Reporting, Datensicherheit und Fristen

Einzelne Meldungen laden Sie als Bericht (DOCX), als Aktivitäten (PDF) oder komplett als ZIP mit allen Anhängen herunter. Für Auswertungen stehen Übersichtstabellen als XLSX bereit, die Checkliste der Anwendungsbereiche ebenfalls als Excel-Datei. Jeder Download einer Meldung wird im Aktivitätenprotokoll mit Person und Zeitpunkt festgehalten, sodass nachvollziehbar bleibt, wer eine Meldung exportiert hat.

Die Fallhistorie ist durch die Anwendung geschützt: Nachrichten, Systemeinträge und Einträge im Aktivitätenprotokoll lassen sich weder ändern noch löschen, das Protokoll kennt nur das Leserecht. Eine kryptografische Signatur oder einen WORM-Speicher setzt preeco | hinweisgeber jedoch nicht ein, und eine revisionssichere Archivierung etwa nach GoBD wird nicht zugesichert. Für einen externen Nachweis exportieren Sie die vollständige Meldung samt Verlauf als PDF, DOCX oder ZIP und legen sie in Ihrem revisionssicheren Archiv ab.

Cloud und Private Cloud laufen in ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Nürnberg, die täglichen Off-Site-Backups liegen in Falkenstein – beide in Deutschland. Die Software selbst übermittelt keine personenbezogenen Daten in Drittländer. Die preeco GmbH ist derzeit nicht selbst nach ISO 27001 zertifiziert; der Betrieb erfolgt in den zertifizierten Rechenzentren. On-Premises betreiben Sie die Software in Ihrer eigenen Infrastruktur.

Das Aktivitätenprotokoll hält fest, wer aus der Meldestelle eine Meldung geöffnet, exportiert oder geändert hat und wann, bei Änderungen mit altem und neuem Wert. Einsehen können es nur Administrator:innen; die Aufbewahrung stellen Sie je Team auf 3 bis 36 Monate oder unbegrenzt ein. Zugriffe der hinweisgebenden Person werden dagegen nicht protokolliert: preeco | hinweisgeber verzichtet zu ihrem Schutz bewusst auf Systemprotokolle und speichert keine IP-Adressen, die Rückschlüsse auf Hinweisgebende zulassen.

In der Cloud und der Private Cloud werden alle Datenbestände täglich gesichert und sieben Tage aufbewahrt; zusätzlich entsteht täglich eine Sicherung in einem separaten Rechenzentrum in Falkenstein. Die Wiederherstellung übernimmt preeco. Die Verfügbarkeit ist mit 99,0 % pro Kalendermonat zugesichert. Bei On-Premises werden Datensicherung, Wiederherstellung und Verfügbarkeit individuell vereinbart.

Benutzer:innen sichern ihr Login per Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App ab; Administrator:innen können sie für das ganze Team verpflichtend machen. Nach wiederholten Fehlversuchen greifen gestaffelte Sperrzeiten, und eine Sitzung endet nach 120 Minuten ohne Aktivität. In der Private Cloud und On-Premises ist optional Single Sign-On per SAML2 möglich. Alle Übertragungen laufen verschlüsselt über TLS, sensible Inhalte wie die Korrespondenz werden AES-verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.

Nur nach ausdrücklicher Aktivierung werden die Sachverhaltsangaben und Nachrichten einer Meldung sowie optionale Zusatzhinweise an den Anbieter übermittelt, den Sie selbst hinterlegt haben. Name und E-Mail-Adresse der hinweisgebenden Person gehen nicht mit. Anfrage- und Antwortinhalte werden verschlüsselt gespeichert und nach sieben Tagen geleert, jeder Aufruf steht im KI-Aktivitätenprotokoll. Über einen OpenAI-kompatiblen Endpunkt lässt sich auch ein selbst betriebenes Modell anbinden; die Inhalte verlassen dann Ihre Infrastruktur nicht.