Betroffenenanfragen
Mit preeco | datenschutz erfassen Sie Betroffenenanfragen zentral, bearbeiten diese strukturiert und sichern so die zuverlässige Beantwortung unter Einhaltung der entsprechenden Fristen.
Betroffenenanfragen zuverlässig erfassen und verwalten
Um auf Betroffenenanfragen effizient und zuverlässig zu reagieren, müssen Sie diese strukturiert erfassen und verwalten.
Für die Erfassung der Betroffenenanfragen steht Ihnen die Möglichkeit offen, eine eingegangene Anfrage manuell in das System einzutragen. Anschließend können Sie mit der Bearbeitung beginnen. Alternativ erstellen Sie ein Webformular. Dieses machen Sie betroffenen Personen über einen Einbettungscode auf Ihrer Webseite zugänglich. Auf diese Weise erfassen Sie Anfragen direkt über preeco | datenschutz und sehen die entsprechenden Informationen automatisiert über das System ein.
Darauf aufbauend hat die Bearbeitung der Betroffenenanfragen mit preeco | datenschutz prozesshafte Vorteile: Legen Sie die Regelfrist zur Beantwortung fest und weisen Sie die Anfrage einem zuständigen Benutzer zu. Es wird mit entsprechendem Fälligkeits-Datum eine Aufgabe für den Benutzer im System erstellt.
Verknüpfen Sie Betroffenenanfragen mit Verarbeitungstätigkeiten. Sind diese mit Datenverarbeitungssystemen verbunden, können Sie daraus nicht nur die Regelfristen zur Löschung ablesen, sondern auch das System, in welchem die Daten verwendet werden. Greifen Sie auf entscheidende Informationen zuverlässig zu und beschleunigen Sie Ihren Antwortprozess.
Betroffenenanfragen
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Anfragen fristgerecht beantworten
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Reagieren Sie auf Anfragen fristgerecht. Sie erhalten beim Eingang neuer Anfragen eine E-Mail Benachrichtigung. Zugewiesene Benutzer bekommen eine Aufgabe im System.
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Entscheidende Informationen abrufen
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Informationen, die Sie zur Beantwortung benötigen (Daten-Kategorie, Verarbeitungssystem und Löschfrist), sehen Sie im gespeicherten Dokument oder bspw. unter den Datenlöschrichtlinien ein.
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Fristen automatisch setzen
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Über das Webformular eingegangene Betroffenenanfragen versieht das System automatisch mit einer 30-tägigen Beantwortungs-Frist (ab Eingangsdatum plus ein Tag).
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Betroffenenanfragen zuweisen
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Einige Daten der betroffenen Person werden in mehreren Abteilungen verarbeitet? Das Rollen- und Rechtesystem sowie das interne Aufgabenmanagement strukturieren eine kollaborative Zusammenarbeit.
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Formulare einbetten
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Den Einbettungscode für die Veröffentlichung Ihres erstellten Formulars zur Erfassung von Betroffenenanfragen wird für Sie nach der Speicherung generiert.
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Anfragen sicher beantworten
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Die Beantwortung der Anfrage erfolgt direkt aus preeco heraus über einen verschlüsselten Link. So wird der Prozess automatisch dokumentiert und die Kontaktaufnahme verläuft sicher.
Betroffenenanfragen
Tauchen Sie mit unserem Video zu Betroffenenanfragen für einen kurzen Augenblick in preeco | datenschutz ein!