VVT-Software: das Verarbeitungsverzeichnis, das sich fast von selbst schreibt

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist die zentrale Dokumentation aller Prozesse eines Unternehmens, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden – von der Personalverwaltung über das CRM bis zum Newsletter. Art. 30 DSGVO schreibt vor, welche Angaben es enthalten muss: Zwecke der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen und Daten, Empfänger, Drittlandtransfers, Löschfristen und eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Es ist das erste Dokument, das Aufsichtsbehörden bei einer Prüfung anfordern.

Grundsätzlich jeder Verantwortliche und Auftragsverarbeiter. Die Ausnahme in Art. 30 Abs. 5 DSGVO für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden greift nur, wenn die Verarbeitung nur gelegentlich erfolgt, kein Risiko für die Betroffenen birgt und keine besonderen Datenkategorien umfasst – schon regelmäßige Lohnabrechnung oder Kundenverwaltung erfüllt diese Bedingungen nicht. In der Praxis benötigt daher nahezu jedes Unternehmen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.

Ja. preeco | datenschutz importiert bestehende Verzeichnisse als XLSX oder DOCX. Die KI ordnet die Inhalte den strukturierten Feldern des Art. 30-Formulars zu; alternativ lässt sich eine neue Verarbeitungstätigkeit aus einer einfachen Aufgabenbeschreibung ableiten. Der Umstieg von Excel erfordert also keinen Neuanfang.

Die KI schlägt Inhalte für einzelne Abschnitte vor – Zweck, Datenkategorien, betroffene Personen, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Drittlandtransfers und Speicherfristen – und unterstützt optional bei Schwellwert-Analyse und Schutzbedarfsfeststellung. Sie bestätigen oder passen an. Die KI-Funktionen sind optional und standardmäßig deaktiviert: preeco nutzt eine OpenAI-kompatible Schnittstelle, Sie wählen Ihren Provider frei oder hosten das Modell selbst. Ohne KI funktioniert die Software vollständig.

Ja. Verarbeitungstätigkeiten im Auftrag (Art. 30 Abs. 2 DSGVO) werden separat dokumentiert. Im Zusammenspiel mit dem Vertragsmanagement zeigt der Abschnitt „Vertragsbeziehungen" zu jeder Verarbeitungstätigkeit die Datenempfänger und die Auftragsverarbeitungsverträge, die sie abdecken.

Das Verarbeitungsverzeichnis ist bei preeco kein Zusatzmodul, sondern fester Bestandteil von preeco | datenschutz – zusammen mit Betroffenenanfragen, Datenpannen, DSFA/TIA, AVVs, TOMs, Löschkonzept und Schulungen, ohne versteckte Aufpreise. Cloud-Instanzen werden innerhalb von 48 Stunden (werktags) bereitgestellt, ohne Setup-Gebühren und ohne Kündigungsfristen. Ein individuelles Angebot erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden.

In ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Nürnberg, Falkenstein), betrieben mit 100 % Ökostrom – ohne Drittlandtransfers. Tägliche Backups mit Off-Site-Sicherung und eine garantierte Verfügbarkeit von 99,0 % pro Kalendermonat. Alternativ stehen Private Cloud mit eigener Domain und SSO (SAML2) sowie eine On-Premises-Installation zur Verfügung.

Jede freigegebene Verarbeitungstätigkeit erzeugt automatisch eine PDF-Revision – ein fixierter, historischer Stand Ihrer Dokumentation. Zwei Revisionen lassen sich farblich vergleichen, gespeicherte SHA-256-Prüfsummen belegen die Integrität. Statusberichte, Verfahrensakten und der BayLDA-Fragenkatalog lassen sich auf Knopfdruck erzeugen, das Verzeichnis exportieren Sie als PDF oder DOCX.