Ausfallzeit (LTIFR) und die Quote der Verletzungen mit schwerwiegenden Folgen (HCIR) — TRIR und LTIFR zusätzlich getrennt nach Arbeitnehmer:innen und Nicht-Arbeitnehmer:innen. Der Untersuchungsworkflow führt von offen über in Untersuchung bis abgeschlossen, mit Wiedereröffnung unter Angabe eines Grundes; der Abschluss erfordert Ursachenanalyse, Korrekturmaßnahmen und eine Ergebniszusammenfassung. Vorfallfreie Zeiträume lassen sich je Zeitraum und je Einrichtung bestätigen.
Ausbildung und Weiterbildung
Schulungsprogramme werden als Katalog mit Anbietertyp, Themenkategorie, Regeldauer und Pflichtkennzeichnung geführt. Schulungsnachweise erfassen Teilnehmerzahl und Stunden je Teilnehmer:in nach Mitarbeiterkategorie und Geschlecht, die Gesamtstunden berechnet das System automatisch. Daraus entstehen die durchschnittlichen Schulungsstunden je Mitarbeiter:in insgesamt und je Geschlecht sowie die Quote der Leistungsbeurteilungen je Geschlecht — die Bezugsgrößen stammen aus den demografischen Daten. Eine Periodenzusammenfassung mit Methodikhinweis und ein Import mit Vorlage ergänzen das Bild.
Vielfalt und Inklusion
Geschlechterverteilung wird getrennt für die oberste Führungsebene und die Gesamtbelegschaft geführt, die Altersverteilung über drei Bänder (unter 30, 30 bis 50, über 50) — beides auf 100 % geprüft. Angaben zu Behinderungen verlangen Erhebungsmethode und eine verpflichtende Auswahl der datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage (Einwilligung, arbeitsrechtliche Verpflichtung, Betriebsvereinbarung, sonstige); diese Daten sind ausschließlich für Administratoren les- und schreibbar, Änderungen werden mit der Rolle der verursachenden Person protokolliert. Das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle wird im Mittelwert automatisch aus den durchschnittlichen Stundensätzen berechnet, Median und Kategorienaufschlüsselungen manuell erfasst; das Verhältnis der Vorstandsvergütung zum Median ist Pflichtangabe, optional kaufkraftbereinigt. Haben weniger als zehn Beschäftigte eine Behinderung offengelegt, erscheint ein Hinweis zu kleinen Fallzahlen.
Sozialer Dialog
Arbeitnehmervertretungen werden vom Betriebsrat über Gewerkschaftsvertretung, gemeinsamen Konsultationsausschuss und Arbeitsschutzausschuss bis zu Europäischem Betriebsrat, SE- und SCE-Betriebsrat abgebildet. Die Tarifbindungsquote berechnet das System automatisch aus den erfassten aktiven Tarifverträgen und dem Gesamtbestand — mit manueller Übersteuerung und Plausibilitätswarnung bei Mehrfachzählung. Weitere Kennzahlen entstehen automatisch: Abdeckung des sozialen Dialogs im Europäischen Wirtschaftsraum, Vertretungsabdeckung je Betriebsstätte sowie Anzahl aktiver Vereinbarungen und Betriebsräte. Konsultationsprozesse werden mit Thema, Prozessart (Information, Konsultation, Verhandlung, Mitbestimmung), Zeitpunkten, Ergebnisart und Verweis auf einen Tarifvertrag dokumentiert.
Richtlinien, Beteiligung und Beschwerdeverfahren
Belegschaftsrichtlinien werden mit neun Richtlinientypen, Geltungsbereich, Verantwortlichem, Überprüfungsdaten und Ablösekette geführt, ergänzt um Kennzeichen zu den ILO-Kernübereinkommen, zur Menschenrechtsabdeckung, zu Diskriminierung und geschützten Merkmalen sowie zur Unfallverhütung. Beteiligungskanäle erfassen Art, Abdeckung, Themen, Frequenz, Einbindung der Arbeitnehmervertretung, globale Rahmenvereinbarungen, den Einfluss auf Entscheidungen mit Pflichtbeschreibung, eine Wirksamkeitsbewertung und Maßnahmen für vulnerable Gruppen. Beschwerdekanäle verlangen neben Art, Betreiber und Zugänglichkeit einschließlich anonymer Meldungen eine verpflichtende Prozessbeschreibung und eine verpflichtende Beschreibung des Schutzes vor Repressalien.
Ziele und Maßnahmen
Ziele werden mit Zweck, Zeithorizont, Kennzahlendefinition, Basis- und Zielwerten, verpflichtender Angabe zur Einbindung der Belegschaft in die Zielsetzung und Angaben zur unabhängigen Überprüfung erfasst. Ist-Werte übernimmt das System automatisch aus zehn Kennzahlenquellen über sechs S1-Bereiche hinweg — darunter Beschäftigtenzahl, Sozialschutzabdeckung, TRIR, LTIFR, durchschnittliche Schulungsstunden, Frauenanteil im oberen Management, Entgeltgefälle und Tarifbindungsquote —, sobald ein Berichtszeitraum geschlossen wird und die Quelldomäne einen Wert liefert. Maßnahmen tragen Typ, Zeitplan, erwartetes und tatsächliches Ergebnis, Ressourcen sowie die Kennzeichnung, ob negative Auswirkungen adressiert und Abhilfe geleistet wird. Governance-Narrative zu Auswahlverfahren und Schadensvermeidung, eine verpflichtende Unterthemenzuordnung und die Erklärung zum Verzicht auf Ziele runden das Modul ab.
Vorfälle und Beschwerden
Je Organisation der Berichtsgrenze entsteht eine Periodenzusammenfassung mit untergeordneten bestätigten Vorfällen. Erfasst werden Feststellungsdatum, Vorfallart (Diskriminierung einschließlich Belästigung oder sonstiger Menschenrechtsvorfall), Diskriminierungsgrund, Bestätigungsstatus und -grundlage, Quelle der Bestätigung, Arbeitnehmertyp und Beschreibung, dazu Bußgelder, Strafen und Entschädigungen mit Abstimmungshinweis zum Jahresabschluss. Kennzahlen werden über alle Organisationen der Berichtsgrenze konsolidiert. Eine Anonymisierungsfunktion für Administratoren überschreibt Beschreibung, Bestätigungsgrundlage und Notizen, während der Datensatz erhalten bleibt — die Zählung ändert sich also nicht, und Löschersuchen nach der Datenschutz-Grundverordnung lassen sich dennoch erfüllen.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Nein. Demografische Daten, Arbeitsbedingungen, Aus- und Weiterbildung sowie Abdeckungsdatensätze zu Gesundheit und Sicherheit lassen sich über Vorlagen mit zeilenweiser Validierung importieren, inklusive Referenzblatt der zulässigen Werte und Konfliktbehandlung. Über die REST-Schnittstelle können Sie außerdem HR-Systeme anbinden, sobald sie für Ihr Team freigeschaltet ist.
Aus Vorfällen und geleisteten Arbeitsstunden berechnet die Software drei Quoten je eine Million Arbeitsstunden: die Gesamtquote meldepflichtiger Vorfälle (TRIR), die Häufigkeitsquote der Vorfälle mit Ausfallzeit (LTIFR) und die Quote der Verletzungen mit schwerwiegenden Folgen (HCIR). TRIR und LTIFR werden zusätzlich nach Arbeitnehmer:innen und Nicht-Arbeitnehmer:innen getrennt.
Entgeltbewertungen vergleichen das niedrigste Entgelt mit einem existenzsichernden Referenzwert, normalisiert auf ein Monatsbrutto, und weisen konform oder nicht konform samt absoluter und prozentualer Lücke aus. Der Referenzdatenbestand ist mitgeliefert und nach Land, Stadt- oder Landgebiet und Haushaltsszenario differenziert; gesetzliche Mindestlöhne für sieben Jurisdiktionen heben den Referenzwert an, wo er darunter läge.
Entgeltbeträge werden verschlüsselt gespeichert. Angaben zu Behinderungen verlangen die dokumentierte Auswahl einer Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO und sind ausschließlich für Administrator:innen les- und schreibbar. Bei kleinen Gesamtbeständen oder Geschlechtergruppen erscheint ein Datenschutzhinweis. Für Löschersuchen lassen sich Vorfälle anonymisieren, ohne die berichtsrelevante Zählung zu verändern.
Ja. Ziele können ihre Ist-Werte aus zehn Kennzahlenquellen beziehen, darunter Beschäftigtenzahl, TRIR, LTIFR, durchschnittliche Schulungsstunden, Frauenanteil im oberen Management, Entgeltgefälle und Tarifbindungsquote. Die Aktualisierung erfolgt beim Schließen eines Berichtszeitraums, sofern die Quelle einen Wert liefert; ein Fortschrittseintrag kann den Wert auch jederzeit direkt übernehmen.
Die Software berechnet die Quote automatisch aus den erfassten aktiven Tarifverträgen und dem Gesamtbestand; eine manuelle Übersteuerung ist möglich, und bei Verdacht auf Mehrfachzählung erscheint eine Plausibilitätswarnung. Die Quote lässt sich nach Ländern aufschlüsseln. Arbeitnehmervertretungen bis hin zum Europäischen Betriebsrat sowie Konsultationsprozesse dokumentieren Sie im selben Bereich.
Begriffe auf dieser Seite kurz erklärt
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