Für interne und externe Datenschutzbeauftragte

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Mit preeco haben Sie alle Verfahren für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten im Überblick und stets zu Dokumentationszwecken parat. Genießen Sie die Sicherheit, intern optimal aufgestellt zu sein, um extern unproblematisch agieren zu können.

Eine der großen Herausforderungen der DSGVO für Unternehmen ist die Ein- und Weiterführung des "Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten". Dieses setzt sich aus vielen einzelnen Verarbeitungstätigkeiten eines Unternehmens zusammen. Eine Verarbeitungstätigkeiten ist dann für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten relevant, wenn durch dieses Verfahren personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder gespeichert werden. Für diese Fälle sieht die DSGVO eine Art Kategorisierung vor, nach welcher Unternehmen ihre einzelnen Verfahren beschreiben und schlussendlich zu einem gebündelten Verfahren zusammenstellen sollen. Die Kategorien unterteilen sich in folgende Punkte:

  1. Name und Kontakt des Verantwortlichen
  2. Zweck der Verarbeitung
  3. Betroffene Personen
  4. Empfänger der Daten
  5. Übermittlungen an ein Drittland
  6. Löschfristen der Daten
  7. Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen

Für die Erstellung eines Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten ist preeco der optimale Begleiter, da preeco ein exakt auf das Schema zugeschnittenes Formular beinhaltet, das Ihnen bei der Anlage von Verarbeitungstätigkeiten als Unterstützung dienen soll.

Highlights und Funktionsweise in preeco

So funktioniert "Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten" mit preeco

Übersicht über alle Verarbeitungstätigkeiten mit Download als PDF

Jedes Unternehmen hat viele abteilungsübergreifende Prozesse. Prozesse in welchen häufig personenbezogene Daten verarbeitet werden. preeco bietet Ihnen die Möglichkeit alle Verarbeitungstätigkeiten zentral zu erfassen und überwachen.

Übersicht über alle Verarbeitungstätigkeiten mit Download als PDF

Vollständiges Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für jedes Unternehmen auf Knopfdruck als PDF erhalten

Durch die klare Zuordnung der freigegebenen Verarbeitungstätigkeiten zu all Ihren Unternehmen, können Sie jederzeit eine gesamte Übersicht Ihrer Verarbeitungstätigkeiten in Form eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten per Klick als PDF Dokument aus preeco herunterladen.

Vollständiges Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für jedes Unternehmen auf Knopfdruck als PDF erhalten

Klar definierte Formulare

Nutzen Sie unsere klar definierten Formulare, um mit wenigen Klicks all Ihre Verarbeitungstätigkeiten erstellt und als PDF zur Verfügung zu haben.

Klar definierte Formulare

Textbausteine helfen bei der Erstellung

Damit Ihnen die Erstellung einer Verarbeitungstätigkeit vereinfacht wird, stellt Ihnen preeco hilfreiche Textbausteine zur Verfügung, mit welchen Sie unsere klar definierten Formulare schnell und einfach ausfüllen können. Die Textbausteine können Sie direkt in Ihren Formularen während der Dokumentenerstellung bearbeiten - ohne Umwege über die Stammdaten. Zudem können Sie festlegen, ob dieser Textbaustein in allen Dokumenten durch den überarbeiteten Textbaustein ausgetauscht oder lediglich für das aktuell bearbeitete Dokument angelegt werden soll.

Textbausteine helfen bei der Erstellung

Verknüpfung mit zuvor erstellen TOMs

Ein wesentlicher Vorteil von preeco ist die logische Verknüpfung von Dokumenten innerhalb der Software. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit bereits zuvor in preeco erstellte und freigegebene TOM zu Ihrer Verarbeitungstätigkeit hinzuzufügen.

Verknüpfung mit zuvor erstellen TOMs

Live-Vorschau für Ihre Dokumente

Damit Sie bei der Erstellung Ihrer Verarbeitungstätigkeit die inhaltliche Ausgestaltung im Auge behalten können, unterstützt Sie preeco mit einer Live-Vorschau, welche Ihren Output detailgetreu widerspiegelt.

Live-Vorschau für Ihre Dokumente

Keine Benutzerbeschränkung in preeco

Die Erstellung eines Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten bedarf häufig der Zusammenarbeit zwischen den Datenschutzbeauftragten und den Prozessverantwortlichen. Sie können daher auf Wunsch z.B. alle Abteilungsleiter ohne zusätzliche Kosten zur Mitarbeit in preeco einladen.

Keine Benutzerbeschränkung in preeco

Freigabe und Workflow Unterstützung

Damit in Ihren Verarbeitungstätigkeiten auch nur Informationen landen, welche für Verzeichnis angedacht sind, stellt Ihnen preeco mit einem einfachen, aber sicheren Weg zur Freigabe einer Verarbeitungstätigkeit einen sehr praktischen Workflow zur Verfügung, mit welchem Sie gewährleisten und kontrollieren können, welche Informationen in das Verzeichnis gelangen sollen.

Freigabe und Workflow Unterstützung

Wiedervorlagen

Zeiten ändern sich - Prozesse und daraus resultierende Anforderungen an Ihre Verarbeitungstätigkeiten auch. Um Ihr Verzeichnis up to date zu halten, können Sie für jede erstellte Verarbeitungstätigkeit eine hilfreiche Wiedervorlage in preeco anlegen, um sich in regelmäßigen Abständen für einen kurzen Kontrollblick in die Verarbeitungstätigkeit benachrichtigen zu lassen.

Wiedervorlagen

Vollständiges Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten schnell und leicht erstellt

Damit Ihnen die Erstellung eines Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten schnell und leicht gelingt, kombiniert preeco automatisch für Sie alle einzeln angelegten und freigegebenen Verarbeitungstätigkeiten Ihres Unternehmens zu einem gesamten Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten.

Vollständiges Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten schnell und leicht erstellt
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Online-Beratungstermin

Wir zeigen Ihnen gerne den Funktionsumfang von preeco in einer individuellen Online-Präsentation. Dabei können wir auch auf all Ihre Fragen und Anforderungen gezielt eingehen.

Kostenlosen Beratungstermin vereinbaren >

Das Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten - was ist das Ziel?

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO hat das Ziel, dass jedes datenverarbeitende Unternehmen ein Verzeichnis dieser Verfahren erstellt. Es ist sozusagen Bestandsaufnahme und fortlaufende Inventur der Verarbeitung von Daten. Jedes neue Verfahren kann einfach und benutzerfreundlich in preeco aufgenommen werden, so dass Sie immer ein vollständiges Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten zu Nachweiszwecken parat haben.

Analyse und Bestandsaufnahme von Verfahren

Im ersten Schritt sollte jedes Unternehmen eine Analyse und eine Bestandsaufnahme der internen Verarbeitungstätigkeiten durchführen. Hierbei ist zu ermitteln, in welchen Abteilungen welche Art von Daten in welchem Umfang erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Mit preeco können Sie diese Bestandsaufnahme spielend leicht durchführen und Ihre Verfahren Schritt für Schritt anlegen sowie den verantwortlichen Stellen (Abteilungen und Personen) zuordnen.

Erstellung und Bearbeitung eines Verzeichnisses

Im zweiten Schritt sollten die jeweiligen Inhalte der Verarbeitungstätigkeiten zu den Verfahren erstellt werden. Hierzu bietet preeco Ihnen die Möglichkeit, für jede Verarbeitungstätigkeit ein Verfahren anzulegen und abzuspeichern. preeco unterstützt Sie dabei, das geforderte Schema der DSGVO einzuhalten, indem es Sie mit der benutzerfreundlichen Oberfläche intuitiv durch dieses Schema führt.

Verwaltung und Ausgabe von Verarbeitungstätigkeiten

Wenn Sie Ihre Verfahren erfolgreich angelegt und freigeben haben, können Sie diese jederzeit in preeco ändern und ergänzen. Sollte ein Verfahren unvollständig sein, weist preeco Sie im Dashboard darauf hin. Alle angelegten Verfahren können jederzeit einzeln oder als Gesamtpaket für ein Unternehmen als ZIP-File ausgegeben werden und dienen als Nachweiszwecke für Anfragen der Aufsichtsbehörde.

preeco DSGVO Software kostenlos testen

Testen Sie preeco kostenlos und unverbindlich. Mit der preeco Testversion können Sie alle Funktionen von preeco vollumfänglich nutzen und intensiv testen.

  • preeco ist fair

    Die preeco Testversion ist in vollem Funktionsumfang kostenlos nutzbar. Damit können Sie ausführlich testen bevor Sie kaufen.

  • preeco ist sicher

    preeco verwendet selbstverständlich verschlüsselte SSL Verbindungen und ein ISO27001 zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland.

  • preeco ist aktuell

    Wir entwickeln preeco stets weiter um Ihren Arbeitsalltag leichter zu machen. Kosten für Updates gibt es bei preeco nicht. Sie verwenden immer die aktuellste Version.