Datenerfassungs-Formulare nutzen
Unter "Zusammenarbeit > Datenerfassungs-Formulare" erstellen und verwalten berechtigte Benutzer:innen Datenerfassungen basierend auf Workflows. Formulare können intern zugewiesen oder per E-Mail an externe Personen versendet werden. Erst mit der Freigabe werden die im Workflow hinterlegten Aktionen ausgelöst, wobei der Fortschritt und die erstellten Dokumente detailliert im Formular nachvollziehbar sind.
Unter "Zusammenarbeit > Datenerfassungs-Formulare" verwalten Sie Ihre Datenerfassungen. Ein Datenerfassungs-Formular funktioniert wie eine Checkliste mit hinterlegten Aktionen und Bedingungen: Die Antworten der internen Benutzer:innen oder externen Empfänger:innen bestimmen, welche Aktionen nach der Freigabe automatisch ausgeführt werden. Sollte die Funktion unter "Zusammenarbeit" nicht sichtbar sein, wenden Sie sich an Ihre:Ihren Administrator:in, um die entsprechende Berechtigung zu erhalten.
Einen Workflow laden
Navigieren Sie zu "Zusammenarbeit > Datenerfassungs-Formulare" und klicken Sie auf "Datenerfassungs-Workflow laden". Wählen Sie zunächst die gewünschte Zugehörigkeit und anschließend den entsprechenden Workflow aus.
Formular bearbeiten und zuweisen
Nach dem Laden können Sie das Formular bearbeiten. Im Abschnitt "Benutzer:innen" weisen Sie das Formular einer internen Person zu, die es ausfüllen soll. Diese erhält anschließend eine Benachrichtigung per E-Mail. Zusätzlich können Sie einen Kommentar und eine Fälligkeit hinterlegen sowie festlegen, wer nach Fertigstellung benachrichtigt werden soll.
Interne Bearbeitung
Benutzer:innen mit der Berechtigung "Beantworten" können die einzelnen Seiten und Fragen des Formulars direkt in preeco | datenschutz ausfüllen.
Externe Bearbeitung per E-Mail
Das Formular kann über "Aktionen > An E-Mail versenden" an eine externe Person versendet werden, die keinen Zugang zu preeco | datenschutz hat. Die Empfänger:in erhält einen Link zum Formular, der so lange gültig bleibt, bis die Beantwortung abgeschlossen oder das Formular freigegeben wurde.
Freigabe und Auslösung von Aktionen
Erst mit der Freigabe werden die im Workflow definierten Aktionen ausgelöst, beispielsweise die automatische Anlage einer Verarbeitungstätigkeit. Dies gilt unabhängig davon, ob das Formular intern oder extern beantwortet wurde.
Status und Fortschritt
Nach der Freigabe ist detailliert nachvollziehbar, welche Aktionen ausgelöst wurden. Der Fortschritt wird auf Ebene der einzelnen Seiten und Fragen angezeigt, sodass jederzeit ersichtlich ist, welche Fragen beantwortet wurden, welche aufgrund der Bedingungslogik nicht zutreffend waren und welche Aktionen ausgeführt wurden. Durch Aktionen erstellte Dokumente, wie etwa Verarbeitungstätigkeiten, werden ebenfalls direkt im Formular angezeigt. Die Einsicht in die ausgelösten Aktionen haben Benutzer:innen mit den entsprechenden Berechtigungen.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.