Halten Sie Regelwerke, Richtlinien und Policies zentral und fortlaufend aktuell. Erfassen und pflegen Sie technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO strukturiert und verknüpfen Sie sie mit Verarbeitungstätigkeiten und Verträgen – ein laufender, nachweispflichtiger Prozess statt einmaliger Dokumentation.
Regelwerke
Verwalten Sie alle Regelwerke, Richtlinien, Policies und Verfahrensanweisungen zentral in preeco | datenschutz – als gelebten Prozess statt als abgelegte Dateien. Halten Sie Datenschutzrichtlinien, IT-Sicherheitsrichtlinien, Löschrichtlinien oder Zugriffsregelungen strukturiert aktuell, mit regelmäßiger Überprüfung und lückenloser Versionshistorie. So bleiben Ihre Regelwerke jederzeit wirksam, auffindbar und nachweisbar. Wie die TOMs lassen sich auch Regelwerke optional KI-gestützt ergänzen und überarbeiten.
TOMs
Dokumentieren Sie TOMs systematisch nach Kategorien wie Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Eingabekontrolle und Verschlüsselung. Die KI-gestützte Inhaltsergänzung unterstützt Sie beim Ausformulieren. Bestehende TOM-Dokumente laden Sie einfach hoch und führen sie strukturiert im System weiter. Verknüpfen Sie TOMs mit den Verarbeitungstätigkeiten, für die sie gelten – jederzeit audit-bereit.
Funktionen
Von der strukturierten Erfassung über die Versionierung bis zum Export – alle Werkzeuge für professionelles Regelwerk- und TOM-Management.
Verknüpfen Sie TOMs mit Verarbeitungstätigkeiten. Das System zeigt automatisch, welche Maßnahmen für welche Verarbeitungen implementiert sind.
Alle Regelwerke und TOMs in filterbaren Übersichten. Status, Verantwortliche, letzte Aktualisierung und Verknüpfungen auf einen Blick.
Bei Freigabe wird automatisch eine unveränderliche Revision (PDF/ZIP bzw. HTML) erstellt. Zwei Revisionen lassen sich visuell vergleichen – Hinzufügungen grün, Entfernungen rot – und über gespeicherte SHA-256-Prüfsummen auf Integrität prüfen. Lückenlose Revisionshistorie für Rechenschaftspflichten nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
Aktivitätenprotokoll, Dateianhänge, Aufgaben, Kommentare, Checklisten und Tags. Die Beobachter-Funktion informiert relevante Personen automatisch.
Export als PDF oder DOCX. Verbundene Dokumente für mandantenübergreifende Standardisierung.
FAQ
Das strukturierte Formular ordnet TOMs nach Kategorien wie Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Eingabekontrolle und Verschlüsselung. Alternativ verwenden Sie eigene Kategorien, wenn Ihre Organisation bereits eine andere Gliederung nutzt. Jede Maßnahme dokumentieren Sie als eigenes Dokument mit Status und Verantwortlichen, sodass sich einzelne Maßnahmen gezielt aktualisieren lassen.
Sie laden vorhandene Dokumente hoch und legen sie an der jeweiligen Maßnahme ab. Von dort führen Sie die Inhalte strukturiert im System weiter, Schritt für Schritt statt in einem großen Umzug. Optional ergänzt und überarbeitet die KI die Inhalte; Sie prüfen die Vorschläge und entscheiden, was übernommen wird. So wird aus einer Sammlung von Dateien eine gepflegte, verknüpfte Dokumentation.
Sie verknüpfen jede Maßnahme mit den Verarbeitungstätigkeiten und Verträgen, für die sie gilt. Verarbeitungstätigkeiten können Schutzmaßnahmen außerdem aus verknüpften Datenverarbeitungssystemen übernehmen. So sehen Sie zu jeder Verarbeitung, welche Maßnahmen umgesetzt sind. Auch die KI-Vorschläge in der Datenschutz-Folgenabschätzung beziehen die verknüpften TOMs ein.
Alle Richtlinien, Policies und Verfahrensanweisungen Ihrer Organisation, zum Beispiel Datenschutzrichtlinien, IT-Sicherheitsrichtlinien, Löschrichtlinien oder Zugriffsregelungen. Mit Wiedervorlagen planen Sie die regelmäßige Überprüfung, Beobachter:innen werden über Änderungen informiert, und Aufgaben, Kommentare und Checklisten halten die Abstimmung im Team am Dokument fest. Wie TOMs lassen sich auch Regelwerke optional mit KI ergänzen und überarbeiten.
Jede Freigabe einer TOM erzeugt automatisch eine unveränderliche Revision. Zwei Revisionen vergleichen Sie visuell, Hinzufügungen grün und Entfernungen rot, und gespeicherte SHA-256-Prüfsummen zeigen, ob eine Revision nachträglich verändert wurde. Der Tab „Aktivitäten“ zeigt zusätzlich, wer wann welche Aktion durchgeführt hat. Das unterstützt Ihre Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
Sie exportieren TOMs und Regelwerke als PDF oder DOCX, gestaltet nach Ihren Dokumenteneinstellungen mit Logo, Schriftart sowie Kopf- und Fußzeile. Übersichtstabellen exportieren Sie als XLSX. Weil die Maßnahmen mit Verarbeitungstätigkeiten und Verträgen verknüpft sind, lässt sich zudem zeigen, für welche Verarbeitungen und Verträge eine Maßnahme gilt.
Wir zeigen Ihnen, wie preeco | datenschutz Ihre Regelwerke und TOMs strukturiert verwaltet.