Datenminimierung
Datenminimierung verlangt, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Verarbeitungszwecke notwendige Maß beschränkt sein müssen.
Was Datenminimierung nach der DSGVO bedeutet
Die Datenminimierung ist einer der zentralen Verarbeitungsgrundsätze der Datenschutz-Grundverordnung und in Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO normiert. Danach müssen personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein. Der Grundsatz verlangt damit eine doppelte Prüfung: zum einen, ob überhaupt personenbezogene Daten benötigt werden, und zum anderen, in welchem Umfang. Verarbeitet werden dürfen nur jene Daten, die zur Erreichung des konkret festgelegten Zwecks tatsächlich erforderlich sind; ein bloß möglicher künftiger Nutzen oder ein allgemeines Sammelinteresse rechtfertigt die Erhebung nicht.
Datenminimierung steht in engem Zusammenhang mit den übrigen Grundsätzen des Art. 5 DSGVO, insbesondere der Zweckbindung und der Speicherbegrenzung. Erst wenn der Zweck präzise definiert ist, lässt sich beurteilen, welche Daten erforderlich und damit zulässig sind (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO; nach Erwägungsgrund 39 sollen personenbezogene Daten nur verarbeitet werden, wenn der Zweck nicht in zumutbarer Weise durch andere Mittel erreicht werden kann). Der Grundsatz ist zudem eng mit Art. 25 DSGVO verzahnt: Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Privacy by Design und Privacy by Default) setzen die Datenminimierung technisch und organisatorisch um, etwa durch voreingestellte sparsame Erhebungsmasken, Pseudonymisierung oder Anonymisierung, wo der Zweck es zulässt. Art. 25 Abs. 1 DSGVO nennt die Datenminimierung ausdrücklich als Grundsatz, den solche Maßnahmen wirksam umsetzen sollen, und Art. 25 Abs. 2 DSGVO verlangt, dass durch Voreinstellung nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten verarbeitet werden. Die Pseudonymisierung (Art. 4 Nr. 5 DSGVO) wird in Art. 25 Abs. 1 DSGVO als Beispiel einer solchen Maßnahme genannt; Erwägungsgrund 28 hält fest, dass sie die Risiken für die betroffenen Personen senken kann.
Verantwortliche müssen die Einhaltung der Datenminimierung im Rahmen der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) nachweisen können. In der Praxis bedeutet dies, dass Erhebungsformulare, Datenfelder und Schnittstellen regelmäßig daraufhin zu prüfen sind, ob jedes einzelne Datum noch erforderlich ist, und dass nicht mehr benötigte Daten konsequent gelöscht oder anonymisiert werden. Verstöße gegen den Grundsatz können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit Geldbußen von bis zu 20 Mio. Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, weshalb die Datenminimierung in jedem Verarbeitungsverzeichnis und jeder Datenschutz-Folgenabschätzung kritisch zu bewerten ist.
Datenminimierung mit Software dokumentieren: Verzeichnis, Folgenabschätzung, Datenpannen
In preeco | datenschutz wird die Datenminimierung dort dokumentiert, wo die DSGVO den Nachweis verlangt. Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO wird in einem strukturierten Formular mit Rechtsgrundlagen, Datenkategorien, Empfängerangaben und Löschfristen geführt. So lässt sich für jede Verarbeitung festhalten, welche Daten zu welchem Zweck erforderlich sind und wann sie gelöscht werden. Bestehende Verzeichnisse lassen sich als DOCX oder XLSX importieren.
Datenschutz-Folgenabschätzungen nach Art. 35 DSGVO laufen als geführter Prozess. Die optionale KI schlägt die Einschätzung zur Erforderlichkeit, einen Risikokatalog und Gegenmaßnahmen vor; die Ergebnisse sind Entwürfe, die Entscheidung trifft das Team. Datenschutzverletzungen werden mit den Meldepflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO, den ergriffenen Maßnahmen und einer grafischen Risikokartierung erfasst. Für die Meldungen an die Aufsichtsbehörde, an den Verantwortlichen und an betroffene Personen stehen Meldevorlagen bereit.
Externe Datenschutzbeauftragte betreuen in preeco | datenschutz mehrere Mandanten in einem System. Jeder Mandant hat eigene Einstellungen, Dokumente, Benutzer und Rollen, und der Wechsel zwischen Mandanten erfolgt mit einem Klick.
Rechtliche Grundlage
Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO (i.V.m. Art. 25 DSGVO)
Praxisbeispiel
Ein Online-Händler richtet ein Newsletter-Anmeldeformular ein und plant, neben der E-Mail-Adresse auch Geburtsdatum, vollständige Anschrift und Telefonnummer als Pflichtfelder abzufragen. Der Datenschutzbeauftragte weist darauf hin, dass für den Versand eines Newsletters allein die E-Mail-Adresse erforderlich ist. In Umsetzung der Datenminimierung wird das Formular so umgestaltet, dass nur die E-Mail-Adresse Pflichtfeld bleibt; weitere Angaben entfallen oder werden freiwillig und zweckgebunden erhoben. Damit reduziert das Unternehmen sein Haftungsrisiko aus Schadensersatzansprüchen nach Art. 82 DSGVO und Geldbußen nach Art. 83 Abs. 5 lit. a DSGVO und kann die Erforderlichkeit jedes Feldes im Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert begründen.