Überprüfung abschließen und Bericht erzeugen

Mit dem Abschluss einer Überprüfung halten Sie fest, wer eine Anforderung wann mit welchem Ergebnis geprüft hat – und erzeugen auf Wunsch direkt den Prüfbericht, den Sie später im Managementreview oder im Audit vorlegen. Dieser Artikel zeigt den Ablauf im ISMS Cockpit.

Voraussetzungen

• Es ist mindestens ein Anforderungskatalog geladen.
• Sie verfügen über die Berechtigung, Anforderungen zu bearbeiten.
• Sie befinden sich in der Detailansicht der Anforderung, die Sie geprüft haben – geöffnet aus dem „ISMS Cockpit“ oder aus der Detailansicht des Anforderungskatalogs.

Schritt für Schritt

1. Klicken Sie in der Detailansicht der Anforderung auf die Aktion zum Abschließen der Überprüfung.
2. Wählen Sie unter „Ergebnis“ das Ergebnis der Überprüfung aus.
3. Wählen Sie unter „Prüfer:in“ die prüfende Person aus. Diese Angabe belegt im Audit die Trennung von Umsetzung und Prüfung.
4. Ergänzen Sie im Feld „Notiz“ die Beobachtungen zur Prüfung.
5. Legen Sie unter „Wiedervorlage“ fest, wann die Anforderung erneut zur Überprüfung ansteht. Bei Fälligkeit erzeugt die Wiedervorlage automatisch eine Aufgabe für den zugewiesenen Benutzer.
6. Aktivieren Sie optional „Bericht erstellen“ und hinterlegen Sie das „Datum des Berichts“ sowie die Feststellungen des Berichts.
7. Klicken Sie auf „Speichern“.

Wo der Bericht anschließend liegt

• Der erzeugte Prüfbericht erscheint in der Detailansicht der Anforderung im Abschnitt „Berichte“.
• Der Vorgang wird in der Aktivitätshistorie der Anforderung protokolliert (Reiter „Aktivitäten“).
• Ein geänderter Bewertungsstand fließt unmittelbar in den Erfüllungsgrad des „ISMS Cockpits“ ein.
• Fällige Wiedervorlagen erscheinen als Aufgaben und im Reiter „Fristen“ des Cockpits.

Tipp aus der Praxis: Setzen Sie die „Wiedervorlage“ konsequent bei jedem Abschluss – sonst bleibt eine geprüfte Anforderung unbemerkt liegen, bis der nächste Auditzyklus sie wieder aufwirft. Die Feststellungen im Bericht sind der Text, den Sie im Managementreview zitieren: Formulieren Sie sie so, dass sie ohne die Detailansicht verständlich sind.