Lösungen / Verträge schließen

Verträge online schließen

Mit preeco sparen Sie beim Schließen von Verträgen Papier und Arbeitsschritte: Nutzen Sie einmalig versendbare Webformulare für den Feedback-Prozess und unterschreiben Sie online. Erfahren Sie mehr zum Prozess „Verträge online schließen“ mit preeco:

ADV erstellen

Erstellen Sie mit preeco einen neuen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung oder Gemeinsamen Verantwortlichkeit oder wählen Sie eine Mustervorlage aus. Mithilfe eines Formulars tragen Sie Schritt für Schritt die Vertragsinhalte zusammen. Füllen Sie Textfelder individuell aus oder nutzen Sie unsere Textbausteine. Wählen Sie den zutreffenden Baustein aus und sehen Sie den vorgefertigten Abschnitt unmittelbar in der Live-Vorschau ein. Verknüpfen Sie Ihren Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM). Bereits eingepflegte Daten kann preeco so aus dem TOM Dokument übernehmen.

Zusammenarbeit am ADV mit Ihrem Vertragspartner

Sie wollen, dass Ihr Vertragspartner eine TOM zum ADV zufügt? Nutzen Sie an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, dem Vertragspartner Aufgaben zuzusprechen. Neben dem Anhängen einer TOM kann er so Subunternehmen ergänzen oder Art und Zweck der Datenverarbeitung hinzufügen. Geben Sie Aufgaben ab und arbeiten Sie gemeinsam am Vertrag. Der intelligente Feedbackprozess beginnt mit diesen Auswahloptionen.

Zusammenarbeit am ADV mit preeco Nutzern

Nutzen Sie das preeco interne Aufgabenmanagementsystem, um Kollegen oder Fachpersonal mit in die Vertragserstellung einzubeziehen. Legen Sie einen Beobachter fest und weisen Sie eine Wiedervorlage zu.

Sie wollen eine Aufgabe im Zusammenhang mit dem Vertrag vergeben? Durch das preeco interne Ticketsystem arbeiten Sie kollaborativ an jedem Dokument. Aktivitätsprotokolle und Übersichten unterstützen Sie dabei, in der Teamarbeit den Überblick zu behalten.

Mit unseren smarten Funktionalitäten wird aus der reinen Erstellung ein nachhaltiger Prozess rund um die Organisation Ihrer Verträge. Einige Funktionen finden Sie unmittelbar beim Bearbeiten Ihres Dokuments in der Seitenleiste.

Der ADV im Feedbackprozess

Nach dem Speichern können Sie den Feedbackprozess einleiten und offene Felder von Ihrem Vertragspartner ausfüllen lassen. Gehen Sie zuvor sicher, dass Sie die folgenden Fragen mit Ja beantworten können.

Über die Option „zum Vertragspartner senden“, verschicken Sie einen Link per E-Mail. Über diesen gelangt der E-Mail Empfänger zu einem Webformular, das den Vertragsentwurf beinhaltet. Hier kann der Vertragspartner die von Ihnen freigegebenen Felder ausfüllen. Die Änderungen werden unmittelbar in preeco aktualisiert und Sie per E-Mail über den abgeschlossenen Feedbackprozess informiert.

Ihren ADV online unterzeichnen

Ist der Feedbackprozess vollzogen, folgt die eigene Unterschrift. Diese kann entweder elektronisch erstellt oder als Bild hochgeladen werden. Klicken Sie anschließend auf „unterzeichnen und zum Vertragspartner senden“. Ihr Vertragspartner erhält erneut einen Link per E-Mail. Über diesen unterschreibt er ebenfalls digital. Beide Unterschriften werden automatisiert in preeco gespeichert.

Für den entscheidenden Überblick, verändert sich auch der Status Ihres Dokuments in preeco automatisch: Hat der Vertragspartner online unterschrieben, wechselt der Status von „zur Unterschrift vorliegen“ in „unterzeichnet.“ Sie bleiben über den Fortschritt auf dem Laufenden!

Ihren ADV exportieren

Schnittstellen mit anderen Systemen sind uns wichtig. Nur so können Sie preeco effizient für Ihr Datenschutzmanagement nutzten und intern sowie extern über den Stand Ihrer Dokumentation informieren. Deshalb können Sie Ihre Verträge als DOCX-, XLSX- oder PDF-Datei herunterladen. Ihre Verträge inklusive Anhänge erhalten Sie und Ihr Vertragspartner in einer ZIP-Datei zusammengefasst.

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