Umfragen

Übersicht über Umfragen

Die Übersicht Ihrer Umfragen stellt Ihnen tabellarisch die folgenden Informationen zu Ihren erstellten Umfragen dar:

• Bezeichnung
• Organisationseinheiten
• Zugewiesenes Dokument
• Tags
• Antwortstatus
• Umfrage
• Ergebnisse

Inhalte einer Umfrage

Öffnen Sie ein Dokument in der Lese-Ansicht und klicken Sie auf den Button Bearbeiten rechts oben, um in die Bearbeiten-Ansicht zu gelangen.

Hier sehen Sie links ein Inhaltsverzeichnis, das Ihr Dokument in prägnante Kapitel untergliedert. So sehen Sie immer, wo Sie sich befinden und können per Klick auf das gewünschte Thema gezielt zu den Inhalten springen.

Mittig in der Bearbeiten-Ansicht finden Sie das Formular, über welches Sie das Dokument inhaltlich füllen können. Die Formulare sind für die entsprechenden Zwecke vorstrukturiert.

Auf der rechten Seite finden Sie die Seitenleiste mit zahlreichen Informationen und Funktionen, die sich auf Ihr geöffnetes Dokument beziehen.

Allgemeiner Teil in den Umfragen

Die Angaben im Bereich Allgemein sind für die meisten Dokumente in ::pdi:: ähnlich.

Bezeichnung

Möglichst treffender Name für den Eintrag.

Status

Wählen Sie den gewünschten Status für das Dokument. Nicht alle Status können manuell gewählt werden, sondern werden automatisch bei Durchführung bestimmter Prozesse gesetzt.

Tags

Tags können Sie hinterlegen, um die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments zu gewährleisten. Die Tags können durch optional vergebene Stichworte über die Suche gefunden werden. Die von Ihnen gewählten Tags sind für alle Dokumente Ihres Pakets wiederverwendbar.

Beobachter

Beobachter werden bei bestimmten Ereignissen, wie z.B. dem Freigeben des Dokuments, per E-Mail benachrichtigt. Die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung hängt von den Zugriffsrechten und den Einstellungen des Benutzers unter Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen ab.

Wählen Sie im Feld Beobachter die gewünschten Benutzer aus, um diese als Beobachter für das aktuelle Dokument hinzuzufügen.

Typ der Verknüpfung

Setzen Sie Ihre Umfrage mit einem Dokument in Beziehung: Wählen Sie unter Typ der Verknüpfung einen Dokumenttyp. Wählen Sie anschließend unter Verknüpft mit die gewünschte Datei aus.

Status vergeben

Tragen Sie im allgemeinen Bereich den Status Ihres Dokuments ein. Dem Dokument wird abhängig vom Status eine Ampelfarbe zugewiesen, sodass Sie den Stand Ihrer Dokumentation auch visuell erfassen können.

• Neu (rot)
• In Bearbeitung (gelb)
• Freigegeben/Unterzeichnet (grün)
• Archiviert (grau)

Der Status Neu gibt an, dass Sie Ihr Dokument grundsätzlich erstellt haben aber noch nicht aktiv daran arbeiten.

In Bearbeitung kennzeichnet Dokumente, an denen Sie bereits aktiv arbeiten, die Inhalte aber noch nicht final und auch nicht Freigegeben sind.

Wählen Sie Freigegeben aus, wenn Sie Ihr Dokument fertig bearbeitet haben und eine Revision erzeugen möchten. Eine Revision wird auch beim Unterzeichnen eines Vertrages automatisch erstellt.

Das Dokument ist nicht mehr für Ihre aktuelle Dokumentation relevant? Wählen Sie den Status Archiviert aus, um dies zu symbolisieren. Das Dokument bleibt dann nach wie vor im System gespeichert und bei Bedarf können Sie es wieder in Bearbeitung nehmen.

Zugehörigkeit der Umfrage

Wählen Sie, zu welchen Organisationseinheiten ein Dokument gehört. Diese Auswahl ist entscheidend für die Steuerung des Zugriffs durch Benutzer, deren Rollen und Rechte auf Organisationseinheiten beschränkt sein können.

Die Software trifft für Sie anhand des in der Navigation ausgewählten globalen Filters eine Vorauswahl für das Dokument.

Standard Rechtesystem

Im Standard Rechtesystem können Sie ein Dokument einem Unternehmen/Behörde oder einem Bereich zuordnen sowie beliebig vielen jeweils untergeordneten Abteilungen/Ämter. Bei der Zuordnung der Abteilungen/Ämter wird immer das übergeordnete Unternehmen/Behörde oder der übergeordnete Bereich automatisch mit ausgewählt. Über die Auswahl Alle Organisationseinheiten weisen Sie das Dokument entsprechend allen im Paket erfassten Organisationseinheiten zu.

Erweiteres Rechtesystem

Im Erweiterten Rechtesystem können Sie das Dokument auch feingranular den betreffenden Organisationseinheiten aus Unternehmen/Behörden, Bereichen und Abteilungen/Ämter einzeln zuordnen und eine beliebige Zuweisung vornehmen. Über den Alle-Schalter wählen Sie alle untergeordneten Organisationseinheiten der übergeordneten Organisationseinheit aus.

Hinweis zu den Benutzerrechten

Im Standard Rechtesystem muss der Benutzer in seiner Zugehörigkeit dem zugewiesenen Unternehmen/Behörde bzw. dem zugewiesenen Bereich des Dokuments gehören, um entsprechend seine Benutzerrechte der Funktion anwenden zu können. Die Abteilungen/Ämter werden bei der Rechteprüfung im Standard Rechtesystem nicht beachtet und dienen Ihrer internen Zuordnung.

Im Erweiterten Rechtesystem muss der Benutzer in seiner Zugehörigkeit für die in den Benutzerrechten erteilte Bearbeitung mindestens allen dem Dokument zugewiesenen Organisationseinheiten angehören. Falls er dies nicht erfüllt und nicht allen zugewiesenen Organisationseinheiten des Dokuments angehört, aber mindestens einer, kann er das Dokument zumindest lesen.

Einleitung einer Umfrage

Sie können das Freitextfeld unter Einleitungstext nutzen, um den Adressaten den Zweck der Umfrage oder relevante Details mitzuteilen. Hier ist zudem Platz für Hinweise, wenn es etwas Besonderes bei der Beantwortung zu beachten gibt.

Inhalt einer Umfrage

Der ausfüllbare Teil Ihrer Umfrage wird in der Bearbeiten- und Lese-Ansicht als Inhalt bezeichnet. Sie können völlig frei definieren, wie Ihre Umfrage am Ende aussehen wird: Legen Sie beliebig viele Fragen-Antwort-Paare an. Zum Anlegen eines neuen Paares klicken Sie unter Inhalte auf den Neu Button.

Formulieren Sie die Frage und wählen Sie einen Antworttyp aus. Für jedes Paar können Sie optional einen erläuternden Text einfügen. Im Rahmen Ihrer Teamarbeit vermeiden Sie so Missverständnisse.

Bei Einfach- und Mehrfachauswahlfeldern können Sie für jede Option ein Kommentarfeld einschalten, welches dem Benutzer bei der Auswahl der entsprechenden Option, die Möglichkeit bietet, einen zusätzlichen, eigenen Text einzugeben.

Sie haben die Auswahl zwischen folgenden Typen von Antworten. In der rechten Spalte sehen Sie, was das für die Eingabe der Antwort im Detail bedeutet:

Dankeschön-Text in einer Umfrage

Wenn Sie sich bei Ihren Mandanten oder Kollegen für die Teilnahme an der Umfrage bedanken möchten, haben Sie hier ein Freitextfeld für einen Dankes-Text oder weitere abschließende Worte zur Verfügung.

Veröffentlichung der Umfragen

Unter dem Inhaltspunkt Veröffentlichung tragen Sie die E-Mail Empfänger ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen, wenn ein Teilnehmer die Umfrage abschließt. Geben Sie in das Feld eine oder mehrere E-Mail-Adressen (Getrennt durch Semikolon oder Leerzeichen) ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter.

Freigeben und Versenden von Umfragen

Haben Sie die Umfrage final erstellt, speichern Sie das Dokument über den Button Speichern in der rechten oberen Ecke der Bearbeiten-Ansicht. Wählen Sie die Umfrage in der Übersicht erneut aus, gelangen Sie in die Lese-Ansicht. Hier steht Ihnen ebenfalls oben rechts die Option Freigeben und versenden zur Verfügung. Klicken Sie auf diesen Button, um die Umfrage zu versenden.

Tragen Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer in das entsprechende Feld ein. Geben Sie in das Feld eine oder mehrere E-Mail-Adressen (Getrennt durch Komma oder Leerzeichen) ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Die E-Mail-Adressen müssen nicht als Kontakt in preeco | datenschutz und informationssicherheit gespeichert sein.

Sie können zudem eine Nachricht verfassen, die als E-Mail gemeinsam mit der Umfrage versandt wird.

Klicken Sie auf den Freigeben und versenden Button, um die Umfrage zu starten. Ihre Umfrage wird nun versandt und der Status Ihres Dokuments ändert sich automatisch auf Freigegeben.

Umfragen beantworten

Jeder Teilnehmer erhält eine E-Mail mit einem Link zu der entsprechenden Umfrage. Über diesen Link und anhand Ihrer Vorgaben füllt der Teilnehmer die Umfrage entsprechend aus. Sobald ein Teilnehmer die Beantwortung abgeschlossen hat, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

Teilnehmer können über den Link eine Umfrage auch öffnen und nur teilweise ausfüllen. Die Eintragungen werden automatisch zwischengespeichert. Erst wenn der Teilnehmer auf den Button Absenden klickt, wird die Umfrage final gespeichert und kann nicht mehr vom Teilnehmer bearbeitet werden.

Ergebnisse der Umfragen einsehen

Wird die Umfrage versandt, sehen Sie die Anzahl der Umfrage-Teilnehmer direkt in der Übersicht ein. Eine intuitive Farbskala gibt Ihnen einen Hinweis auf den Fortschritt Ihrer Umfrage-Ergebnisse.

Die Ergebnisse einer Umfrage stehen Ihnen zusammengefasst und einzeln zur Einsicht zur Verfügung.

Ergebnisse der Umfragen gebündelt ansehen

Die Antworten, die sich aus Ihren Umfragen ergeben, werden in preeco gesammelt und stehen Ihnen zur akkumulierten Einsicht im Bereich Ergebnisse der Lese-Ansicht und als Download zur Verfügung.

Den Download starten Sie über die Übersicht per Klick auf das gewünschte Dateiformat Icon in der Spalte Ergebnisse.

Ergebnisse einer Umfrage einzeln ansehen

Darüber hinaus sehen Sie in der Lese-Ansicht der einzelnen Umfragen sowohl die zusammengefassten Ergebnisse als auch die Einzelergebnisse durch Klick auf Teilnehmer ein.

Umfrage erneut versenden

Sie können die Umfrage weitere Male versenden, indem Sie in der Lese-Ansicht auf das 3-Punkte-Menü klicken und hier die Option Erneut versenden auswählen. Die Ergebnisse werden gemeinsam mit den Antworten aus dem vorherigen Durchlauf gesammelt.

Verknüpfen der Umfragen mit anderen Dokumenten

Eine Umfrage kann selbstständig oder im Kontext eines anderen Dokuments erstellt werden. Sie können die folgenden Typen als Verknüpfung eintragen:

• TOM Dokument
• Verarbeitungstätigkeiten
• Informationspflichten
• Datenschutz-Folgenabschätzung
• Betroffenenanfragen
• Datenverarbeitungssysteme
• Verträge zur Auftragsverarbeitung
• Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
• Dateiablage
• Datenschutzerklärungen

In der Lese-Ansicht dieser Dokumenttypen finden Sie die Umfrage in der rechten Seitenleiste als zusätzliche Option wieder.