Funktionen / Betroffenenanfragen

Betroffenenanfragen in preeco

Mit preeco erfassen Sie Betroffenenanfragen zentral, bearbeiten diese strukturiert und sichern so die zuverlässige Beantwortung unter Einhaltung der entsprechenden Fristen.

Betroffenenanfragen zuverlässig erfassen und verwalten

Um auf Betroffenenanfragen effizient und zuverlässig zu reagieren, müssen Sie diese strukturiert erfassen und verwalten. Für die Erfassung der Betroffenenanfragen steht Ihnen in preeco die Möglichkeiten offen, eine eingegangene Anfrage manuell in das System einzutragen. Anschließend können Sie von preeco aus mit der Verwaltung beginnen. Alternativ erstellen Sie ein Webformular. Dieses machen Sie betroffenen Personen über einen Einbettungscode auf Ihrer Webseite zugänglich. Auf diese Weise erfassen Sie Anfragen direkt über preeco und sehen die entsprechenden Informationen automatisiert über das System ein. Darauf aufbauend hat die Bearbeitung der Betroffenenanfragen mit preeco prozesshafte Vorteile: Legen Sie die Regelfrist zur Beantwortung fest und weisen Sie die Anfrage einem zuständigen preeco Benutzer zu. Es wird mit entsprechendem Fälligkeits-Datum eine Aufgabe für den Benutzer im System erstellt. Verknüpfen Sie Betroffenenanfragen mit Verarbeitungstätigkeiten. Sind diese mit Datenverarbeitungssystemen verbunden, können Sie daraus nicht nur die Regelfristen zur Löschung ablesen, sondern auch das System, in welchem die Daten verwendet werden. Greifen Sie auf entscheidende Informationen zuverlässig zu und beschleunigen Sie Ihren Antwortprozess.

Anfragen fristgerecht beantworten

Reagieren Sie auf Anfragen fristgerecht. Sie erhalten beim Eingang neuer Anfragen eine E-Mail Benachrichtigung. Zugewiesene Benutzer bekommen eine Aufgabe im System.


Fristen automatisch setzen

Über das Webformular eingegangene Betroffenenanfragen versieht das System automatisch mit einer 30-tägigen Beantwortungs-Frist (ab Eingangsdatum plus ein Tag).


Formulare einbetten

Den Einbettungscode für die Veröffentlichung Ihres erstellten Formulars zur Erfassung von Betroffenenanfragen wird für Sie nach der Speicherung generiert.


Entscheidende Informationen abrufen

Informationen, die Sie zur Beantwortung benötigen (Daten-Kategorie, Verarbeitungssystem und Löschfrist), sehen Sie im gespeicherten Dokument oder bspw. unter den Datenlöschrichtlinien ein.


Betroffenenanfragen zuweisen

Einige Daten der betroffenen Person werden in mehreren Abteilungen verarbeitet? Das Rollen- und Rechtesystem sowie das interne Aufgabenmanagement strukturieren eine kollaborative Zusammenarbeit.


Anfragen sicher beantworten

Die Beantwortung der Anfrage erfolgt direkt aus preeco heraus über einen verschlüsselten Link. So wird der Prozess automatisch dokumentiert und die Kontaktaufnahme verläuft sicher.


Unterstützende Standardfunktionen in preeco

Aufgaben
Vergeben Sie Aufgaben über die Seitenleiste und erstellen Sie Dokumente kooperativ.
Benutzer und Benutzergruppen
Laden Sie zur Mitarbeit ein und teilen Sie weiteren Benutzern Rollen und Rechte zu.
Wordpress Plugin
Nutzen Sie das preeco Wordpress Plugin, um Dokument auf Ihrer Website zu veröffentlichen. Änderungen speichern Sie ganz einfach in preeco und die Inhalte Ihrer Website sind automatisch aktuell.
Weitere Funktionen:
Aufgaben nelo-arrowCreated with Sketch.
Datenlöschrichtlinien nelo-arrowCreated with Sketch.
Datenverarbeitungssysteme nelo-arrowCreated with Sketch.
Verarbeitungstätigkeiten nelo-arrowCreated with Sketch.
Technische und organisatorische Maßnahmen nelo-arrowCreated with Sketch.

Details finden Sie in unserer Anleitung

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