Kontakte verwalten
In preeco | datenschutz können Kontakte manuell angelegt oder per Excel-Import hinzugefügt werden. Bei der Bearbeitung bestehender Kontakte lässt sich über eine Checkbox steuern, ob Änderungen automatisch in allen verknüpften Dokumenten übernommen werden. Das Löschen von Kontakten entfernt diese aus der Kontaktliste, während sie in bestehenden Dokumenten erhalten bleiben – alternativ können Kontakte durch andere ersetzt werden, wodurch alle Verknüpfungen automatisch aktualisiert werden.
Kontakte finden Sie unter "Zusammenarbeit > Kontakte". Hier haben Sie eine zentrale Übersicht aller gespeicherten Kontakte.
Kontakte hinzufügen
Sie können Kontakte manuell unter "Zusammenarbeit > Kontakte > Neu > Kontakt erstellen" anlegen. Alternativ lassen sich mehrere Kontakte gleichzeitig aus einer Excel-Liste importieren. Nutzen Sie dafür "Zusammenarbeit > Kontakte > Neu > Aus XLSX importieren".
Kontakte bearbeiten
Um einen bestehenden Kontakt zu ändern, öffnen Sie diesen unter "Zusammenarbeit > Kontakte" und klicken auf "Aktionen > Bearbeiten". Unter dem Abschnitt "Verwendung" finden Sie die Checkbox "Dokumente aktualisieren?". Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden alle Änderungen am Kontakt automatisch in allen bereits bestehenden Dokumenten übernommen, in denen dieser Kontakt verwendet wird. Ohne Aktivierung gelten die Änderungen nur für den Kontakt selbst, während bestehende Dokumente unverändert bleiben.
Kontakte löschen
Um einen einzelnen Kontakt zu löschen, gehen Sie zu "Zusammenarbeit > Kontakte", wählen den gewünschten Kontakt aus und klicken auf "Aktionen > Löschen". Der Kontakt wird aus der Kontaktliste entfernt, bleibt aber in allen bereits bestehenden Dokumenten weiterhin vermerkt.
Unter "Aktionen > Ersetzen und Löschen" können Sie einen Kontakt löschen und gleichzeitig durch einen anderen bestehenden Kontakt ersetzen. Dies ist besonders hilfreich, wenn ein Kontakt doppelt angelegt wurde, ein Ansprechpartner:in gewechselt hat oder Kontaktdaten konsolidiert werden sollen. Nach Auswahl dieser Option wählen Sie einen Ersatzkontakt aus. Alle Dokumente, die den alten Kontakt verwenden, werden dann automatisch mit dem neuen Kontakt verknüpft. Wenn Sie mehrere Kontakte gleichzeitig löschen möchten, öffnen Sie die Übersichtstabelle unter "Zusammenarbeit > Kontakte", markieren die gewünschten Kontakte und wählen "Aktionen > Löschen".
Bitte beachten Sie, dass gelöschte Kontakte in bereits bestehenden Dokumenten weiterhin vermerkt bleiben. Nur der Eintrag in der Kontaktliste wird entfernt.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.