Für interne und externe Datenschutzbeauftragte

Datenverarbeitungssysteme

In preeco erfassen Sie schnell und einfach alle Online- und Offline-Systeme in denen persönliche Daten innerhalb Ihres Unternehmens verarbeitet werden. Diese Informationen unterstützen Sie zum einen in der vollständigen und schnellen Erfassung der Verarbeitungstätigkeiten Ihres Unternehmens. Zum anderen haben Sie damit im Falle einer betroffenen Anfrage auch sofort den Überblick über die Systeme in bzw. aus denen Sie Daten beauskunften, löschen oder auch eingeschränkt verarbeitet müssen. Die Verknüpfung der Datenverarbeitungssysteme in preeco mit Verarbeitungstätigkeiten und dadurch auch mit Anfragen betroffener Personen, führt zu wesentlich schnelleren und transparenteren Prozessen und zu einer Steigerung der Vollständigkeit Ihrer datenschutzrechtlichen Dokumentation.

Highlights und Funktionsweise in preeco

So funktioniert "Datenverarbeitungssysteme" mit preeco

Datenverarbeitungssysteme als Basis der DSGVO-Dokumentation

Die Basis für die Verarbeitung persönlicher Daten in Ihrem Unternehmen bilden verschiedene Systeme. Diese Datenverarbeitungssysteme können sowohl Software-Systeme, aber auch nicht-digitale Systeme wie Aktenschränke, Karteikarten, etc. sein. Mit preeco dokumentieren Sie diese Datenverarbeitungssysteme übersichtlich und revisioniert und legen somit den Grundstein für eine vollständige Erfassung aller Verarbeitungstätigkeiten und die effiziente Bearbeitung von Betroffenenanfragen.

Datenverarbeitungssysteme als Basis der DSGVO-Dokumentation

Dokumentieren Sie die verarbeiteten persönlichen Informationen

Legen Sie detailliert fest, welche persönlichen Daten in einem Datenverarbeitungssystem gespeichert und prozessiert werden. Dabei können Sie auch einen unternehmensweiten Identifikator für ein Datenattribut festlegen damit Sie z.B. Attribute wie "E-Mail-Adresse" über mehrere Systeme hinweg eindeutig nachverfolgen können. Außerdem können Sie bei jedem persönlichen Datum direkt hier die Datenkategorie festlegen und diese in den Verarbeitungstätigkeiten von preeco automatisiert eintragen lassen.

Dokumentieren Sie die verarbeiteten persönlichen Informationen

Dokumentieren Sie die Rollen, Benutzer und Clients des Datenverarbeitungssystems

Optional können Sie zur ergänzenden Dokumentation Ihres IT-Sicherheitskonzepts in preeco ebenfalls festhalten, welche Benutzer mit welchen Rollen und auf welche Clients Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem haben. Diese Angaben fließen in die generierte PDF-Dokumentation ein. In einer der nächsten Versionen von preeco werden Sie u.a. auch mit diesen Informationen die, im behördlichen Bereich oft verwendete, „Verfahrensakte“ als PDF erzeugen können.

Dokumentieren Sie die Rollen, Benutzer und Clients des Datenverarbeitungssystems

Verwenden Sie Aufgaben zur Koordination von Änderungen

Wenn der Zugriff auf ein Datenverarbeitungssystem angepasst werden soll oder auch Eigenschaften des Systems selbst geändert werden sollen, empfiehlt es sich diesen Schritt zu dokumentieren. Verwenden Sie das in preeco integrierte Aufgaben-Management, um die Zuständigkeit und Durchführung der Änderung zu dokumentieren. Aufgaben, welche in preeco einem Datenverarbeitungssystem zugeordnet sind, werden automatisch in die generierte PDF-Revision des Datenverarbeitungssystem aufgenommen und somit dauerhaft dokumentiert.

Verwenden Sie Aufgaben zur Koordination von Änderungen

Revisionen halten den Zustand eines Datenverarbeitungssystems fest

Damit Sie die Veränderungen innerhalb eines Datenverarbeitungssystems fortlaufend nachvollziehen können, erstellt preeco für Sie bei jeder Änderung an einem freigegebenen Datenverarbeitungssystem automatisch eine Revision als PDF-Dokument. Natürlich stehen Ihnen diese PDF Dokumente zeitlich unbeschränkt zur Verfügung.

Revisionen halten den Zustand eines Datenverarbeitungssystems fest

Legen Sie administrative Kontakte fest

Die vollständige Dokumentation eines Datenverarbeitungssystems bezieht auch die Festlegung der Kontakte von Administratoren, Herstellern und/oder Wartungsdienstleistern mit ein. In preeco halten Sie diese Kontaktdaten einfach und übersichtlich fest.

Legen Sie administrative Kontakte fest

Dokumentieren Sie, wie ein Datenverarbeitungssystem Betroffenenanfragen unterstützen kann

Zu den grundlegendsten Angaben innerhalb der Dokumentation eines Datenverarbeitungssystems im Rahmen der DSGVO gehört auch, die Beschreibung der technischen Möglichkeiten eines Datenverarbeitungssystems und die Durchführung von Betroffenenechten zu unterstützen. Dabei geben Sie z.B. an, ob und wie ein Datenverarbeitungssystem die dauerhafte Speicherung von persönlichen Daten ermöglicht.

Dokumentieren Sie, wie ein Datenverarbeitungssystem Betroffenenanfragen unterstützen kann

Verarbeitungstätigkeiten um Datenverarbeitungssysteme erweitern

In jeder Verarbeitungstätigkeit in preeco können Sie nun detailliert festlegen, welche persönlichen Daten aus welchem Datenverarbeitungssystem für eine Verarbeitung verwendet werden. Diese Angaben können in preeco genutzt werden, um automatisch die Datenkategorien für Ihre Dokumentation zu ergänzen. Darüber hinaus legen Sie damit die Basis für die schnelle und korrekte Bearbeitung von Betroffenanfragen.

Verarbeitungstätigkeiten um Datenverarbeitungssysteme erweitern

Datenverarbeitungssystem in Anfragen betroffener Personen schnell identifizieren

Nachdem Sie die Anfrage einer betroffenen Person in preeco über das integrierte Online-Formular oder manuell erfasst haben, legen Sie mit wenigen Klicks fest, mit welchen Verarbeitungstätigkeiten die betroffene Person „in Kontakt kam“. Daraufhin zeigt Ihnen preeco umgehend, welche Datenverarbeitungssysteme für die Beantwortung der Betroffenenanfragen heranzuziehen sind.

Datenverarbeitungssystem in Anfragen betroffener Personen schnell identifizieren
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