Textbausteine: Zugehörigkeitskonflikte erkennen und lösen
Bei preeco | datenschutz und informationssicherheit hängt die Zuordnung von Textbausteinen zu einer Organisation davon ab, wie und wo sie erstellt werden. Legt man einen Textbaustein direkt im Dokument per Enter-Taste an, wird er automatisch der Organisation des Dokuments zugeordnet. Über das Plus-Symbol im Dokument oder unter „Einstellungen > Textbausteine > Neu“ kann die Organisation gezielt ausgewählt werden. Die korrekte Auswahl ist wichtig, damit die richtigen Benutzer:innen Zugriff erhalten und eine klare Struktur gewährleistet ist. Bei Zugehörigkeitskonflikten können Administrator:innen die Zuordnung in der Bearbeiten-Ansicht ändern.
Bitte beachten Sie: Die Zugehörigkeit eines Textbausteins zu einer bestimmten Organisation hängt davon ab, wie und wo Sie den Textbaustein anlegen. Dies kann dazu führen, dass einige Benutzer:innen bestimmte Textbausteine nicht sehen oder verwenden können.
Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, einen Textbaustein zu erstellen, und davon ist die Zugehörigkeit abhängig.:
Wenn Sie einen Textbaustein direkt im Dokument durch Eingabe eines Textes und Drücken der Enter-Taste anlegen, wird dieser automatisch der Organisation zugeordnet, zu der das aktuelle Dokument gehört. Nutzen Sie hingegen das Plus-Symbol im Dokument, werden Sie explizit gefragt, welcher Organisation der neue Textbaustein zugeordnet werden soll, und können die Zugehörigkeit individuell festlegen. Auch bei der Erstellung eines Textbausteins unter "Einstellungen > Textbausteine > Neu" wählen Sie die gewünschte selbst Organisation aus.
Achten Sie daher bei der Erstellung von Textbausteinen stets darauf, die richtige Organisation auszuwählen. So stellen Sie sicher, dass die gewünschten Benutzer:innen Zugriff auf die passenden Textbausteine haben und sorgen für eine klare Struktur sowie Sicherheit bei der Nutzung.
Sollten Sie im Nachgang feststellen, dass ein Zugehörigkeitskonflikt vorliegt, wenden Sie sich bitte an Ihre Administrator:innen.
Administrator:innen können in der Bearbeiten-Ansicht auf das jeweilige Bleistift-Symbol klicken, um die Zugehörigkeit des Textbausteins einzusehen und bei Bedarf zu verändern.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.