Kollaboratives Arbeiten
Zur Entlastung der Datenschutzbeauftragten strukturiert preeco | datenschutz kollaboratives Arbeiten. Über ein internes Aufgabenmanagement delegieren Sie Aufgaben und arbeiten gemeinsam mit Fachpersonal und Mandanten an Ihrer DSGVO-Dokumentation. Erfahren Sie mehr zur Kollaboration im Datenschutzmanagement:
Benutzer zur Mitarbeit einladen
Laden Sie in preeco | datenschutz Mandanten, Kollegen oder Fachpersonal Ihres betreuten Unternehmens einfach zur Mitarbeit ein. Dazu legen Sie über die Stammdaten Benutzer an.
Nach Bestätigen einer E-Mail Einladung kann die eingeladene Person über ihren eigenen Account die Software nutzen. Eine Besonderheit ist dabei das feingranulare Rollen- und Rechtesystem. Sie entscheiden, welche Funktionen der Nutzer sehen kann und ob er Dokumente bearbeiten oder nur lesen darf.
Auf diese Weise reduzieren Sie den gesamten Umfang der Applikation für jeden Benutzer auf die Funktionen, die er wirklich braucht. Die Benutzeroberfläche der App passt sich anhand der vergebenen Rechte an.
Aufgaben vergeben und Aktivitäten einsehen
Haben Sie Benutzer zur Mitarbeit eingeladen, können Sie im System Aufgaben vergeben. Beteiligen Sie Fachpersonal an der inhaltlichen Gestaltung von Dokumenten, indem Sie eine Aufgabe dazu verfassen. Der entsprechende Benutzer wird per E-Mail informiert. Dabei ist das Ziel, die Informationsbeschaffung effizienter zu gestalten. Durch die Zusammenarbeit verbinden Sie das Einholen von Daten mit der Erstellung von Dokumenten.
Weitere Funktionen wie die Wiedervorlage und die Checklisten präzisieren die Teamarbeit. Sie arbeiten gemeinsam an der Dokumentation, ohne dabei den Überblick zu verlieren. Jeder weiß genau, was die anstehenden Aufgaben sind.
Über ein Aktivitätenprotokoll und die Beobachter-Funktion bleiben Sie auf dem neuesten Stand. Sie kennen immer den aktuellen Stand der Dokumente, auf die Sie Zugriff haben.
Verträge und Formulare ausfüllen lassen
Neben der internen Zusammenarbeit haben Sie die Möglichkeit, öffentliche Links zu nutzen, um Mandanten an der Dokumentation zu beteiligen.
Mit der Funktion Umfragen hat preeco | datenschutz einen Weg geschaffen, um wiederkehrende Informationen von mehreren Mandanten gebündelt einzuholen. Erstellen Sie eine Umfrage und senden Sie diese als Link an beliebig viele E-Mail Empfänger. Diese füllen das Dokument über ein Webformular aus und die Ergebnisse werden automatisch übernommen und für Sie bereitgestellt.
Schließen Sie Verträge mit der Software ab, findet der gesamte Feedback- und Unterschriften-Prozess über öffentliche Links statt. Die Korrespondenz mit Ihrem Vertragspartner verläuft unkompliziert über ausfüllbare Formulare.
Einbettungsoptionen nutzen
Betroffenenanfragen und Verträge zur Auftragsverarbeitung haben bei preeco | datenschutz eine weitere Besonderheit: Sie können als Formular direkt auf Ihrer Webseite eingebunden werden.
Erstellen Sie die Formulare nach Ihren Vorstellungen. Nutzen Sie anschließend die Einbettungsoption und generieren Sie so einen Code. Diesen binden Sie auf Ihrer Webseite ein.
An der entsprechenden Stelle erscheint nun Ihr Formular, dass von Betroffenen und Vertragspartnern direkt ausgefüllt werden kann. Die fertig befüllten Dokumente werden gespeichert und stehen Ihnen hier zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
Sparen Sie Arbeitsschritte und das manuelle Einpflegen von Daten mit den smarten Prozessen von preeco | datenschutz.