Seiten, Fragen und Aktionen in einem Datenerfassungs-Workflow konfigurieren
In einem Datenerfassungs-Workflow lassen sich Seiten und Fragen mit Bedingungslogik steuern. Bei Einfach- und Mehrfachauswahl-Fragen können Antworten mit einer oder mehreren Aktionen verknüpft werden, zum Beispiel das automatische Erstellen oder Verbinden von Dokumenten oder das Anlegen einer Aufgabe.
Innerhalb eines Datenerfassungs-Workflows definieren Sie den inhaltlichen Aufbau über Seiten und Fragen. Beide Ebenen unterstützen eine Bedingungslogik, mit der Sie steuern können, wann bestimmte Inhalte angezeigt werden.
Seiten hinzufügen
Über "Neue Seite hinzufügen" legen Sie einzelne Seiten innerhalb des Workflows an. Für jede Seite können Sie festlegen, ob diese standardmäßig eingeblendet werden soll oder nur unter bestimmten Bedingungen. Wählen Sie dazu die Option "Einblenden wenn" oder "Ausblenden wenn" aus. Es öffnet sich ein Fenster zur Bedingungslogik, in dem Sie über "Neu" einzelne Bedingungen anlegen. Jede Bedingung besteht aus den Feldern "Frage", "Vergleich" und "Wert". Sie legen außerdem fest, ob alle oder mindestens eine Bedingung erfüllt sein muss.
Fragen hinzufügen
Innerhalb jeder Seite fügen Sie über "Neue Frage hinzufügen" einzelne Fragen hinzu. Zu jeder Frage lässt sich ein optionaler Hinweistext hinterlegen. Für jede Frage wählen Sie einen der folgenden Antwort-Typen aus: Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Texteingabe oder Datei-Upload. Auch für Fragen steht dieselbe Bedingungslogik wie für Seiten zur Verfügung.
Antworten und Aktionen
Bei den Antwort-Typen "Einfachauswahl" und "Mehrfachauswahl" steht der Abschnitt "Antworten und Aktionen" zur Verfügung. Hier definieren Sie die Antwortoptionen und optional zugehörige Folgeaktionen. Über "Neu" können Sie entweder eine neue Antwort oder eine Aktion hinzufügen. Wichtig: Eine Aktion kann nur in Verbindung mit einer bereits angelegten Antwort hinzugefügt werden und wird dieser direkt untergeordnet. Es ist möglich, einer Antwort mehrere Aktionen zuzuweisen, sodass bei Auswahl einer bestimmten Antwort mehrere Folgeaktionen gleichzeitig ausgelöst werden können.
Beim Hinzufügen einer Aktion vergeben Sie eine Bezeichnung und optional einen Hinweistext. Anschließend wählen Sie den gewünschten Aktions-Typ aus. Folgende Aktions-Typen stehen zur Verfügung:
- Neues Dokument mit Bezeichnung vom Typ X erstellen
- Musterdokumente laden
- Dokument duplizieren
- Dokument verbinden
- Laden von Datenerfassungs-Formularen
- Aufgabe erstellen
Auf diese Weise lässt sich direkt aus einer Antwort heraus eine weiterführende Aktion im System anstoßen, beispielsweise das automatische Anlegen eines Datenverarbeitungssystems, wenn eine bestimmte Frage mit "Ja" beantwortet wird.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.