Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Mit preeco haben Sie alle Verfahren für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten im Überblick und stets zu Dokumentationszwecken parat. Genießen Sie die Sicherheit, intern optimal aufgestellt zu sein, um extern unproblematisch agieren zu können.

Screenshot zu Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Eine der großen Herausforderungen der DSGVO für Unternehmen ist die Ein- und Weiterführung des "Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten". Dieses setzt sich aus vielen einzelnen Verfahren eines Unternehmens zusammen. Ein Verfahren ist dann für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten relevant, wenn durch dieses Verfahren personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder gespeichert werden. Für diese Fälle sieht die DSGVO eine Art Kategorisierung vor, nach welcher Unternehmen ihre einzelnen Verfahren beschreiben und schlussendlich zu einem gebündelten Verfahren zusammenstellen sollen. Die Kategorien unterteilen sich in folgende Punkte:

  1. Name und Kontakt des Verantwortlichen
  2. Zweck der Verarbeitung
  3. Betroffene Personen
  4. Empfänger der Daten
  5. Übermittlungen an ein Drittland
  6. Löschfristen der Daten
  7. Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen

Für die Erstellung eines Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten ist preeco der optimale Begleiter, da preeco ein exakt auf das Schema zugeschnittenes Formular beinhaltet, das Ihnen bei der Anlage von Verfahren als Unterstützung dienen soll.

Das Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten - was ist das Ziel?

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO hat das Ziel, dass jedes datenverarbeitende Unternehmen ein Verzeichnis dieser Verfahren erstellt. Es ist sozusagen Bestandsaufnahme und fortlaufende Inventur der Verarbeitung von Daten. Jedes neue Verfahren kann einfach und benutzerfreundlich in preeco aufgenommen werden, so dass Sie immer ein vollständiges Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten zu Nachweiszwecken parat haben.

Analyse und Bestandsaufnahme von Verfahren

Im ersten Schritt sollte jedes Unternehmen eine Analyse und eine Bestandsaufnahme der internen Verarbeitungstätigkeiten durchführen. Hierbei ist zu ermitteln, in welchen Abteilungen welche Art von Daten in welchem Umfang erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Mit preeco können Sie diese Bestandsaufnahme spielend leicht durchführen und Ihre Verfahren Schritt für Schritt anlegen sowie den verantwortlichen Stellen (Abteilungen und Personen) zuordnen.

Erstellung und Bearbeitung eines Verzeichnisses

Im zweiten Schritt sollten die jeweiligen Inhalte der Verarbeitungstätigkeiten zu den Verfahren erstellt werden. Hierzu bietet preeco Ihnen die Möglichkeit, für jede Verarbeitungstätigkeit ein Verfahren anzulegen und abzuspeichern. preeco unterstützt Sie dabei, das geforderte Schema der DSGVO einzuhalten, indem es Sie mit der benutzerfreundlichen Oberfläche intuitiv durch dieses Schema führt.

Verwaltung und Ausgabe von Verarbeitungstätigkeiten

Wenn Sie Ihre Verfahren erfolgreich angelegt und freigeben haben, können Sie diese jederzeit in preeco ändern und ergänzen. Sollte ein Verfahren unvollständig sein, weist preeco Sie im Dashboard darauf hin. Alle angelegten Verfahren können jederzeit einzeln oder als Gesamtpaket für ein Unternehmen als ZIP-File ausgegeben werden und dienen als Nachweiszwecke für Anfragen der Aufsichtsbehörde.

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