Checkliste erstellen und strukturieren

Mit einer Checkliste bilden Sie ein wiederverwendbares Methodengerüst ab — etwa die Wirksamkeitsprüfung einer Maßnahme, ein Onboarding-Review für ein neues System oder eine periodische Selbsteinschätzung gegen ISO 27001 oder BSI IT-Grundschutz. Sie legen die Checkliste an, strukturieren die Fragen und bestimmen über die Zugehörigkeit, wer sie im ISMS nutzen darf.

Voraussetzungen

• Sie sind in einem Team angemeldet, das das Modul „Checklisten“ verwendet.
• Sie verfügen über die Berechtigung, Checklisten zu sehen, sowie über die Berechtigung „Bearbeiten“ für Checklisten.
• Die Checkliste befindet sich im Status „Neu“ oder „In Bearbeitung“ — andernfalls benötigen Sie zusätzlich die Berechtigung, freigegebene Dokumente zu bearbeiten.

Schritt für Schritt

1. Klicken Sie im linken Menü unter „Zusammenarbeit“ auf „Checklisten“.
2. Klicken Sie rechts oben auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Neu“ und wählen Sie „Checkliste erstellen“ für eine leere Checkliste oder „Aus Musterdokumenten laden“, um eine vorgefertigte Vorlage zu übernehmen.
3. Pflegen Sie im Abschnitt „Allgemein“ die Stammdaten: „Bezeichnung“ (Pflichtfeld, 1–150 Zeichen), „Status“, optional „Dokumenten-ID“ nach Ihrer internen Nomenklatur und „Beschreibung“.
4. Binden Sie die Prüfung an ihren Gegenstand: Wählen Sie unter „Typ der Verknüpfung“ den Dokumenttyp — etwa „Technische und organisatorische Maßnahmen“, „Datenverarbeitungssysteme“, „Regelwerke“ oder „Audits“ — und anschließend unter „Verknüpft mit“ das konkrete Dokument.
5. Legen Sie im Abschnitt „Zugehörigkeit“ fest, welche Organisationen die Checkliste einsehen und nutzen dürfen. Wenn die Checkliste konzernweit gilt, aktivieren Sie „Alle Organisationen“; andernfalls wählen Sie die zuständigen Organisationen einzeln aus.
6. Hinterlegen Sie im Abschnitt „Einleitung“ einen „Einleitungstext“ mit Zweck, Geltungsbereich und Bearbeitungshinweisen. Er erscheint später oberhalb der Fragen sowie in Vorschau und Download.
7. Klicken Sie im Abschnitt „Inhalt“ rechts oben auf das Auswahlmenü „Neu“ und wählen Sie „Neuer Eintrag“ für eine Frage oder „Neue Überschrift“ für ein Gliederungskapitel. Bei einer leeren Checkliste steht dort zunächst „Keine Fragen vorhanden.“
8. Klicken Sie im Baum auf eine Frage, um den seitlichen Pflegebereich zu öffnen. Pflegen Sie „Text“, optional „Farbe des Textes“ und „Erläuterungstext“ sowie den „Antworttyp“: „Einfachauswahl“, „Mehrfachauswahl“, „Text (einzeilig)“, „Text (mehrzeilig)“, „Datumseingabe“ oder „Risikomatrix“.
9. Wenn Sie „Einfachauswahl“ oder „Mehrfachauswahl“ wählen, pflegen Sie zusätzlich den Bereich „Antwortmöglichkeiten“ mit „Antwort“, optional „Farbe der Antwort“ und „Kommentar erlaubt“. Über „Hinzufügen“ legen Sie eine weitere Antwortmöglichkeit an.
10. Klicken Sie auf „Übernehmen“, um die Frage in das Hauptformular zu übernehmen.
11. Ordnen Sie die Fragen per Drag-and-drop im Baum oder sortieren Sie sie unter eine Überschrift ein. Über das Auswahlmenü „Aktionen“ im Pflegebereich stehen „Neue Überschrift“, „Duplizieren“ und „Löschen“ zur Verfügung.
12. Klicken Sie unten auf „Speichern“. Sie werden auf die Detailansicht zurückgeleitet und erhalten die Bestätigung „Die Checkliste wurde erfolgreich aktualisiert“.

Antworttyp passend zur Fragestellung wählen

Der Antworttyp entscheidet darüber, wie belastbar die spätere Auswertung ist: „Risikomatrix“ für Risikobewertungen — sie bewertet „Eintrittswahrscheinlichkeit“ und „Schwere der Auswirkung“ auf einer vierstufigen Skala von „Vernachlässigbar“ bis „Maximal“ —, „Datumseingabe“ für Fristnachweise und „Mehrfachauswahl“ für mehrdeutige Sachverhalte.

Tipps aus der Praxis

• Strukturieren Sie längere Checklisten zwingend mit Überschriften: Jede Überschrift wird im Beantwortungsformular als eigenes Kapitel dargestellt. Bündeln Sie inhaltlich verwandte Fragen — etwa Sensibilisierung, Dokumentation und Prozesse — jeweils unter einer eigenen Überschrift.
• Aktivieren Sie „Alle Organisationen“ nur, wenn die Checkliste tatsächlich konzernweit gilt. Bei organisationsspezifischen Prüfungen erhalten sonst Mitarbeitende anderer Organisationen Zugriff auf Bewertungen, die sie inhaltlich nicht betreffen.
• Nutzen Sie „Duplizieren“ für strukturell ähnliche Fragen, statt sie neu anzulegen.
• Jede Änderung am Methodengerüst wird in der Aktivitätshistorie protokolliert und ist im Reiter „Aktivitäten“ der Detailansicht sichtbar — so bleibt nachvollziehbar, mit welchem Methodenstand eine frühere Beantwortung erfolgt ist.