Hilfe und Support

Hier erhalten Sie nützliche Anleitungen und Informationen zur Verwendung von preeco. Dieser Bereich wird aktuell stark ausgebaut. Bitte schauen Sie regelmäßig vorbei.

Häufige Fragen und Antworten

Service und Support

Gibt es die Möglichkeit eine Präsentation über preeco zu erhalten?
Was ist der kostenlose "Einrichtungstermin"?
Wer ist preeco?
Wie erreiche ich den Support von preeco am besten?
Wie funktioniert der Demo-Termin?
Wie kann ich an einem Demo-Termin teilnehmen?

Preise und Vertrag

Gibt es die Möglichkeit preeco auszuprobieren?
Was entspricht einem "Dokument" in preeco?
Was passiert nach der Beendigung eines preeco-Pakets mit meinen Daten?
Welche Laufzeit hat ein preeco Paket?
Welche Pakete gibt es und was kosten sie?
Welche Vorteile ergeben sich aus der Kostenstruktur von preeco für ein Unternehmen / eine Behörde?
Wie kann ich ein preeco Paket upgraden?
Wie kann ich eine Testversion oder ein kostenpflichtiges Paket kündigen?
Wie setzen sich die Kosten bei preeco zusammen?
Wie viele Benutzer können ein preeco-Paket mitbenutzen?

Systemanforderungen und Sicherheit

Besteht die Möglichkeit preeco auch offline zu nutzen?
Besteht die Möglichkeit preeco auch „on-premise“ also auf Ihren Servern, zu betreiben?
Was ist SaaS?
Welche Hardware und Software benötige ich?
Wie rechtssicher ist der Online-Unterzeichnungsprozess für Auftragsverarbeitungsverträge in preeco?
Wo werden die Daten gespeichert, die ich in preeco eingebe?

Funktionalität und Bedienung

Gibt es die Möglichkeit eigene Textbausteine, Vorlagen oder Dokumente in preeco zu integrieren?
Gibt es Muster-Textbausteine?
Ich habe meine Einladungs-E-Mail nicht erhalten. Was mache ich?
In welchen Sprachen gibt es die Benutzeroberfläche in preeco?
In welchen Sprachen können Dokumente in preeco erstellt werden?
Ist preeco auch für externe Datenschutzbeauftragte geeignet?
Ist preeco für große Organisationen und Konzerne geeignet?
Ist preeco für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet?
Was ist preeco?
Was muss ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?
Welche Formate unterstützt die Dateiablage?
Wie kann ich die Sprache für die Benutzeroberfläche ändern?
Wie kann ich die Sprache für die Dokumente ändern?
Wie kann ich Subunternehmer zu einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) hinzufügen?
Wie lade ich einen neuen Benutzer in meine Organisation ein?
Wie unterstützt preeco mich bei den Dokumentationspflichten gemäß der DSGVO?
Womit fange ich bei preeco an, wenn ich meinen Account angelegt habe?

Funktion: Zugriffsrechte

Ich benötige Hilfe bei der Definition der Benutzergruppen für mein Unternehmen. Können Sie mich unterstützen?
Kann ein Benutzer zu mehreren Benutzergruppen gehören?
Kann ein Benutzer zu mehreren Unternehmen / Behörden und Abteilungen / Ämtern gehören?
Können in preeco Zugriffsrechte für Benutzer definiert werden?
Was macht eine Einschränkung auf Unternehmen oder Abteilung genau?
Was passiert in preeco bei der Einschränkung von Berechtigungen?
Was sind Benutzergrupppen?
Was wäre ein relevantes Praxisbeispiel für die Zuweisung von Benutzergruppen?
Welche Benutzergruppen gibt es in preeco?
Welche Berechtigungsstufen gibt es innerhalb einer Benutzergruppe?
Wie viele Benutzergruppen kann ich in preeco erstellen?
Besteht die Möglichkeit preeco auch offline zu nutzen?

Nein, preeco ist nur als Online-Software nutzbar. Nur so können wir Ihnen alle damit verbundenen Vorteile wie die kostenlosen Updates zur Verfügung stellen.

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Besteht die Möglichkeit preeco auch „on-premise“ also auf Ihren Servern, zu betreiben?

preeco ist standardmäßig ein SaaS-Mietmodell. Wir betreiben allerdings unter bestimmten Rahmenbedingungen auch on-premises Lösung in den Rechenzentren unserer Kunden. Bitte kontaktieren Sie uns an support@preeco.de damit wir gemeinsam eine Lösung für Ihre Aufgabenstellung finden können.

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Gibt es die Möglichkeit eigene Textbausteine, Vorlagen oder Dokumente in preeco zu integrieren?

Ja, preeco stellt Ihnen bereits jetzt eine große Vielzahl an Textbausteinen zur Verfügung, welche Sie in den Stammdaten zu allen Haupt-Menüpunkten

  • AVV
  • VVT
  • TOM
  • Informationspflichten
  • Datenschutzerklärung

einsehen, ändern, löschen und auch neue Textbausteine selbst anlegen können. Auch Dokumente zu den einzelnen Menüpunkten lassen sich hochladen.

Eine Funktion zur Anlage von gesamten "Musterdokumenten" wird preeco Ende Q1 / Anfang Q2 erhalten.

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Gibt es die Möglichkeit eine Präsentation über preeco zu erhalten?

Ja, selbstverständlich präsentieren wir Ihnen gern die Möglichkeiten und Vorteile von preeco. Jetzt einen Demo-Termin vereinbaren.

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Gibt es die Möglichkeit preeco auszuprobieren?

Ja, sehr gern können Sie preeco erst einmal mit unserer Testversion ausprobieren und die Vorteile kennenlernen.

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Gibt es Muster-Textbausteine?

Ja, preeco bietet Ihnen zusätzlich zu Ihrem Paket (unabhängig davon ob kostenfrei oder kostenpflichtig) ein Standard-Set an Textbausteinen, das Ihnen dabei behilflich ist, Ihre DSGVO-Maßnahmen umzusetzen.

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Ich benötige Hilfe bei der Definition der Benutzergruppen für mein Unternehmen. Können Sie mich unterstützen?

Selbstverständlich helfen wir Ihnen jederzeit bei der Definition der richtigen Benutzergruppen für Ihr Unternehmen. Bitte wenden Sie sich einfach telefonisch unter 0731-9658 9258 oder per E-Mail an support@preeco.de an unser Beratungs-Team.

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Ich habe meine Einladungs-E-Mail nicht erhalten. Was mache ich?

Bitte senden Sie uns eine E-Mail an support@preeco.de.

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In welchen Sprachen gibt es die Benutzeroberfläche in preeco?

preeco bietet Ihnen folgende Spracheinstellungen für die Benutzeroberfläche:

  • Englisch
  • Französisch
  • Italienisch
  • Polnisch
  • Portugiesisch
  • Spanisch

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In welchen Sprachen können Dokumente in preeco erstellt werden?

preeco bietet Ihnen folgende Spracheinstellungen für die "Dokumenten-Sprache":

  • Englisch
  • Französisch
  • Italienisch
  • Polnisch
  • Portugiesisch
  • Spanisch
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Ist preeco auch für externe Datenschutzbeauftragte geeignet?

Ja, selbstverständlich ist preeco wie gemacht für externe Datenschutzbeauftragte, die eine kleine oder große Anzahl an Mandanten betreuen möchten. Als externer Datenschutzbeauftragter können Sie mit nur einem Account problemlos auf alle Ihre Mandanten zugreifen und diese effizient bei der Umsetzung der DSGVO unterstützen. Als eingeladener Benutzer eines User der Organisation entstehen Ihnen oder Ihrem Mandanten dadurch nicht einmal zusätzliche Kosten für Ihren Account. Ihr Mandant bezahlt lediglich das von ihm ausgewählte preeco-Paket.

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Ist preeco für große Organisationen und Konzerne geeignet?

Ja, selbstverständlich bietet preeco auch einem großen Konzern mit vielen Teilorganisationen stets den optimalen Überblick zu allen Belangen der DSGVO-Compliance. Speziell die Eigenschaft, dass Sie mit preeco eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern und Organisationen erstellen können, macht die Software zu einer optimalen Lösung für Konzerne.

Das preeco individual-Paket bietet Ihnen die Option, die Anzahl an Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV), Verarbeitungstätigkeiten für das Verzeichnis (VVT), technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM), Informationspflichten und Datenschutzerklärungen ganz individuell an Ihren Bedarf anzupassen.

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Ist preeco für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet?

Ja, preeco ist mit vielen praktischen Funktionen ausgestattet, die gerade für kleine Unternehmen, welche noch eine überschaubare Anzahl an Dienstleistern und Kunden haben, eine optimale Übersicht auf unserem Dashboard bieten.

Gerade für kleinere Unternehmen sind die Sanktionen der DSGVO eine große Gefahr. Mit preeco aber sind Sie immer bereit für die optimale Dokumentation.

Mit dem entsprechenden preeco basic-Paket oder preeco premium-Paket haben KMUs immer einen optimalen Einblick in ihren DSGVO-Status und die dazu Möglichkeit, eine schnelle und einfache Übersicht über ihre DSGVO-Compliance mit wenig Aufwand zu erhalten.


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Kann ein Benutzer zu mehreren Benutzergruppen gehören?

Nein, ein Benutzer wird in preeco immer zu genau einer Benutzergruppe zugewiesen, um klare Strukturen zu schaffen.
Innerhalb einer Benutzergruppe können Sie dann entsprechende Berechtigungsstufen definieren, sowie die Ausübung dieser Berechtigungen auf die Zugehörigkeit eines Unternehmens / Behörde und weitergehend auf eine Abteilung / ein Amt einschränken.

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Kann ein Benutzer zu mehreren Unternehmen / Behörden und Abteilungen / Ämtern gehören?

Ja, einen Benutzer können Sie zu beliebig vielen Unternehmen / Behörden und Abteilungen / Ämtern zuweisen.

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Können in preeco Zugriffsrechte für Benutzer definiert werden?

Ja, Sie können in preeco detaillierte Rechte für Benutzer festlegen. Dabei können Sie den Zugriff für ganze Module einschränken oder auch nur Rechte für bestimmte Funktionalitäten freigeben oder diese nach Zugehörigkeit der Benutzer zu Unternehmen oder Abteilungen einschränken.

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Was entspricht einem "Dokument" in preeco?

Ein Dokument in preeco entspricht allen erstellten oder hochgeladenen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), Verarbeitungstätigkeiten, TOM, Informationspflichten und Datenschutzerklärungen. Anfragen, Aufgaben und Dokumente der Dateiablage werden nicht als Dokument gewertet.

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Was ist der kostenlose "Einrichtungstermin"?

Aller Anfang ist schwer. Obwohl wir bei preeco höchsten Wert auf intuitive Bedienung legen und die Oberfläche deshalb auch fortlaufend optimieren, gelingt der Einstieg in eine Software immer schneller, wenn man zusammen auf einen Monitor blickt und unser Team von Experten mit Ihnen gemeinsam die ersten Schritte in preeco unternimmt. Diesen Service bieten wir Ihnen selbstverständlich kostenlos und unverbindlich bei jedem preeco Paket an - auch bei der Testversion.

In der Regel dauert der Einrichtungstermin für Ihr Unternehmen ca. 60 Minuten. Zur Durchführung werden wir Sie nach vorheriger Terminvereinbarung sowohl telefonisch kontaktieren als auch per Teamviewer gemeinsam auf einen Bildschirm schauen. So können Sie direkt Ihre Anforderungen schildern und unser/e Experte/in wird gemeinsam mit Ihnen die Umsetzung in preeco vornehmen.

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Was ist preeco?

preeco ist eine speziell konzipierte Software zur digitalen Umsetzung aller DSGVO-relevanten Belange – sozusagen ein digitales Datenschutz- und Informationssicherheits-Managementsystem, welches auf einem Software-as-a-Service-Mietmodell basiert.

preeco ist einsetzbar für interne Datenschutzbeautragte sowie externe Datenschutzbeauftragte zur Verwaltung von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen.

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Was ist SaaS?

SaaS oder ausgesprochen „Software as a Service“ ist ein Mietmodell und basiert auf dem Grundsatz, dass die Software und die IT-Infrastruktur in unserem Rechenzentrum betrieben und von Ihnen als Dienstleistung genutzt wird. Dafür brauchen Sie lediglich einen internetfähigen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone. Der Zugriff auf die Software wird über einen Webbrowser realisiert. Für die Nutzung und den Betrieb zahlt der Kunde ein Nutzungsentgelt. Durch das SaaS-Modell werden dem Kunden die Anschaffungs- und Betriebskosten teilweise erspart, da preeco die komplette IT-Administration und weitere Dienstleistungen wie Wartungsarbeiten und Updates übernimmt. Zu diesem Zweck wird die IT-Infrastruktur, einschließlich aller administrativen Aufgaben, ausgelagert, und der Kunde kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren.

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Was macht eine Einschränkung auf Unternehmen oder Abteilung genau?

Eine Einschränkung auf Unternehmens- / Behördenebene oder Abteilungs- / Amtsebene schränkt die zuvor vergebenen Berechtigungen der Leserechte, Schreiberechte, usw. auf

  • ein von Ihnen ausgewähltes Unternehmen / eine von Ihnen ausgewählte Behörde bzw.
  • auf eine von Ihnen ausgewählte Abteilung innerhalb des Unternehmens / ein von Ihnen ausgewähltes Amt innerhalb der Behörde

ein und verhindert somit einen übergreifenden Zugriff.

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Was muss ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, haben Sie die Möglichkeit sich im Login-Bereich unter https://app.preeco.de/login über einen Klick auf "Passwort vergessen?" sich eine E-Mail zur Änderung Ihres Passworts zusenden zu lassen.

Geben Sie also nach dem Klick auf "Passwort vergessen?" Ihre E-Mail Adresse (welche Sie beim Login verwenden) ein und klicken Sie in den Link, welcher Ihnen in der E-Mail bereitgestellt wird.

Anschließend haben Sie die Möglichkeit ein neues Passwort zu erstellen.

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Was passiert in preeco bei der Einschränkung von Berechtigungen?

Wenn Sie bestimmte Berechtigungen (wie z.B. "Lesen" oder "Erstellen") auf ein Unternehmen / eine Behörde oder weitergehend auf eine Abteilung / ein Amt einschränken, dann prüft preeco vor der Ausführung einer Aktion des Benutzers im entsprechend eingeschränkten Menüpunkt (z.B. "AVV" oder "Datenschutzerklärung") immer ob der jeweilige Benutzer diese Aktion für ein Dokument überhaupt ausführen darf.

Falls dies nicht der Fall ist, verbietet preeco die Aktion entsprechend oder zeigt ein Dokument gar nicht erst für einen Benutzer an.

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Was passiert nach der Beendigung eines preeco-Pakets mit meinen Daten?

Zunächst haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten in PDF-Form zu exportieren. preeco wird im Anschluss an die Beendigung eines Pakets alle Daten von Ihnen löschen, sofern der Löschung keine gesetzlichen Regelungen entgegenstehen.

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Was sind Benutzergrupppen?

Benutzergruppen sind individuell definierbare Einstellungen zur Ermächtigung / Beschränkung der Befugnisse einzelner Benutzer in preeco. Eine Benutzergruppe gibt also an, welche Rechte für die Benutzer einer Benutzergruppe für die Module in preeco gelten sollen.

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Was wäre ein relevantes Praxisbeispiel für die Zuweisung von Benutzergruppen?

Ein Benutzer gehört einer Benutzergruppe "Abteilungsleiter" an, welche folgende Einschränkungen vom Administrator erhalten hat:

  • Im eingeblendeten Menüpunkt "AVV"
  • Die Berechtigung "Lesen"
  • Mit der Einschränkung "Abteilung"

Ergebnis:
Dieser Benutzer kann nur AVV Einträge einsehen (nicht bearbeiten, erstellen, löschen), welche seiner Abteilung zugeordnet sind. Alle anderen AVV Einträge des Unternehmens oder von anderen Unternehmen der Organisation werden diesem Benutzer nicht angezeigt.

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Welche Benutzergruppen gibt es in preeco?

Die Benutzergruppen "Administrator" und "Benutzer" sind vom System vorgegeben. Sie können diese Benutzergruppen bearbeiten und weiterhin beliebig viele Benutzergruppen in preeco für Ihre Organisation erstellen.

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Welche Berechtigungsstufen gibt es innerhalb einer Benutzergruppe?

Innerhalb einer Benutzergruppe können Sie folgende Berechtigungsstufen definieren:

  1. Das Ein- und Ausblenden der Dashboardfunktion für Aufgaben und Aktivitäten.
  2. Das Ein- und Ausblenden eines Menüpunkts.
  3. Die Konfiguration von Berechtigungen innerhalb eines Menüpunkts:
    1. Lesen
    2. Bearbeiten und Lesen
    3. Erstellen, Bearbeiten und Lesen
    4. Löschen, Erstellen, Bearbeiten und Lesen
      1. Sonderfall Zum Vertragspartner senden (nur bei AVV), sowie a. - d.
    5. Freigeben / Beantworten (bei Anfragen) / Unterzeichnen (bei AVV)
      1. Spezialfall Stammdaten: Freigabe der Textbausteine und Organisationsstruktur
  4. Die Einschränkung der Berechtigungen auf die Zugehörigkeit eines Unternehmens / Behörde bzw. einer Abteilung / eines Amts.
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Welche Formate unterstützt die Dateiablage?

Die Dateiablage in preeco unterstützt folgende Formate:

doc, docx, dot, xls, xlsx, json, xml, html, pdf, rtf, txt, ppt, pptx, jpg, jpeg, png, zip, pub

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Welche Hardware und Software benötige ich?

Es reicht völlig aus, wenn Sie einen funktionstüchtigen PC oder ein ebensolches Tablet mit einer aktuellen Browser-Version und Internetzugang besitzen.

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Welche Laufzeit hat ein preeco Paket?

Die Testversion besitzt eine unbegrenzte Laufzeit und kann jederzeit in ein kostenpflichtiges Paket mit monatlicher oder jährlicher Laufzeit umgewandelt werden. Alle kostenpflichtige Pakete sind in monatlicher und jährlicher Laufzeit buchbar. Die monatliche Laufzeit eines kostenpflichtigen Pakets kann zu dem jederzeit auf eine jährliche Laufzeit geändert werden.

Info:
Das "Downgraden" einer Laufzeit ist nicht möglich.

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Welche Pakete gibt es und was kosten sie?

Damit Sie preeco bestmöglich zum Einsatz bringen können, stellen wir Ihnen vier Pakete zur Verfügung:

  • TESTVERSION
    Die Testversion bietet Ihnen einen kostenfreien Zugang zur preeco-Plattform und die Möglichkeit zur Erstellung bzw. dem Upload von 5 Dokumenten
  • PREECO BASIC
    Das Paket preeco basic bietet Ihnen die Möglichkeit zur Erstellung bzw. dem Upload von 100 Dokumenten.
  • PREECO PREMIUM
    Das Paket preeco premium bietet Ihnen die Möglichkeit zur Erstellung bzw. dem Upload von 500 Dokumenten.
  • PREECO INDIVIDUAL
    Das Paket preeco individual bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren entsprechenden Mehrbedarf nach Erreichung der Dokumentengrenze für ein preeco premium Paket, durch Ihre individuelle Festlegung abzudecken.

Eine Preisübersicht erhalten Sie hier.

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Welche Vorteile ergeben sich aus der Kostenstruktur von preeco für ein Unternehmen / eine Behörde?


Vorteil 1: Keine Berechnung anhand der Unternehmensgröße / Größe der Behörde

Sie können mit preeco völlig unproblematisch Ihre gesamte Unternehmens- oder Konzernstruktur / Behördenstruktur abbilden und zahlen immer nur für die im Paket enthaltene Anzahl an Dokumenten.

Vorteil 2: Keine Berechnung anhand der Benutzeranzahl

Es besteht keinerlei Beschränkung auf die Anzahl der Benutzer.

Vorteil 3: Berechnung nur nach tatsächlichem "Verbrauch"

Kleinere Unternehmen / Behörden profitieren somit finanziell von der Nutzung ihrer entsprechend kleinen preeco-Pakete, große Unternehmen / Behörden müssen nicht für die Höhe ihrer Mitarbeiteranzahl oder die Größe ihrer Organisationsstruktur bezahlen.

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Welche Vorteile ergeben sich aus der Kostenstruktur von preeco für einen externen Datenschutzbeauftragten?


Vorteil 1: Volle Kostenkontrolle

Durch die logische Mandantentrennung in preeco haben Sie als externen Datenschutzbeauftragter immer die volle Kostenkontrolle über jeden einzelnen Mandanten.

Vorteil 2: Umlage der Kosten

Durch die volle Kostenkontrolle aufgrund der logischen Mandantentrennung in preeco haben Sie die Möglichkeit Ihre Kosten 1:1 auf den einzelnen Mandanten umzulegen.

Vorteil 3: Keine eigenen Kosten

Durch die Möglichkeit sich kostenfrei zu jeder Organisation einladen zu lassen, können Sie ohne finanziellen Aufwand all Ihre Mandanten betreuen.

Wie das geht?

Ihr Mandant bestellt das preeco Paket selbst und lässt die Rechnung über das eigene Unternehmen laufen und lädt Sie als externen Datenschutzbeauftragten auf die preeco Plattform ein.

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Wer ist preeco?

Die preeco GmbH hat Ihren Sitz im schwäbischen Ulm und ist eng verbunden mit der Innovationskraft und Zielstrebigkeit dieser Region. Wir unterhalten enge Kontakte zu den lokalen Hochschulen und engagieren uns für die Belange von sozialen Einrichtungen. Unser Team besteht aus Experten verschiedenster Disziplinen und zieht täglich überzeugt und gemeinsam an einem Strang. Denn Erfolg entsteht aus Gemeinschaft.

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Wie erreiche ich den Support von preeco am besten?

Sie erreichen uns werktags zwischen 9:00 - 17:00 Uhr telefonisch unter 0731 9658 9258 oder über unseren Chat auf der Website. Selbstverständlich dürfen Sie uns auch rund um die Uhr eine Nachricht an support@preeco.de senden. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

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Wie funktioniert der Demo-Termin?

Mit dem Programm TeamViewer können wir gemeinsam über das Internet auf einen Bildschirm schauen. Zeitgleich rufen wir Sie per Telefon an um Ihnen die Funktionen von preeco ausführlich zu erklären und alle aufkommenden Fragen direkt beantworten zu können.

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Wie kann ich an einem Demo-Termin teilnehmen?

Bitte vereinbaren Sie dazu einen Termin mit uns. Zum vereinbarten Zeitpunkt erhalten Sie eine E-Mail mit einem persönlichen Teilnahme-Link.

Wir verwenden für die Online-Demo das Programm TeamViewer®, das Sie hier https://go.teamviewer.com/kydy... herunterladen können.

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Wie kann ich die Sprache für die Benutzeroberfläche ändern?

Um die Sprache für die Benutzeroberfläche anzupassen, klicken Sie im rechten oberen Bildschirmrand auf Ihren Namen und wählen Sie "Mein Profil" aus. Unter dem Punkt "Sprache" haben Sie nun die Möglichkeit, aus dem aufklappenden Menü die jeweilige Sprache auszuwählen.

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Wie kann ich die Sprache für die Dokumente ändern?

Die Sprache für die Erstellung und Bearbeitung der Dokumente können Sie unter dem Reiter "Stammdaten" unter dem Punkt "Einstellungen" anpassen. Um die Sprache zu ändern, klicken Sie unter dem Punkt "Sprachen" rechts oben auf "Bearbeiten" und wählen Sie die gewünschte Sprache aus.

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Wie kann ich ein preeco Paket upgraden?

Ein kostenpflichtiges preeco Paket kann jederzeit über die Software in ein größeres Paket umgewandelt werden bzw. das Dokumenten-Kontingent eines preeco individual Pakets kann jederzeit manuell aufgestockt werden.

Mit folgenden Schritten können Sie ein Upgrade bzw. eine Aufstockung Ihres Dokumenten-Kontingents vornehmen:

  • Wählen Sie in preeco den Menüpunkt "Stammdaten"
  • Scrollen Sie runter bis zum Unterpunkt "Abrechnung"
  • Im Punkt "Ihr preeco Paket" finden Sie den Unterpunkt "Paket"
  • Klicken Sie dort auf den "Bearbeiten"-Button

Nun können Sie Ihr neues Paket / Ihre neue Dokumentenanzahl sowie Ihren Zahlungsinterval auswählen und sehen direkt in der Preisübersicht Ihre "Aktuellen Kosten" und Ihre "Neuen Kosten" in einer transparenten Gegenüberstellung.

Info:
Das "Downgraden" eines Paktes oder des Dokumenten-Kontingents ist nicht möglich!

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Wie kann ich eine Testversion oder ein kostenpflichtiges Paket kündigen?

Um eine Testversion oder ein kostenpflichtiges Paket zu kündigen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Loggen Sie sich mit Ihrem Account ein.
2. Wählen Sie die gewünschte Organisation aus, die gekündigt werden soll (diese Auswahl besteht nur ab 2 Organisationen).
3. Gehen Sie unter dem Menüpunkt "Stammdaten" in den Bereich "Abrechnung" und klicken Sie auf "Ihr preeco Paket".
4. Klicken Sie unter "Paket" auf den "Bearbeiten"-Button.
5. Wählen Sie im neuen Fenster unter dem "Auswahl"-Button (dieser ist rechts neben dem Speichern-Button zu finden), die Auswahl "Paket kündigen".

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Wie kann ich Subunternehmer zu einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) hinzufügen?

Wenn Sie Subunternehmer zu Ihrem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) in preeco hinzufügen möchten, beachten Sie bitte folgende Schritte:

  1. Klicken Sie auf das Feature "AVV".
  2. Erstellen Sie einen neuen AVV (Button: "Neuer Vertrag") oder bearbeiten Sie einen bereits bestehenden AVV (Button: "Bearbeiten")
  3. Scrollen Sie runter bis zur Kachel "Subunternehmer" (letzte Kachel im Formular AVV).
  4. Durch einen Klick auf "Subunternehmer hinzufügen" öffnet sich das entsprechende Formular.
  5. Manuelle / individuelle Eingabe von folgenden Daten:
    "Name des Unternehmens / der Behörde", Anschrift, Land und Leistung" mit Bezug auf Ihren Subunternehmer.
  6. Wiederholen Sie Schritt 5 für die Eingabe von weiteren Subunternehmern.
  7. Um einen Subunternehmer zu löschen, klicken Sie auf das Minuszeichen "-" links oben neben dem Begriff "Name des Unternehmens".
  8. Optional haben Sie die Möglichkeit, durch das Setzen eines Häkchens unter "Soll die Liste der Subunternehmer vom Vertragspartner bearbeitet werden können" Ihren Vertragspartner per E-Mail aufzufordern, diese Liste von Subunternehmern zu bearbeiten (löschen/ergänzen).
    Hinweis:
    Hierzu stellt preeco Ihnen einen Workflow zur Ergänzung / Anpassung der Subunternehmer-Liste zur Verfügung, welchen Sie durch einen Klick auf den "Zum Vertragspartner senden"-Button in der Hauptansicht des jeweiligen AVVs auslösen können. Dieser Button erscheint nur, wenn Sie das Häkchen an o.g. Stelle gesetzt haben.
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Wie lade ich einen neuen Benutzer in meine Organisation ein?

Um einen weiteren Benutzer in Ihre Organisation einzuladen, müssen folgende Schritte ausgeführt werden:

  • Wählen Sie in preeco den Menüpunkt "Stammdaten"
  • Scrollen Sie runter bis zum Unterpunkt "Benutzer, Benutzergruppen und Rechte"
  • Im Punkt "Benutzer" finden Sie den Button "Neuer Benutzer"
  • Geben Sie dort die E-Mail Adresse Ihres neuen Benutzers ein, weisen Sie diesem eine Benutzergruppe zu und definieren Sie optional Zugehörigkeiten zu Unternehmen / Behörden und Abteilungen / Ämtern.
  • Bestätigen Sie diese Auswahl mit "Speichern" und laden Sie so Ihren neuen Benutzer ein.
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Wie rechtssicher ist der Online-Unterzeichnungsprozess für Auftragsverarbeitungsverträge in preeco?

Der integrierte Unterzeichnungsprozess in preeco orientiert sich an Art. 28 Abs. 9 DSGVO, welcher die Unterzeichnung eines Auftragsverarbeitungsvertrags in elektronischer Form erlaubt. Mit preeco haben Sie die Möglichkeit, ein Unterschriftsfeld (bestehend aus dem aktuellen Datum, dem Ort der Unterzeichnung, dem Namen des Unterzeichners in Druckbuchstaben, der Position des Unterzeichners und sowie der digitalen händischen Unterschrift) zu erzeugen. Das Ergebnis ist vergleichbar mit dem Vorgang eines typischen, online stattfindenden Vertragsabschlusses.

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Wie setzen sich die Kosten bei preeco zusammen?

Die Kosten bei preeco berechnen sich auf Basis der in preeco eingepflegten Dokumentation durch den Benutzer. Das heißt, je höher Ihr Bedarf an Dokumentation ist, desto höher ist der Preis.

Warum wir das so berechnen hat 2 wesentliche Gründe:

1. Speicherplatz

Als SaaS-Lösung stellt Ihnen preeco Speicherplatz für Ihre Dokumentation zur Verfügung. Um die Auslastung einer Nutzung abdecken zu können, berechnen wir den Preis pro Dokument, welches entsprechend Speicherkapazität verbraucht.

2. Faire Preisgestaltung für alle Unternehmensgrößen

Um die Preisgestaltung sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Organisationen fair zu halten, richten sich die Kosten für preeco nach der tatsächlichen Nutzung.

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Wie unterstützt preeco mich bei den Dokumentationspflichten gemäß der DSGVO?

preeco bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre DSGVO relevante Dokumentation, bestehend aus

  • Verträgen mit Auftragsverarbeitern (Dienstleister, Kunden, etc.)
  • Verarbeitungstätigkeiten für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
  • Technische-organisatorische Maßnahmen
  • Informationspflichten gem. Art. 13, 14 DSGVO
  • Datenschutzerklärung für Ihre Website

direkt in der Anwendung zu erstellen und aktuell zu halten. Bei Bedarf können Sie diese Dokumente natürlich auch als PDF-Datei oder HTML exportieren.

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Wie viele Benutzer können ein preeco-Paket mitbenutzen?

Ganz gleich, welches preeco-Paket Sie wählen, Sie haben die Wahl auf eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern, die Sie zu preeco einladen können. Jeder ist willkommen.

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Wie viele Benutzergruppen kann ich in preeco erstellen?

In preeco haben Sie unbegrenzte Möglichkeiten sowohl bei der Neuerstellung von Benutzergruppen, als auch bei den Berechtigungen / Einschränkungen einer Benutzergruppe. Sie können also x-beliebig viele Benutzergruppen anlegen und in diesen Benutzergruppen Ihre ganz individuellen Einstellungen für die Bedürfnisse Ihrer Organisation festlegen.

Tipp:
Über die Schaltfläche "Duplizieren" können Sie eine bereits vorhandene (angelegte) Benutzergruppe mit nur einem Klick kopieren und die vorhandenen Einstellungen ergänzen. Sie müssen also nicht bei der Erstellung jeder Benutzergruppe von vorn anfangen.

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Wo werden die Daten gespeichert, die ich in preeco eingebe?

preeco ist eine Cloud-Software, welche Sie über einen Browser verwenden. Die preeco Server stehen in einem ISO 27001:2013 zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Deutschland). Zwischen Ihrem Browser und den preeco Servern werden Daten selbstverständlich ausschließlich verschlüsselt übertragen. Damit garantieren wir Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität Ihrer Informationen.

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Womit fange ich bei preeco an, wenn ich meinen Account angelegt habe?

Sie werden zunächst von preeco aufgefordert relevante Stammdaten, wie die Anlage eines Datenschutzbeauftragten oder eine mit dem Datenschutz beauftragte Person und zumindest ein Unternehmen anzulegen. Anschließend bietet es sich an seine Unternehmensstruktur in preeco anzulegen, bevor Sie sich allen DSGVO relevanten Features widmen können.

Info:
Wir unterstützen Sie auf Anfrage gerne bei der Einführung von preeco in Ihr Unternehmen: Nehmen Sie bitte zur Terminvereinbarung einfach Kontakt mit uns per E-Mail an support@preeco.de auf.

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