Verwalten Sie Auftragsverarbeitungsverträge, Einwilligungserklärungen und Vereinbarungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit – strukturiert und rechtssicher. Mit Online-Unterschriften-Workflow für beliebig viele Unterzeichnende je Vertragspartei, Erinnerungen an ausstehende Unterschriften, automatischer Verknüpfung mit Ihren Verarbeitungstätigkeiten und zentraler Subdienstleister-Pflege über alle Verträge hinweg.
Auftragsverarbeitung
Erstellen Sie AVV-Entwürfe einfach aus Textbausteinen. Verträge werden automatisch mit den Datenempfängern und -lieferanten in Ihren Verarbeitungstätigkeiten verknüpft. Online-Unterschriften und Webformulare vereinfachen den Prozess erheblich. Der Vertrag gilt erst als unterzeichnet, wenn alle hinterlegten Personen beider Parteien gezeichnet haben; die Übersicht filtert gezielt nach ausstehenden Unterschriften.
Einwilligungen
Erstellen Sie DSGVO-konforme Einwilligungserklärungen mit allen Pflichtangaben nach Art. 7 und Art. 13/14 DSGVO. Verwalten Sie Widerrufe strukturiert und dokumentieren Sie alles nachvollziehbar. Online-Unterschriften und eine zentrale Übersicht aller Einwilligungen sorgen für Transparenz.
Funktionen
Von der AVV-Erstellung über Einwilligungsmanagement bis zur automatischen Revision – alle Werkzeuge für DSGVO-konformes Vertragsmanagement.
Das System prüft Übereinstimmung von Rolle, Firma, Vorname und Name zwischen Datenempfänger/-lieferant und AVV. Automatische Verknüpfung stellt sicher, dass alle Auftragsverarbeitungen vertraglich abgesichert sind.
Dokumentation von Vereinbarungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit. Der Abschnitt „Vertragsbeziehungen“ zeigt verknüpfte Verarbeitungstätigkeiten, Verarbeitungstätigkeiten im Auftrag und Datenverarbeitungssysteme – Verknüpfungen lassen sich auch von Hand herstellen und wieder lösen und bleiben bei der automatischen Zuordnung erhalten.
Bei Freigabe oder Unterzeichnung wird automatisch eine unveränderliche Revision (PDF/ZIP bzw. HTML) erstellt. Zwei Revisionen lassen sich visuell vergleichen – Hinzufügungen grün, Entfernungen rot – und über gespeicherte SHA-256-Prüfsummen auf Integrität prüfen. Wiedervorlagen erinnern an die Überprüfung Ihrer Verträge.
Alle Verträge und Einwilligungen zentral in filterbaren Übersichten. Status, Vertragspartner und letzte Aktualisierung auf einen Blick.
Vertragstext mit Unterschriften und Zeitstempeln als PDF oder DOCX exportierbar. Vollständige Exportpakete inkl. Anhängen werden als ZIP bereitgestellt.
Erfassen Sie beliebig viele Unterzeichnende je Vertragspartei. Jede unterzeichnende Person erhält einen eigenen Link zum Einsehen und Unterzeichnen; der Vertrag gilt erst als unterzeichnet, wenn alle hinterlegten Personen beider Vertragsparteien gezeichnet haben. Erinnerungen gehen gezielt an ausstehende Unterzeichnende, und die Spalte „Unterschriften“ in der Übersicht lässt sich nach ausstehenden Unterschriften filtern. Auf der Detailseite sehen Sie den Unterschriftenstand je Vertragspartei.
Pflegen Sie die Subunternehmerliste einmal und ersetzen Sie damit die Subunternehmer aller ausgewählten Verträge. Die Mitteilung an die Vertragspartner unterzeichneter Verträge wird aus Vorlagen vorbelegt – mit Platzhaltern für hinzugekommene, entfallene und geänderte Subunternehmer. Vor dem Speichern zeigt eine Zusammenfassung je Vertrag Aufnahme, Wegfall und Änderungen; je Änderung entsteht ein Eintrag im Aktivitätenprotokoll. Verträge, die gerade zur Unterschrift vorliegen oder archiviert sind, bleiben von der Sammelaktualisierung ausgenommen; die Mitteilung erhält je Vertrag einen Anhang mit der für ihn gültigen Subunternehmerliste.
FAQ
Drei Arten: Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Vereinbarungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO und Einwilligungserklärungen nach Art. 7 DSGVO. Für alle drei gibt es filterbare Übersichten, automatische Revisionen bei Freigabe und einen Online-Unterschriften-Workflow für AVV und gemeinsame Verantwortlichkeit. Bestehende Vertragsdokumente laden Sie hoch und legen sie direkt am jeweiligen Vertrag ab.
Im Bearbeiten-Dialog erfassen Sie die Unterzeichnenden je Vertragspartei, beliebig viele auf jeder Seite. Jede Person erhält einen eigenen Link, unter dem sie den Vertrag einsieht und unterzeichnet. Der Vertrag gilt erst als unterzeichnet, wenn alle hinterlegten Personen beider Parteien gezeichnet haben. Erinnerungen gehen gezielt an die noch Ausstehenden, und die Spalte „Unterschriften“ zeigt Ihnen offene Verträge.
Sie pflegen die Subunternehmerliste einmal und wählen die betroffenen Verträge aus; die Liste ersetzt dann die Subunternehmer aller gewählten Verträge. Die Mitteilung an die Partner unterzeichneter Verträge ist aus Vorlagen vorbelegt – Formulierungshilfen, keine Rechtsberatung – und enthält je Vertrag die gültige Liste als Anhang. Vor dem Speichern zeigt eine Zusammenfassung je Vertrag Aufnahme, Wegfall und Änderungen.
Verträge werden automatisch mit den Datenempfängern und -lieferanten in Ihren Verarbeitungstätigkeiten verknüpft; dafür gleicht das System Rolle, Firma, Vorname und Name ab. Der Abschnitt „Vertragsbeziehungen“ zeigt am Vertrag die verbundenen Datenempfänger und Systeme und an der Verarbeitungstätigkeit die Verträge, die ihre Empfänger abdecken. Fehlende Verknüpfungen setzen Sie zusätzlich von Hand.
Den Entwurf erzeugen Sie aus Textbausteinen, die Sie einmal pflegen und für viele Verträge wiederverwenden. Für die Abstimmung holen Sie Feedback vom Vertragspartner ein und passen die Empfängeradresse dafür je Anfrage an. Alternativ schließen Sie AVVs über ein Webformular ab, das Sie in Ihre Website einbinden. Kommentare und Aufgaben halten die Abstimmung im Team am Vertrag fest.
Bei Freigabe oder Unterzeichnung entsteht automatisch eine unveränderliche Revision, die Sie mit früheren Ständen vergleichen und über SHA-256-Prüfsummen auf Integrität prüfen können. Den Vertragstext mit Unterschriften und Zeitstempeln exportieren Sie als PDF oder DOCX; vollständige Exportpakete inklusive Anhängen erhalten Sie als ZIP. Wiedervorlagen erinnern an die regelmäßige Überprüfung Ihrer Verträge.
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