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Begriffsklärung preeco | Datenschutzmanagement-Software

Begriffe

Wichtige Begriffe, die Sie in preeco | datenschutz und informationssicherheit oft finden oder die für Ihren preeco Vertrag wichtig sind, finden Sie hier verständlich erklärt.

3-Punkte-Menü

Unser 3-Punkte-Menü begegnet Ihnen an zahlreichen Stellen und bietet Ihnen zusätzliche Handlungsmöglichkeiten an. Um diese einzusehen, klicken Sie auf den Button, der senkrecht untereinander drei Punkte beinhaltet.

Unter anderem finden Sie hier die folgenden Funktionen:

  • Duplizieren (im Dokumente-Editor)
  • Beobachten (im Dokumente-Editor)
  • Verbundenes Dokument erstellen (im Dokumente-Editor)
  • Webformular erstellen (im Vertrags-Editor)
  • Feedback vom Vertragspartner einholen (im Vertrags-Editor)
  • Als unterzeichnet markieren (im Vertrags-Editor)

Bearbeiten-Ansicht

Die Bearbeiten-Ansicht bezeichnet die Ansicht eines Dokumentes in der eine Bearbeitung möglich ist. Auf diese gelangen Sie, indem Sie in der Lese-Ansicht oben rechts auf den Bearbeiten-Button klicken.

Benutzer

Mit der Anmeldung in preeco | datenschutz und informationssicherheit erstellen Sie Ihren persönlichen Benutzer und können mit diesem auf mehrere Pakete zugreifen.

Ihr Benutzername entspricht Ihrer E-Mail-Adresse. Dadurch erkennt das System, wenn Sie über diese Adresse ein zusätzliches Paket kaufen oder zu einem eingeladen werden. So können Sie mit einem Benutzer verschiedene Rollen in verschiedenen preeco Paketen einnehmen.

Laden Sie selbst jemanden zur Mitarbeit in preeco | datenschutz und informationssicherheit ein, legen Sie für diesen ebenfalls einen Benutzer an. Mehr dazu erfahren Sie in dieser Bedienungsanleitung unter Paketverwaltung > Benutzer.

Beziehungen zwischen Dokumenten (Verknüpfungen)

Sie können in preeco | datenschutz und informationssicherheit Dokumente miteinander in Beziehung setzen. Diese Beziehungen werden Ihnen an verschiedenen Stellen angezeigt (bspw. in Übersichten oder als Anhang in Ihrer Revision). Zudem ist es dadurch möglich, Inhalte aus anderen Dokumenten zu übernehmen.

Anders als die Verbindung von Dokumenten ist die Beziehung zwischen Dokumenten nicht auf denselben Dokumenttyp beschränkt. Die Übernahme von Informationen aus anderen Dokumenten geht nicht mit einer Synchronisation der Inhalte einher. Änderungen an den übertragenen Inhalten müssen Sie in jedem Dokument einzeln vornehmen.

Wir sprechen in diesem Zusammenhang auch von Verknüpfungen.

Lese-Ansicht

Die Lese-Ansicht bezeichnet die Ansicht eines Dokuments in der keine Bearbeitung möglich ist aber das Dokument mit allen Inhalten angezeigt wird. Die Lese-Ansicht öffnet sich in der Regel dann, wenn Sie ein Dokument aus der Übersicht auswählen und anklicken.

Mandant

Treffen Sie in preeco | datenschutz und informationssicherheit auf die Organisationseinheit Unternehmen / Behörde sind damit Ihre Mandanten gemeint. Diese können Sie wiederum um Bereiche erweitern und in Abteilungen/Ämter untergliedern.

Mehrsprachigkeit

Ihnen steht in preeco | datenschutz und informationssicherheit mit der Integration von DeepL® die Mehrsprachigkeit sowohl für die Bedienoberfläche als auch für Dokumente bereit. Wählen Sie aus bis zu 24 Sprachen und aktivieren Sie die automatische Übersetzung. Änderungen für die Dokumentensprachen können Sie unter Paketverwaltung > Einstellungen > Sprachen vornehmen. Diese stehen Ihnen anschließend automatisch bei der Erstellung neuer Dokumente bereit. Für die Sprache der Bedienoberfläche können Sie unter Benutzer > Einstellungen > Sprache Änderungen durchführen.

Paket

Sie können in preeco | datenschutz und informationssicherheit ein oder mehrere Pakete buchen. Auf dieses Paket können Sie bei Bedarf mit einem einzigen Benutzer zugreifen. Das ist eine Form von Mandantenfähigkeit. Sie können die Oberfläche für Ihr Paket mit Logo und Farben auf Ihre CI anpassen.

Revision

Eine Revision kennzeichnet einen bestimmten Zustand eines Dokuments. Gemeint ist folglich die Erzeugung einer Dokumenten-Version als PDF zum Zeitpunkt X. Geben Sie beispielsweise ein TOM Dokument frei, wird eine Revision erzeugt. Wird das TOM Dokument anschließend bearbeitet und erneut als freigegeben gespeichert, wird eine weitere Revision erzeugt. Diese Revisionen werden im dokumentenbasierten Lizenzmodell nicht als zusätzliche Dokumente im Abrechnungssinn gezählt. Sie dienen dazu, Ihre Arbeitsschritte auch im Nachhinein nachvollziehen zu können.

Verbindung zwischen Dokumenten

Erstellen Sie ein verbundenes Dokument, werden bestimmte Inhalte aus einem bestehenden Dokument des gleichen Typs in Ihr neues Dokument übernommen. Gleichzeitig werden die Inhalte miteinander verbunden, wodurch eine dauerhafte Synchronisation der Inhalte untereinander entsteht. Änderungen, die Sie an diesen Inhalten im Quelldokument vornehmen, wirken sich auf alle verbundenen Dokumente aus.

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