raidboxes® erreicht Kostenersparnis und steigert Kundenerlebnis
Erfolgsgeschichte: raidboxes® und preeco | datenschutz
Next-Level Datenschutz gesucht
Die Raidboxes GmbH bietet ihren Kund:innen hochqualitatives WordPress Hosting aus Deutschland. Das Unternehmen mit Sitz in Münster legt größten Wert auf den Schutz und die gesetzeskonforme Verarbeitung personenbezogener Daten.
Mit dem herausragenden Wachstum des im Jahr 2016 gegründeten Unternehmens, wuchsen auch die internen Prozesse und IT-Strukturen an und damit auch die Anforderungen an eine datenschutzkonforme Vorgehensweise.
Özlem Adaslik, Data Protection Coordinator bei raidboxes®, stand damit 2021 vor der Herausforderung, die Datenschutzprozesse zu optimieren und dabei neben der notwendigen Steigerung von Effizienz und Überblick vor allem auch das Kundenerlebnis auf allen Ebenen zu verbessern.
Die Entscheidung für preeco | datenschutz
Auf der Suche nach einer passenden Software-Lösung für ein modernes Datenschutzmanagement evaluierte das Unternehmen verschiedene Anbieter ausführlich.
In preeco | datenschutz, der SaaS-Lösung des Softwareherstellers preeco GmbH aus Ulm, fand raidboxes® schließlich die optimale Antwort auf ihre Anforderungen.
Ausschlaggebend für die Entscheidung waren neben der ansprechenden Oberfläche, der Übersichtlichkeit und der ausgezeichneten Benutzerfreundlichkeit vorrangig die direkt integrierten, smarten Online-Funktionen, die so bei kaum einem der Mitbewerber geboten wurden. Die verfügbare REST-Schnittstelle ermöglicht auch die kurz- und mittelfristig leicht machbare Integration in die vorhandene IT-Landschaft.
Bewährung im Alltag
Die in preeco | datenschutz enthaltenen Textbausteine und die mitgelieferten Mustervorlagen erhöhen zudem die Geschwindigkeit und die Effizienz bei der Datenschutz-Dokumentation deutlich. Auch Zeit und Kosten für Rückfragen und Abstimmungen mit externen Fachberatern konnten so reduziert werden.
Die einheitliche und praxisorientierte Usability und Benutzerführung trägt täglich weiter zur Akzeptanz der Anwendung im Hause raidboxes® bei.
“Allein schon die ausgezeichneten Mustervorlagen, die Unterstützung bei der Erstellung einer Datenschutzfolgenabschätzung und die Checklisten-Funktion sparen uns enorm viel Zeit und steigern gleichzeitig die Qualität unserer Datenschutz-Dokumentation.
”
Die Erfolge kommen schnell: Kundenerlebnis verbessert, Aufwand und Kosten reduziert
Die einfache und effiziente Möglichkeit, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit den Kund:innen schnell und papierlos über ein Online-Formular abzuschließen, löste einen der größten Pain-Points des Unternehmens. Die direkt aus preeco | datenschutz verfügbare Funktion verbesserte nicht nur augenblicklich das Kundenerlebnis, sie eliminierte auch den bisherigen manuellen Aufwand und sorgte damit für erhebliche Einsparungen bei den Kosten für das zuvor eingesetzte Vertrags-Tool.
Zudem setzt raidboxes® nun auf den komplett digitalen Feedback- und Unterzeichnungsprozess für Verträge mit Auftragsverarbeitern und stellt Informationspflichten direkt aus preeco | datenschutz über dauerhaft verfügbare Links der Software zu den entsprechenden PDF-Dateien bereit. Damit profitiert das Unternehmen auch hier von zeitgemäßen, digitalen und schlanken Prozessen für seine Geschäftspartner und Mitarbeitenden.
Durch den Transfer der Dokumentation von der vorher genutzten Dateiablage und Office-Anwendungen in die Datenschutzmanagement-Software konnte raidboxes® sofort einen deutlich umfassenderen Überblick über den Stand der Dokumentation und den Fluss der Daten innerhalb und außerhalb des Unternehmens gewinnen. Gleichzeitig wurde der schnelle und direkte Zugriff auf alle benötigten Dokumente durch die verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitenden ermöglicht.
Die Reise geht weiter Gemeinsam. Erfolgreich.
Aufbauend auf das geschaffene Fundament wird raidboxes® zunehmend weitere Vorteile aus der Nutzung von preeco | datenschutz und seinen Funktionen ziehen.
Beispielsweise werden die Prozesse rund um das Thema Einwilligungen und einseitige Rechtsverpflichtungen aktuell einer Optimierung und Digitalisierung unter Nutzung von preeco | datenschutz unterzogen. Ebenso auf der Agenda für das Jahr 2023 ist die Integration der Datenschutz Anwendung über die verfügbare REST-API in die vorhandene CRM-Landschaft.
Aufgrund der positiven Erfahrungen und der ständigen und dynamischen Weiterentwicklung von preeco | datenschutz hat sich raidboxes® zudem entschieden, auch im Bereich des Hinweisgeberschutzes auf preeco zu setzen:
Mit der Software preeco | hinweisgeber stellt das Unternehmen ein digitales und anonymes Meldeportal für Hinweise nach der Whistleblower-Richtlinie der EU zur Verfügung.
Der Erfolg unserer bisherigen Zusammenarbeit spricht für sich und macht uns stolz. Daher freuen wir uns sehr auf die gemeinsame Fortsetzung dieser Erfolgsgeschichte.